Cómo organizar un festival de cine sin perder el control

Un festival de cine se organiza en este orden: primero cierras la fecha, el programa y los derechos de proyección; después aseguras salas, equipos y proveedores. Cuando la programación está confirmada, abres las inscripciones y preparas la comunicación, la accesibilidad y el equipo de voluntariado. La última semana se dedica a probar cada archivo de película, subtítulo, micrófono y conexión. Así evitas descubrir el día del festival que falta un adaptador, que una sala no es accesible o que una película no puede proyectarse.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del festival
2 personas
2
Seleccionar el programa y las películas
3 personas
3
Comprobar los derechos de proyección
2 personas
4
Preparar el programa de proyecciones
2 personas
5
Reservar el recinto y las salas
2 personas
6
Reservar el equipo de proyección
7
Reservar el catering
8
Escribir el texto del programa
2 personas
9
Diseñar póster y folleto
10
Abrir la inscripción online
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Repartir flyers
3 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
18
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
19
Recopilar tráileres de películas
20
Probar los archivos de película y subtítulos
2 personas
21
Preparar los textos de la presentación
22
Preparar acreditaciones
2 personas
23
Diseñar la señalización
24
Enviar información al público
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Comprobar el stock de material de oficina
27
Hacer la compra
3 personas
28
Guardar archivos de vídeo localmente
2 personas
29
Llevar el equipo al lugar
3 personas
30
Marcar la distribución de la sala
3 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
5 personas
33
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
34
Conectar el proyector
2 personas
35
Conectar el sonido
2 personas
36
Configurar la iluminación
2 personas
37
Preparar el programa de cine
2 personas
38
Realizar el ensayo técnico
3 personas
39
Montar el espacio de catering
3 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Preparar los aperitivos
3 personas
43
Montar el mostrador de recepción
2 personas
44
Colocar los folletos del programa
2 personas
45
Colgar señalización
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

47
Atender la mesa de registro
3 personas
48
Recibir a los visitantes
4 personas
49
Repartir folletos del programa
2 personas
50
Abrir el festival de cine
2 personas
51
Guiar al público al recinto
3 personas
52
Empezar la primera película
2 personas
53
Supervisar la proyección durante la película
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
58
Anunciar la segunda película
59
Empezar la segunda película
2 personas
60
Gestionar las preguntas del público
2 personas
61
Anunciar la tercera película
62
Iniciar la tercera película
2 personas
63
Comprobar los baños entre medias
2 personas
64
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
65
Cerrar el festival de cine
2 personas
66
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

67
Apagar el equipo
2 personas
68
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
69
Recoger la vajilla
3 personas
70
Clasificar residuos
3 personas
71
Recoger la sala
5 personas
72
Apilar mesas y sillas
4 personas
73
Empacar el equipo
3 personas
74
Limpiar la zona de catering
3 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Retirar la señalización
2 personas
77
Entregar la ubicación
2 personas
78
Devolver el equipo alquilado
3 personas
79
Recoger los restos
2 personas
80
Registrar objetos perdidos
81
Informar a los visitantes sobre los objetos perdidos
82
Archivar facturas y recibos
83
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas plegablescant. 14
Mostrador de recepción
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Disco duro externocant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Reloj de pausa

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Tazascant. 50
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 14
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejascant. 6
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 8

Decoración

Pósters de festival de cinecant. 12
Pósteres del programacant. 8
Alfombra roja
Claqueta
Carretes de película como decoracióncant. 4
Mantelescant. 14
Lámparas temáticascant. 6
Photowall

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las películas antes de diseñar el póster o el folleto. Comprueba los derechos de proyección por escrito y deja al menos 4 semanas para resolver cambios o permisos pendientes.
Prueba cada archivo de película y subtítulo en el mismo portátil, proyector y pantalla que usarás el día del festival. Haz una segunda copia en un disco duro externo y lleva cables HDMI y adaptadores de repuesto.
Calcula la recepción según el número de inscritos y prepara acreditaciones, señalización y un mostrador de recepción antes de abrir las puertas. Asigna al menos 2 voluntarios a la entrada durante la primera media hora.
Envía al público el programa, los horarios, la información de acceso y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Ese plazo permite corregir datos y avisar al catering sin improvisar.
Haz una prueba técnica completa antes de que llegue el público: sonido, micrófonos, pausas, cables, salidas de emergencia y accesibilidad. Reserva entre 60 y 90 minutos para esta revisión, no solo 15 minutos antes de la primera proyección.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival tiene varias salas o películas. Reserva pronto el recinto y el equipo, y deja al menos 4 semanas para confirmar los derechos de proyección y cerrar el programa.
¿Cuándo hay que probar las películas y los subtítulos?: Haz una primera prueba entre 2 y 3 semanas antes y repítela durante la revisión técnica final. Comprueba todos los archivos en el equipo real y guarda una copia de seguridad en un disco duro externo.
¿Cuándo abrir las inscripciones para un festival de cine?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes del festival para reunir una previsión útil de asistentes. Cierra o revisa las inscripciones unos días antes y envía la información final al público con 7 días de antelación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cine?: Como punto de partida, asigna 2 voluntarios a la recepción, 1 persona para cada sala activa y 1 coordinador general por turno. Añade cobertura para pausas, cambios de sala y atención a necesidades de accesibilidad.

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