Zo organiseer je een filmconcert zonder technische verrassingen

Bij een filmconcert moeten film, live muziek en publieksbegeleiding exact op elkaar aansluiten. Begin daarom niet met de uitnodiging, maar met de film- en muziekrechten, de zaal en de technische mogelijkheden. Leg daarna de filmversie, ondertiteling, het muziekprogramma, de musici en technici vast. Plan vóór de voorstelling tijd voor opbouw, uitlijnen, aansluiten, stemmen en een volledige controle met film en back-up.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film- en muziekrechten controleren
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Filmversie en ondertiteling kiezen
2 personen
5
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
6
Musici en technici vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma en route publiceren
11
Technische rider controleren
2 personen
12
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
13
Bezoekerslijst en badges maken
2 personen
14
Noodcontacten en plattegrond printen
15
Film en back-up controleren
2 personen
16
Instrumenten en apparatuur klaarzetten
3 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Filmruimte vrijmaken
4 personen
19
Podiumvloer controleren
2 personen
20
Podium en lessenaars opbouwen
4 personen
21
Projectiescherm plaatsen
3 personen
22
Projector uitlijnen
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
24
Instrumenten stemmen
4 personen
25
Lichtplan instellen
2 personen
26
Technische doorloop uitvoeren
5 personen
27
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Programma's klaarleggen
34
Briefing met alle medewerkers
8 personen

Event

35
Deuren en ontvangst openen
4 personen
36
Bezoekers registreren
3 personen
37
Koffie en thee serveren
3 personen
38
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
39
Welkomstwoord verzorgen
40
Filmconcert uitvoeren
8 personen
41
Pauze begeleiden
4 personen
42
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
45
Publieksvragen begeleiden
2 personen
46
Avondbuffet serveren
4 personen
47
Film en muziek afsluiten
3 personen
48
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
49
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

50
Apparatuur uitschakelen
3 personen
51
Instrumenten inpakken
4 personen
52
Techniek afbouwen
4 personen
53
Buffet en keuken opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Zaal schoonmaken
4 personen
57
Meubilair terugplaatsen
4 personen
58
Locatie afsluiten
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
61
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Lessenaarsaantal 10
Kleedkamertafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Mediaplayer
Back-up laptop
Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 6
Hoofdtelefoonsaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Videokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
LED-noodlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Naambadgesaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Pijlbordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de rechten voordat je een datum publiceert. Leg ook vast welke filmversie en ondertiteling je gebruikt, zodat de muziek en projectie op hetzelfde bestand worden afgestemd.
Maak de zaalindeling op basis van drie zones: publiek, podium en techniek. Houd ruimte vrij voor projectiescherm, projector, lessenaars, kabelgoten en een veilige looproute naar nooduitgangen.
Plan minimaal één volledige technische doorloop vóór de deuren opengaan. Test de film vanaf de mediaplayer én de back-up laptop, controleer beeld en geluid samen en noteer wie bij een storing beslist.
Laat de technische rider van de musici uiterlijk twee weken vóór het concert controleren. Zo kun je ontbrekende microfoons, DI-boxen, monitors, kabels of stekkerdozen nog reserveren in plaats van op de dag zelf improviseren.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vóór je boodschappen doet. Print bezoekerslijst, badges, noodcontacten en plattegrond uiterlijk op de dag ervoor; instrueer publieksbegeleiders daarna over ontvangst, route en nooduitgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmconcert organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Rechten, musici, technici en zaal moeten eerst beschikbaar zijn; plan de technische doorloop uiterlijk 1 dag vóór het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een filmconcert?: Reken op minstens 4 uur voor podium, projectiescherm, projector, geluid, licht en kabelveiligheid. Reserveer daarna nog 1 tot 2 uur voor stemmen, uitlijnen en een volledige test.
Wanneer regel je de filmrechten voor een filmconcert?: Vraag de rechten aan voordat je kaartverkoop of uitnodigingen start, liefst 3 maanden vóór de voorstelling. Controleer daarbij of de gekozen filmversie en vertoning met live muziek zijn toegestaan.
Wat moet je testen bij een filmconcert?: Test uiterlijk 2 uur vóór aanvang de volledige keten: film, back-up, beeld, ondertiteling, mengtafel, luidsprekers, monitors, microfoons en licht. Laat daarna één persoon de publieksroute en noodverlichting nalopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.