Cómo organizar un concierto de cine sin perder el control
Un concierto de cine combina una proyección con música interpretada en directo, así que debes coordinar dos producciones a la vez. Empieza por los derechos de la película y la música, y después fija la sala, el programa y el equipo artístico. La parte técnica necesita más tiempo del que parece: proyector, pantalla, sonido, iluminación y una copia de respaldo deben probarse juntos. El día del evento, el orden de montaje y una prueba completa evitan que músicos y público descubran los problemas al empezar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Comprobar los derechos de cine y música
2 personas
- 2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
- 3
Hacer reservas
- 4
Elegir versión de la película y subtítulos
2 personas
- 5
Preparar el programa musical
2 personas
- 6
Contratar músicos y técnicos
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Publicar el programa y la ruta
- 11
Comprobar la hoja técnica
2 personas
- 12
Instruir a los guías de público
2 personas
- 13
Preparar la lista de visitantes y credenciales
2 personas
- 14
Imprimir los contactos de emergencia y el plano
- 15
Comprobar la película y la copia de respaldo
2 personas
- 16
Preparar instrumentos y equipo
3 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Despejar la sala de cine
4 personas
- 19
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
- 20
Montar el escenario y los atriles
4 personas
- 21
Colocar la pantalla de proyección
3 personas
- 22
Alinear el proyector
2 personas
- 23
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 24
Afinar los instrumentos
4 personas
- 25
Configurar el plan de iluminación
2 personas
- 26
Realizar el ensayo técnico
5 personas
- 27
Montar sillas y mesas
4 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Montar el buffet de catering
3 personas
- 30
Enfriar las bebidas
2 personas
- 31
Preparar aperitivos
3 personas
- 32
Montar la mesa de registro
2 personas
- 33
Preparar los programas
- 34
Briefing con todo el personal
8 personas
Evento
- 35
Abrir puertas y recepción
4 personas
- 36
Registrar a los visitantes
3 personas
- 37
Servir café y té
3 personas
- 38
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
- 39
Dar la bienvenida
- 40
Realizar concierto de película
8 personas
- 41
Gestionar la pausa
4 personas
- 42
Servir aperitivos y bebidas
4 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Realizar la segunda parte del concierto
8 personas
- 45
Gestionar las preguntas del público
2 personas
- 46
Servir el buffet de la noche
4 personas
- 47
Cerrar música y cine
3 personas
- 48
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 49
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 50
Apagar el equipo
3 personas
- 51
Empacar instrumentos
4 personas
- 52
Desmontar equipo técnico
4 personas
- 53
Ordenar el bufé y la cocina
3 personas
- 54
Lavar la vajilla
3 personas
- 55
Recoger la basura
2 personas
- 56
Limpiar la sala
4 personas
- 57
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 58
Cerrar el recinto
2 personas
- 59
Devolver el material prestado
2 personas
- 60
Guardar el stock restante
2 personas
- 61
Enviar mensajes a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 12
- Mesas bistrocant. 8
- Piezas de escenariocant. 12
- Atrilescant. 10
- Mesas de vestuariocant. 2
- Percheroscant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Reproductor multimedia
- Portátil de respaldo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 6
- Auricularescant. 4
- Cables de audiocant. 20
- Cables de vídeocant. 8
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 100
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Iluminación ambientalcant. 8
- Luces de emergencia LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 130
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 130
- Cubiertoscant. 130
- Tablas para servircant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
Decoración
- Pósters de películascant. 6
- Mantelescant. 12
- Telones de escenariocant. 4
- Credencialescant. 120
- Folletos del programacant. 130
- Carteles de flechascant. 12
- Pizarrascant. 4
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Papeleracant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Guantes de gomacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero los derechos de proyección y de interpretación, y conserva las autorizaciones por escrito. Sin esa confirmación, no conviene publicar la película ni enviar invitaciones.
- Define la versión exacta de la película, el idioma de los subtítulos y la duración del programa antes de contratar a músicos y técnicos. Un cambio de montaje puede alterar los tiempos de ensayo y las necesidades de sonido.
- Reserva al menos una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: comprueba la alineación del proyector, la reproducción de la película, la sincronización musical y el funcionamiento del equipo de respaldo.
- Deja libres los pasillos y fija los cables con canaletas, alargadores y bridas antes de colocar las sillas. Revisa también las luces de emergencia y prepara una ruta clara para el público y el personal.
- Cierra la información operativa entre 24 y 48 horas antes: lista de asistentes, acreditaciones, dietas, contactos de emergencia y programa. Así el equipo puede resolver cambios sin detener el acceso ni el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que empezar a organizar un concierto de cine?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas contratar músicos, técnicos y reservar una sala. Deja las dos últimas semanas para confirmar derechos, asistentes, materiales y necesidades de la producción.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica del concierto de cine?
- Haz una prueba completa el mismo día, al menos 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba la película, el reproductor, el proyector, la pantalla, la mesa de mezclas, los monitores y todos los cables con los músicos presentes.
- ¿Qué hay que revisar antes de proyectar una película con música en directo?
- Revisa los derechos, la versión de la película, los subtítulos y la duración exacta. También debes probar una copia principal y otra de respaldo, además de confirmar que el sistema de sonido reproduce correctamente música, voces y efectos.
- ¿Cuándo se envían las invitaciones y se cierra la lista de asistentes?
- Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las confirmaciones aproximadamente 72 horas antes. Usa ese plazo para recopilar dietas, preparar acreditaciones y ajustar sillas, mesas y personal de recepción.
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