Comment organiser un concert de film, étape par étape
Un concert de film combine une projection, des musiciens sur scène et une régie technique : chaque élément doit être calé avant l’accueil du public. Commencez par les droits de diffusion et de musique, puis fixez la salle, la version du film et le programme musical. Les réservations, les inscriptions et la fiche technique viennent ensuite. Gardez la dernière demi-journée pour le montage, les essais et une répétition complète, plutôt que de découvrir un problème au moment de l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Vérifier les droits de film et de musique
2 personnes
- 2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Faire les réservations
- 4
Choisir la version du film et les sous-titres
2 personnes
- 5
Établir le programme musical
2 personnes
- 6
Réserver les musiciens et les techniciens
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Publier le programme et l’itinéraire
- 11
Vérifier la fiche technique
2 personnes
- 12
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
- 13
Créer la liste des participants et les badges
2 personnes
- 14
Imprimer les contacts d’urgence et le plan
- 15
Vérifier le film et la sauvegarde
2 personnes
- 16
Préparer les instruments et le matériel
3 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Libérer la salle de projection
4 personnes
- 19
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
- 20
Monter la scène et les pupitres
4 personnes
- 21
Installer l’écran de projection
3 personnes
- 22
Aligner le projecteur
2 personnes
- 23
Raccorder la sonorisation
3 personnes
- 24
Accorder les instruments
4 personnes
- 25
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
- 26
Réaliser la répétition technique
5 personnes
- 27
Installer les chaises et les tables
4 personnes
- 28
Installer la décoration
2 personnes
- 29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 31
Préparer les en-cas
3 personnes
- 32
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 33
Préparer les programmes
- 34
Briefing avec tout le personnel
8 personnes
Événement
- 35
Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
- 36
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 37
Servir le café et le thé
3 personnes
- 38
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
- 39
Assurer le mot de bienvenue
- 40
Organiser le film-concert
8 personnes
- 41
Encadrer la pause
4 personnes
- 42
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
- 45
Animer les questions du public
2 personnes
- 46
Servir le buffet du soir
4 personnes
- 47
Clore le film et la musique
3 personnes
- 48
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 49
Rassembler les objets trouvés
Suivi
- 50
Éteindre l’équipement
3 personnes
- 51
Emballer les instruments
4 personnes
- 52
Démonter la technique
4 personnes
- 53
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Rassembler les déchets
2 personnes
- 56
Nettoyer la salle
4 personnes
- 57
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 58
Fermer le lieu
2 personnes
- 59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 60
Ranger le stock restant
2 personnes
- 61
Envoyer des messages aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 12
- Tables bistrotqté 8
- Éléments de podiumqté 12
- Pupitresqté 10
- Tables de logeqté 2
- Porte-manteauxqté 4
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Lecteur multimédia
- Ordinateur portable de secours
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Moniteurs de scèneqté 4
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 6
- Casques audioqté 4
- Câbles audioqté 20
- Câbles vidéoqté 8
- Multiprisesqté 12
- Rallongesqté 12
- Goulottes de câblesqté 20
- Serre-câblesqté 100
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Lampes de secours LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 130
- Verres à vinqté 100
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 130
- Couvertsqté 130
- Planches de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 16
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 6
Décoration
- Affiches de filmqté 6
- Nappesqté 12
- Tentures de scèneqté 4
- Badges nominatifsqté 120
- Brochures du programmeqté 130
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 4
Nettoyage
- Aspirateurqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
- Poubellesqté 8
- Chiffons microfibresqté 20
- Gants en caoutchoucqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Pompes de désinfectionqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez les droits avant de réserver définitivement les musiciens ou d’imprimer les invitations. Demandez aussi quelle version du film, quels sous-titres et quels formats de lecture sont autorisés.
- Prévoyez une fiche technique unique pour le projecteur, l’écran, la sonorisation, les retours de scène et l’éclairage. Faites-la vérifier au moins 7 jours avant le concert afin de repérer les câbles, adaptateurs ou prises manquants.
- Organisez le planning à rebours : installation de la scène et des pupitres, écran, vidéoprojecteur, son, accordage, puis lumière. Réservez au minimum 3 heures sans public pour le montage et les tests.
- Ne laissez pas l’accueil au dernier moment. Préparez la liste des participants, les badges, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence au moins 48 heures avant l’événement.
- Testez le film sur le lecteur prévu et sur l’ordinateur portable de secours avant l’ouverture. Vérifiez l’image, les sous-titres, le son et une copie de sauvegarde, puis faites une répétition du passage entre musique et projection.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de film ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de vérifier les droits, réserver les musiciens et techniciens, choisir le film, ouvrir les inscriptions et publier le programme sans travailler dans l’urgence.
- Combien de temps prévoir pour installer un concert de film ?
- Réservez au moins 3 heures de salle vide pour le montage et les essais, puis ajoutez 60 à 90 minutes pour l’accordage, les réglages de lumière et la répétition complète. Une installation plus courte laisse peu de marge en cas de problème vidéo ou sonore.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de film ?
- Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date, avec le programme et l’itinéraire. Fixez la clôture des inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de finaliser les badges, l’accueil et les besoins alimentaires.
- Que faut-il tester avant la projection ?
- Testez le film au moins la veille, puis refaites un contrôle le jour même : lecteur multimédia, ordinateur de secours, câbles vidéo, image projetée, sous-titres et synchronisation avec la musique. Gardez une sauvegarde immédiatement accessible pendant toute la séance.
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