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Ein Filmkonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Filmkonzert müssen Filmprojektion, Live-Musik und Publikum gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb nicht mit dem Aufbau, sondern kläre zuerst Film- und Musikrechte, Raum, Filmversion und Untertitel. Danach folgen Buchungen, Anmeldungen und der technische Ablauf. Am Veranstaltungstag prüfst du Projektion, Ton, Instrumente und Backup getrennt voneinander, bevor Einlass und Aufführung beginnen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Film- und Musikrechte prüfen

    2 Personen

  • 2

    Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • 3

    Reservierungen vornehmen

  • 4

    Filmversion und Untertitel auswählen

    2 Personen

  • 5

    Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • 6

    Musiker und Techniker buchen

    2 Personen

  • 7

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 8

    Anmeldungen bearbeiten

  • 9

    Ernährungswünsche erfassen

  • 10

    Programm und Route veröffentlichen

  • 11

    Technischen Rider prüfen

    2 Personen

  • 12

    Publikumsbetreuer instruieren

    2 Personen

  • 13

    Besucherliste und Badges erstellen

    2 Personen

  • 14

    Notfallkontakte und Lageplan ausdrucken

  • 15

    Film und Backup prüfen

    2 Personen

  • 16

    Instrumente und Geräte bereitstellen

    3 Personen

  • 17

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 18

    Filmraum freiräumen

    4 Personen

  • 19

    Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • 20

    Bühne und Rednerpulte aufbauen

    4 Personen

  • 21

    Projektionsleinwand aufstellen

    3 Personen

  • 22

    Projektor ausrichten

    2 Personen

  • 23

    Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • 24

    Instrumente stimmen

    4 Personen

  • 25

    Lichtplan einstellen

    2 Personen

  • 26

    Technische Generalprobe durchführen

    5 Personen

  • 27

    Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • 28

    Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • 29

    Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • 30

    Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • 31

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 32

    Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • 33

    Programme bereitlegen

  • 34

    Briefing mit allen Mitarbeitern

    8 Personen

Event

  • 35

    Türen und Empfang öffnen

    4 Personen

  • 36

    Besucher registrieren

    3 Personen

  • 37

    Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • 38

    Besucher zu den Plätzen begleiten

    3 Personen

  • 39

    Begrüßungswort übernehmen

  • 40

    Filmkonzert durchführen

    8 Personen

  • 41

    Pause betreuen

    4 Personen

  • 42

    Snacks und Getränke servieren

    4 Personen

  • 43

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 44

    Zweiten Konzertteil aufführen

    8 Personen

  • 45

    Publikumsfragen betreuen

    2 Personen

  • 46

    Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • 47

    Film und Musik abschließen

    3 Personen

  • 48

    Besucher verabschieden

    3 Personen

  • 49

    Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • 50

    Geräte ausschalten

    3 Personen

  • 51

    Instrumente einpacken

    4 Personen

  • 52

    Technik abbauen

    4 Personen

  • 53

    Buffet und Küche aufräumen

    3 Personen

  • 54

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 55

    Abfall sammeln

    2 Personen

  • 56

    Saal reinigen

    4 Personen

  • 57

    Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • 58

    Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • 59

    Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 60

    Restbestand einlagern

    2 Personen

  • 61

    Besuchernachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • BistrotischeAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 12
  • PulteAnz. 10
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Mediaplayer
  • Ersatz-Laptop
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 6
  • KopfhörerAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 20
  • VideokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • LED-NotlampenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 130
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 130
  • BestecksetsAnz. 130
  • ServierbretterAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 120
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • WegweiserAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • GummihandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Rechte, bevor du den Film bewirbst oder Einladungen verschickst. Für Filmfassung, Untertitel und Musikprogramm brauchst du eine eindeutige Freigabe; halte die Kontaktdaten und Bestätigungen schriftlich fest.
  • Plane den Raum von der Leinwand aus: Sitzplätze, Bühne, Projektor, Lautsprecher und Fluchtwege müssen gleichzeitig passen. Prüfe außerdem, ob Strom- und Kabelwege lang genug sind und sichere sie mit Kabelkanälen oder Kabelbindern.
  • Buche Musiker und Techniker erst, wenn Filmlänge, Musikprogramm und technischer Rider feststehen. Schicke den Rider spätestens 7 Tage vor dem Konzert an alle Beteiligten und kläre, wer Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitore bedient.
  • Lege für Anmeldungen einen festen Stichtag fest, idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Erfasse dabei Ernährungswünsche, erstelle Besucherliste und Badges und drucke Notfallkontakte sowie den Lageplan vor dem Aufbau aus.
  • Teste Film und Backup am Veranstaltungsort vollständig, nicht nur den ersten Abschnitt. Prüfe zusätzlich Ersatz-Laptop, Mediaplayer, Videokabel und Audiokabel; stimme die Instrumente und stelle Lichtplan und Projektion mindestens 60 Minuten vor Einlass fertig ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Filmkonzert organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Rechte, Filmfassung, Musiker und Technik können mehrere Abstimmungen benötigen; die Raumreservierung sollte möglichst in der ersten Woche erfolgen.
Wann sollte die Technik für ein Filmkonzert aufgebaut werden?
Plane für Aufbau, Verkabelung und Tests mindestens 3 bis 4 Stunden vor Einlass. Die vollständige Film- und Tonprobe sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Brauche ich für ein Filmkonzert einen Ersatz-Laptop?
Ja, wenn die Projektion über einen Laptop läuft, solltest du einen getesteten Ersatz bereithalten. Prüfe beide Geräte spätestens am Vortag mit derselben Filmdatei und denselben Videokabeln.
Wann verschicke ich Einladungen für ein Filmkonzert?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung, damit Besucherliste, Badges und Sitzplanung rechtzeitig fertig werden.

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