Zo organiseer je een filmbeurs zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en capaciteit: die bepalen hoeveel standhouders en bezoekers je kunt ontvangen. Open daarna de aanmeldingen, zodat je tijdig weet hoeveel stands, dieetwensen en registraties je moet verwerken. Werk vervolgens de standplattegrond, het programma en de techniek uit. Een filmbeurs loopt vooral vast wanneer presentaties, aansluitingen, betaalapparatuur of bewegwijzering pas op de beursdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Standhouders uitnodigen
2 personen
3
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Standhouders registreren
2 personen
6
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standplattegrond maken
2 personen
9
Standnummers toewijzen
2 personen
10
Standhoudersbrief versturen
11
Reserveringen voor materiaal maken
12
Catering reserveren
13
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
14
Filmquiz samenstellen
2 personen
15
Quizprijzen inkopen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Bewegwijzering printen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Inschrijflijsten afdrukken
20
Betaalapparaat testen
21
Presentatiebestanden verzamelen
2 personen
22
Presentatiebestanden controleren
2 personen
23
Apparatuur opladen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Entreebalie opbouwen
2 personen
30
Standtafels opstellen
4 personen
31
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
32
Standnummers ophangen
2 personen
33
Tafelkleden neerleggen
2 personen
34
Filmcollecties uitstallen
4 personen
35
Posters en decoratie ophangen
2 personen
36
Projector en scherm opstellen
2 personen
37
Geluid testen
2 personen
38
Filmfragmenten testen
2 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
43
Informatietafel vullen

Event

44
Standhouders ontvangen
3 personen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Entreebandjes uitdelen
2 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Standhouders ondersteunen
2 personen
49
Garderobe beheren
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Filmquiz presenteren
2 personen
56
Filmfragmenten presenteren
2 personen
57
Quizprijzen uitreiken
2 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Standhouders laten afbouwen
3 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
61
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Filmcollecties inpakken
4 personen
64
Meubilair afbreken
4 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Ongebruikte boodschappen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Tafelkledenaantal 24
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Laptopslotenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kassalade
Betaalterminal
Labelprinter
Handscannersaantal 2
Wifirouter

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lampenstandaardsaantal 4

Decoratie

Filmplakatenaantal 20
Decoratieve filmklappersaantal 4
Rode loper
Afbakenlintaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Standnummerbordenaantal 24
Informatiebordenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Gaffertapeaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Voedselcontainersaantal 12

Catering

Boodschappen
Koelboxen voor drankenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Koffiefiltersaantal 200
Thermosbekersaantal 100
Allergenenkaartjesaantal 30
Menukaartenaantal 12

Schoonmaak

Vuilnisbakken met dekselaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg de standplattegrond vast zodra de eerste standhouders geregistreerd zijn. Wijs standnummers toe en vermeld die in de standhoudersbrief, zodat iedereen vooraf weet waar klaptafels, stoelen en presentatiemateriaal komen.
Plan de techniek minimaal één week vooraf als apart controlemoment. Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels en adapters met de daadwerkelijke presentatiebestanden; neem daarnaast USB-sticks mee als reserve.
Verstuur bezoekersuitnodigingen zodra het aanmeldformulier werkt en verwerk aanmeldingen dagelijks. Print de inschrijflijsten en bereid naambadges uiterlijk de dag ervoor voor, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Reserveer catering nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verzameld. Tel bezoekers, standhouders en organisatie apart en controleer vóór opening of dranken gekoeld zijn en afvalbakken klaarstaan.
Doe de betaaltest niet pas bij de eerste verkoop. Controleer de betaalterminal, kassalade en verbinding vooraf op locatie; laad apparatuur en powerbanks de avond ervoor volledig op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Open de bezoekersaanmelding uiterlijk 4 tot 6 weken voor de beurs, zodat je catering, plattegrond en materiaal op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels, stoelen, bewegwijzering en techniek. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige beeld-, geluids- en betaaltest voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een filmbeurs?: Nodig standhouders 8 tot 10 weken voor de beurs uit en geef een aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken. Verstuur de definitieve standnummers, opbouwtijd en technische instructies uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoe regel je presentaties op een filmbeurs?: Vraag presentatiebestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer elk bestand op de laptop waarop het wordt afgespeeld. Zet de definitieve versies ook op minimaal twee USB-sticks en test projector, scherm, geluid en microfoons op locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.