Wie organisiert man eine Filmmesse?

Eine Filmmesse gelingt, wenn du zuerst Termin, Ort und Aussteller klärst und danach Anmeldungen, Standplan und Programm in eine feste Reihenfolge bringst. Plane früh, welche Präsentationsdateien und Technik gebraucht werden: Projektor, Leinwand, Laptop, Kabel und Ton müssen zusammen getestet werden. Kurz vor dem Termin zählen Namensschilder, Anmeldelisten, Beschilderung, Catering und gekühlte Getränke. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn Dateien, Adapter oder Ernährungswünsche erst am Veranstaltungstag auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Standbetreiber einladen
2 Personen
3
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Standbetreiber registrieren
2 Personen
6
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standplan erstellen
2 Personen
9
Standnummern zuweisen
2 Personen
10
Brief an Aussteller senden
11
Materialreservierungen vornehmen
12
Catering reservieren
13
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
14
Filmquiz zusammenstellen
2 Personen
15
Quizpreise einkaufen
16
Beschilderung entwerfen
17
Beschilderung drucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Anmeldelisten ausdrucken
20
Bezahlterminal testen
21
Präsentationsdateien zusammentragen
2 Personen
22
Präsentationsdateien prüfen
2 Personen
23
Geräte aufladen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Catering vorbereiten
3 Personen
27
Material zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
30
Stehtische aufstellen
4 Personen
31
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Tischdecken auslegen
2 Personen
34
Filmsammlungen ausstellen
4 Personen
35
Poster und Dekoration aufhängen
2 Personen
36
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
37
Ton testen
2 Personen
38
Filmsequenzen testen
2 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
40
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
42
Fluchtwege freihalten
2 Personen
43
Infotisch auffüllen

Event

44
Aussteller empfangen
3 Personen
45
Besucher registrieren
3 Personen
46
Einlassbänder ausgeben
2 Personen
47
Besucher informieren
2 Personen
48
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
49
Garderobe verwalten
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet auffüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Filmquiz präsentieren
2 Personen
56
Filmausschnitte präsentieren
2 Personen
57
Quizpreise überreichen
2 Personen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
60
Fundsachen sammeln
61
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Geräte ausschalten
2 Personen
63
Filmkollektionen einpacken
4 Personen
64
Möbel abbauen
4 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Abfall entsorgen
2 Personen
69
Materialien zurückbringen
3 Personen
70
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
72
Nicht verwendete Einkäufe zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
TischdeckenAnz. 24
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
LaptopschlösserAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
Kassenschale
Kartenterminal
Etikettendrucker
HandscannerAnz. 2
WLAN-Router

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
LampenständerAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 20
Dekorative FilmklappenAnz. 4
Roter Teppich
AbsperrbandAnz. 4
WegweiserAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 24
InfotafelnAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
Gaffa-TapeAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
LebensmittelbehälterAnz. 12

Catering

Einkäufe
Kühlboxen für GetränkeAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
KaffeefilterAnz. 200
ThermobecherAnz. 100
AllergiekärtchenAnz. 30
SpeisekartenAnz. 12

Reinigung

Mülleimer mit DeckelAnz. 4
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Lade Standbetreiber zuerst ein und verschicke Besuchereinladungen erst, wenn das Anmeldeformular und die wichtigsten Informationen bereitstehen.
Schließe die Standplanung spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe ab. Weise dann Standnummern zu und sende jedem Aussteller einen Brief mit Aufbauzeiten, Standplatz, Materialreservierungen und technischen Vorgaben.
Sammle Präsentationsdateien mindestens 5 Tage vorher und prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Teste dabei Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult gemeinsam statt einzeln.
Plane Quiz und Programm mit festen Uhrzeiten und kaufe Quizpreise spätestens eine Woche vorher. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Personenzahl mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Catering-Termin weiter.
Bereite am Vortag Namensschilder und Anmeldelisten vor, lade Geräte auf und drucke die Beschilderung. Teste das Kartenterminal, den WLAN-Router und den Handscanner vor dem Einlass; kühle Getränke erst am Vortag oder am Veranstaltungsmorgen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Filmmesse planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Aussteller, Anmeldungen, Standplan, Catering und Techniktests brauchst du mehrere feste Zwischenfristen.
Wann sollte der Standplan für eine Filmmesse fertig sein?: Schließe den Standplan 10 bis 14 Tage vor der Messe ab. Danach können Standnummern, Aufbauhinweise und Reservierungen zuverlässig an die Aussteller verschickt werden.
Wann muss man Präsentationsdateien für eine Filmmesse sammeln?: Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vorher an und prüfe sie mindestens 5 Tage vor dem Termin. So bleibt Zeit für fehlende Adapter, inkompatible Formate oder eine Ersatzdatei.
Wie organisiert man die Technik für eine Filmmesse?: Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Ton mindestens 2 bis 3 Tage vorher in derselben Kombination. Lade außerdem alle Geräte und halte USB-Sticks sowie Powerbanks als Reserve bereit.

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