Organiser une bourse du film sans rien oublier

Une bourse du film se prépare d’abord comme un salon, puis comme une projection. Fixez la date et le lieu avant d’inviter les exposants, afin de connaître la capacité disponible et le nombre de stands. Ouvrez ensuite les inscriptions, construisez le plan des stands et transmettez rapidement les informations pratiques. La dernière semaine sert surtout à vérifier les fichiers de présentation, tester le paiement et préparer l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Enregistrer les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Créer le plan des stands
2 personnes
9
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
10
Envoyer la lettre aux exposants
11
Faire les réservations pour le matériel
12
Réserver le catering
13
Établir le programme et le planning
2 personnes
14
Composer le quiz cinéma
2 personnes
15
Acheter les prix du quiz
16
Concevoir la signalétique
17
Imprimer la signalisation
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les listes d'inscription
20
Tester le terminal de paiement
21
Rassembler les fichiers de présentation
2 personnes
22
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
23
Recharger les appareils
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer les tables hautes
4 personnes
31
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
33
Disposer les nappes
2 personnes
34
Exposer les collections de films
4 personnes
35
Accrocher les affiches et la décoration
2 personnes
36
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
37
Tester le son
2 personnes
38
Tester les extraits vidéo
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Installer le point café et thé
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
43
Installer la table d'information

Événement

44
Accueillir les exposants
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les bracelets d’entrée
2 personnes
47
Informer les visiteurs
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Gérer le vestiaire
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Animer le quiz cinéma
2 personnes
56
Présenter des extraits de films
2 personnes
57
Remettre les prix du quiz
2 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire démonter les stands
3 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
61
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Emballer les collections de films
4 personnes
64
Démonter le mobilier
4 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Nappesqté 24
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Antivols pour ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 4
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Imprimante d'étiquettes
Scanners portatifsqté 2
Routeur Wi-Fi

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 20
Claps de cinéma décoratifsqté 4
Tapis rouge
Ruban de balisageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux d'informationqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Gafferqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Conteneurs alimentairesqté 12

Catering

Courses
Glacières pour boissonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Filtres à caféqté 200
Mugs isothermesqté 100
Cartes des allergènesqté 30
Cartes de menuqté 12

Nettoyage

Poubelles avec couvercleqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez dès ce moment la capacité électrique, le Wi-Fi et l’espace nécessaire pour les tables, les portants et la circulation.
Ouvrez les inscriptions visiteurs dès que le programme est assez précis, idéalement 4 à 6 semaines avant la bourse. Demandez aussi les besoins alimentaires au même endroit pour éviter les relances de dernière minute.
Attribuez les numéros de stand après la clôture principale des inscriptions, puis envoyez la lettre aux exposants 10 à 14 jours avant l’événement. Indiquez le numéro, les horaires d’installation, le matériel réservé et le point de déchargement.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs et les enceintes au moins 48 heures avant. Ouvrez chaque fichier de présentation sur l’ordinateur qui sera utilisé le jour même et gardez une copie sur clé USB.
Préparez les badges, les listes d’inscription, la signalétique et le terminal de paiement la veille. Rechargez les appareils, refroidissez les boissons et prévoyez des multiprises, rallonges et câbles de recharge accessibles dès l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse du film ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une bourse avec plusieurs exposants et une programmation audiovisuelle. Les 2 dernières semaines doivent être réservées au plan des stands, aux confirmations, aux impressions et aux tests techniques.
Quand faut-il inviter les exposants à une bourse du film ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 2 semaines avant l’événement afin d’attribuer les stands et d’envoyer les informations définitives.
Quel matériel faut-il tester avant une bourse du film ?: Testez au minimum 48 heures avant le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones, les enceintes et le terminal de paiement. Vérifiez aussi les prises disponibles et la portée du routeur Wi-Fi.
Quand préparer les badges et les listes de visiteurs ?: Imprimez les badges nominatifs et les listes d’inscription la veille, après la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez une liste numérique de secours et quelques badges vierges pour les changements le jour même.

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