Cómo organizar una feria del cine sin perder el control

Una feria del cine combina expositores, visitantes, proyecciones, presentaciones y actividades en un mismo espacio. Para que funcione, empieza por cerrar fecha y ubicación, y después organiza las inscripciones, el plano de stands y el programa. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: archivos de presentación, conexiones, sonido, pagos y wifi. Trabaja con plazos concretos y deja las comprobaciones finales para el día anterior, no para la apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
2
Invitar a los expositores
2 personas
3
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Registrar a los expositores
2 personas
6
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer el plano de los stands
2 personas
9
Asignar números de stand
2 personas
10
Enviar carta a los expositores
11
Hacer reservas de material
12
Reservar el catering
13
Elaborar el programa y el horario
2 personas
14
Preparar un quiz de cine
2 personas
15
Comprar los premios del concurso
16
Diseñar la señalización
17
Imprimir señalización
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Imprimir listas de inscripción
20
Probar el dispositivo de pago
21
Recopilar los archivos de la presentación
2 personas
22
Comprobar los archivos de presentación
2 personas
23
Cargar el equipo
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el catering
3 personas
27
Llevar el material al lugar
3 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Montar el mostrador de entrada
2 personas
30
Montar mesas de stand
4 personas
31
Colocar mesas y asientos
3 personas
32
Colgar los números de stand
2 personas
33
Colocar los manteles
2 personas
34
Exponer colecciones de películas
4 personas
35
Colgar pósters y decoración
2 personas
36
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
37
Probar el sonido
2 personas
38
Probar fragmentos de vídeo
2 personas
39
Preparar el buffet de catering
3 personas
40
Montar el punto de café y té
2 personas
41
Comprobar los baños
42
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
43
Llenar la mesa de información

Evento

44
Recibir a los expositores
3 personas
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Repartir pulseras de entrada
2 personas
47
Informar a los visitantes
2 personas
48
Apoyar a los expositores
2 personas
49
Gestionar el guardarropa
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir aperitivos
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Presentar el concurso de cine
2 personas
56
Presentar fragmentos de película
2 personas
57
Entregar los premios del quiz
2 personas
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
60
Recoger objetos perdidos
61
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

62
Apagar el equipo
2 personas
63
Empaquetar las colecciones de cine
4 personas
64
Desmontar el mobiliario
4 personas
65
Recoger el catering
3 personas
66
Lavar la vajilla
2 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver el equipo prestado
2 personas
71
Guardar la catering sobrante
2 personas
72
Devolver la compra no utilizada

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Mantelescant. 24
Papeleracant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Candados para portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Cables de cargacant. 6
Baterías externascant. 4
Cajón de la caja registradora
Terminal de pago
Impresora de etiquetas
Escáneres portátilescant. 2
Router wifi

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Luces decorativascant. 8
Soportes para lámparascant. 4

Decoración

Pósteres de películascant. 20
Claquetas decorativascant. 4
Alfombra roja
Cinta de delimitacióncant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Carteles con número de standcant. 24
Paneles informativoscant. 6
Canaletas para cablescant. 10
Cinta gaffercant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Contenedores de alimentoscant. 12

Catering

Compras
Neveras para bebidascant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Filtros de cafécant. 200
Vasos térmicoscant. 100
Tarjetas de alérgenoscant. 30
Cartas del menúcant. 12

Limpieza

Papelera con tapacant. 4
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de invitar a nadie. Reserva al menos 8 semanas para captar expositores, abrir las inscripciones de visitantes y confirmar el catering según las preferencias dietéticas.
No esperes a tener todas las inscripciones para dibujar los stands. Haz un primer plano cuando conozcas aproximadamente al 70 % de los expositores y envía a cada uno su número, mesa y horario de montaje.
Pide los archivos de las presentaciones con 7 días de antelación y comprueba cada vídeo o diapositiva en el portátil y el proyector que se utilizarán. Lleva también cables HDMI, adaptadores y memorias USB de repuesto.
Prueba el terminal de pago, el router wifi, los micrófonos y los altavoces como mínimo 2 horas antes de abrir. Una prueba rápida evita descubrir durante la primera presentación que falta un cable o que el sonido no llega a la sala.
Prepara señalización, acreditaciones y listas de inscripción el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo y coloca una zona visible para premios, guardarropa y residuos; son detalles que suelen quedar fuera del montaje inicial.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del cine?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, invitar a expositores, gestionar inscripciones, cerrar el catering y preparar el plano de stands sin trabajar con cambios de última hora.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los expositores?: Solicita los archivos al menos 7 días antes de la feria. Compruébalos durante los 2 días siguientes y conserva una copia en una memoria USB, además de la versión que usarás en el portátil.
¿Cuánto tiempo antes se prepara el espacio?: Reserva como mínimo 3 horas para montar mesas, sillas, stands, señalización y equipos. Haz la prueba de proyección, sonido, wifi y pagos 2 horas antes de la llegada de los visitantes.
¿Cuándo se debe reservar el catering de una feria del cine?: Confírmalo entre 10 y 14 días antes, cuando tengas una cifra fiable de visitantes y expositores. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega al proveedor el número final con al menos 72 horas de margen.

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