Zo organiseer je een fantasyconventie

Begin met de datum, locatie en indeling van je fantasyconventie voordat je promotie maakt. Werk daarna het programma uit met sprekers, workshops, RPG-tafels en een cosplaywedstrijd, zodat je weet hoeveel ruimtes en materialen nodig zijn. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen en workshopkeuzes. In de laatste week controleer je techniek, decoratie, badges, catering en plattegrond; op de dag zelf richt je de entree en zalen in voordat bezoekers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Sprekers en workshopbegeleiders benaderen
2 personen
4
Leveranciers en verkopers benaderen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Workshopinschrijvingen verwerken
2 personen
12
Cosplaywedstrijd inschrijven
2 personen
13
Quizvragen samenstellen
2 personen
14
RPG-tafels indelen
2 personen
15
Plattegrond maken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Programma afdrukken
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen controleren
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Entree afzetten
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Infoborden plaatsen
2 personen
28
Decoratie ophangen
4 personen
29
Fotowand opbouwen
3 personen
30
RPG-tafels inrichten
3 personen
31
Workshopruimte inrichten
3 personen
32
Quizruimte inrichten
2 personen
33
Verkooptafels klaarzetten
3 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Geluidsapparatuur testen
2 personen
37
Presentatiemateriaal testen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Entree openen
3 personen
41
Bezoekers registreren
4 personen
42
Naambadges uitdelen
2 personen
43
Bezoekers naar ruimtes verwijzen
2 personen
44
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
45
Lezingen begeleiden
2 personen
46
Workshops begeleiden
4 personen
47
RPG-sessies begeleiden
5 personen
48
Verkopers ontvangen
2 personen
49
Verkoopruimte bedienen
2 personen
50
Cosplaywedstrijd presenteren
3 personen
51
Cosplayjury begeleiden
3 personen
52
Fantasyquiz presenteren
2 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Servies verzamelen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
61
Programmawijzigingen bijwerken
62
Gevonden voorwerpen registreren
63
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
64
Verkoopruimte sluiten
2 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Catering opruimen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Materialen inpakken
3 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten opslaan
2 personen
76
Gevonden voorwerpen afhandelen
77
Bedankbericht versturen
78
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Fantasybanierenaantal 12
Slingersaantal 10
Kunstmatige klimopaantal 8
LED-kaarsenaantal 40
Schatkistenaantal 4
Kunstmatige zwaardenaantal 6
Draakfigurenaantal 4
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 25
Lijm en tapeaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 6
Wekkersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
dienbladenaantal 6

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Kassa'saantal 2
Contantgeldbakjesaantal 2
Polsbandjesaantal 120

Papierwaren

Programmaflyersaantal 150
Plattegrondenaantal 120
Inschrijfformulierenaantal 150
Quizformulierenaantal 120
Beoordelingsformulierenaantal 30
A4-papieraantal 2
Pijlbordenaantal 20
Stiftenaantal 30

Spelmateriaal

RPG-dobbelsetsaantal 20
Dobbelbakkenaantal 6
Speelkaartenaantal 12
Notitieblokkenaantal 30
Potlodenaantal 60
Miniaturenaantal 80
Spelmattenaantal 6
Sandtimersaantal 6

Prijzen

Medailleprijzenaantal 6
Cadeaubonnenaantal 6
Trofeeënaantal 3

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-spotsaantal 6
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond vast zodra het programma bijna rond is. Reserveer aparte zones voor workshops, RPG-tafels, de quiz, verkopers en de cosplaywedstrijd; zo voorkom je dat activiteiten elkaar qua geluid of doorloop hinderen.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en workshopkeuzes. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de conventie, zodat je catering, stoelen en workshopmaterialen nog kunt aanpassen.
Test projectoren, schermen, laptops, speakers en microfoons minimaal 2 dagen vooraf met de presentaties die werkelijk gebruikt worden. Neem ook verlengsnoeren, tape en een reserveoplossing voor presentaties mee als die in het plan staan.
Maak naambadges en een geprint programma niet pas op de ochtend zelf. Print ze uiterlijk de dag ervoor en leg per workshop, RPG-tafel en cosplayonderdeel een deelnemerslijst klaar.
Zet decoratie pas neer nadat tafels, stoelen, statafels en entree zijn geplaatst. Gebruik fantasybanieren, LED-kaarsen, klimop en fotowandaccessoires gericht bij de ontvangst en fotowand, zodat doorgangen vrij blijven en de opbouw sneller gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fantasyconventie organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Benader sprekers, workshopbegeleiders, leveranciers en verkopers uiterlijk 8 weken voor de conventie.
Wanneer open je de inschrijving voor een fantasyconventie?: Open de aanmelding zodra de datum, locatie en belangrijkste programmaonderdelen vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit workshop- en cosplayinschrijvingen ongeveer 7 dagen voor het evenement, zodat je tafels en deelnemerslijsten kunt indelen.
Hoeveel ruimtes heb je nodig voor een fantasyconventie?: Reken minimaal met één ruimte voor ontvangst en verkopers, één zaal voor het hoofdprogramma en per gelijktijdige workshop of RPG-tafel een aparte tafelzone. Tel daarnaast een rustige plek voor techniek, opslag en deelnemers die zich willen omkleden bij cosplay mee.
Wanneer controleer je de spullen voor een fantasyconventie?: Controleer decoratie, servies, meubilair en techniek 2 dagen vooraf en maak daarna de boodschappen. Zet dranken op de avond ervoor koud en doe op de evenementochtend alleen nog de locatieopbouw en een korte techniekcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.