Fantasy-Convent organisieren: Von der Idee bis zum Einlass

Ein Fantasy-Convent steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum und Ort fest, dann planst du Programm, Workshops und Anmeldungen. Früh angesprochene Referenten, Verkäufer und Workshop-Leiter verhindern Lücken im Programm. Später zählen genaue Teilnehmerdaten, eingeteilte RPG-Tische und getestete Technik. Diese Reihenfolge hilft dir, den Überblick zu behalten und typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Referenten und Workshopleiter ansprechen
2 Personen
4
Lieferanten und Verkäufer ansprechen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung online stellen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Cosplay-Wettbewerb anmelden
2 Personen
13
Quizfragen zusammenstellen
2 Personen
14
RPG-Tische einteilen
2 Personen
15
Lageplan erstellen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Programm drucken
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien prüfen
3 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Eingang absperren
2 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Stühle aufstellen
4 Personen
26
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
27
Infotafeln aufstellen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
4 Personen
29
Fotowand aufbauen
3 Personen
30
RPG-Tische einrichten
3 Personen
31
Workshopraum einrichten
3 Personen
32
Quizraum einrichten
2 Personen
33
Verkaufstische aufstellen
3 Personen
34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Tonanlage testen
2 Personen
37
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

40
Eingang öffnen
3 Personen
41
Besucher registrieren
4 Personen
42
Namensschilder verteilen
2 Personen
43
Besucher zu den Räumen leiten
2 Personen
44
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
45
Vorträge betreuen
2 Personen
46
Workshops betreuen
4 Personen
47
RPG-Sitzungen leiten
5 Personen
48
Verkäufer empfangen
2 Personen
49
Verkaufsstand betreuen
2 Personen
50
Cosplay-Wettbewerb moderieren
3 Personen
51
Cosplay-Jury begleiten
3 Personen
52
Fantasy-Quiz präsentieren
2 Personen
53
Preise überreichen
2 Personen
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet auffüllen
2 Personen
58
Geschirr sammeln
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Programmänderungen aktualisieren
62
Fundgegenstände registrieren
63
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
64
Verkaufsbereich schließen
2 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Catering aufräumen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Materialien einpacken
3 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
76
Fundsachen bearbeiten
77
Dankesnachricht versenden
78
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

Fantasy-BannerAnz. 12
GirlandenAnz. 10
Künstlicher EfeuAnz. 8
LED-KerzenAnz. 40
SchatztruhenAnz. 4
Künstliche SchwerterAnz. 6
DrachenfigurenAnz. 4
Fotowand
Fotowand-AccessoiresAnz. 25
Kleber und KlebebandAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
WeckerAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 6

Registrierung

RegistrierungstischeAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
KassenAnz. 2
BargeldschälchenAnz. 2
ArmbänderAnz. 120

Papierwaren

ProgrammflyerAnz. 150
PläneAnz. 120
AnmeldeformulareAnz. 150
QuizformulareAnz. 120
BewertungsformulareAnz. 30
A4-PapierAnz. 2
WegweiserAnz. 20
StifteAnz. 30

Spielmaterial

RPG-WürfelsätzeAnz. 20
WürfelkästenAnz. 6
SpielkartenAnz. 12
NotizblöckeAnz. 30
BleistifteAnz. 60
MiniaturenAnz. 80
SpielmattenAnz. 6
SanduhrenAnz. 6

Preise

MedaillenpreiseAnz. 6
GeschenkgutscheineAnz. 6
TrophäenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterienAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
Reinigungswagen

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 4 bis 6 Monate vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Platz für RPG-Tische, Workshops, Cosplay-Wettbewerb, Fotowand und Kleiderständer.
Sprich Referenten, Workshop-Leiter, Verkäufer und Lieferanten spätestens 12 Wochen vor dem Con an. Warte nicht mit dem Programm, bis alle Zusagen da sind: Markiere offene Programmpunkte eindeutig und setze eine Antwortfrist.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Teilnahmebedingungen und ein vorläufiger Lageplan stehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin.
Plane Technik und Räume nach Programmpunkt, nicht nur nach Gesamtzahl. Für Vorträge und Quiz brauchst du Projektor, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon; teste jedes Gerät spätestens am Vortag gemeinsam mit dem Ablauf.
Bereite den Aufbau mit einem Zeitfenster von mindestens 2 Stunden vor dem Einlass vor. Stelle Tische und Stühle zuerst auf, prüfe Materialien und Namensschilder danach und stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt, damit sie nicht unnötig lange warm stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fantasy-Convent organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Programmrahmen. Referenten, Workshop-Leiter und Verkäufer solltest du spätestens 12 Wochen vor dem Termin anfragen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Fantasy-Convent öffnen?: Öffne sie, sobald Ort, Grundprogramm und Teilnahmebedingungen feststehen – meist 8 bis 10 Wochen vor dem Con. Beende die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit Ernährungswünsche und Workshop-Plätze noch verarbeitet werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Fantasy-Convents?: Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Lageplan, Dekoration, Technik und Namensschilder ein. Für einen kurzen Techniktest mit Projektor, Lautsprechern und Mikrofon solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren.
Wann soll man Getränke für einen Fantasy-Convent kalt stellen?: Stelle Getränke etwa 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass kalt, sofern ausreichend Kühlmöglichkeit vorhanden ist. Wasserkannen, wiederverwendbare Becher und Kaffeetassen kannst du bereits beim Aufbau bereitstellen.

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