Boodschappenlijst voor een fantasyconventie

Een fantasyconventie vraagt om meer dan decoratie alleen. Je hebt spullen nodig voor registratie, workshops, RPG-tafels, lezingen, cosplay en de catering. Denk aan naambadges en programma’s, maar ook aan projectoren, microfoons, tafels, herbruikbare bekers en duidelijke aankleding. Op deze pagina staat de complete boodschappenlijst bij het plan, zodat je vóór de opbouw kunt controleren wat al aanwezig is en wat nog gekocht of geregeld moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Fantasybanierenaantal 12
Slingersaantal 10
Kunstmatige klimopaantal 8
LED-kaarsenaantal 40
Schatkistenaantal 4
Kunstmatige zwaardenaantal 6
Draakfigurenaantal 4
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 25
Lijm en tapeaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 6
Wekkersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
dienbladenaantal 6

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Kassa'saantal 2
Contantgeldbakjesaantal 2
Polsbandjesaantal 120

Papierwaren

Programmaflyersaantal 150
Plattegrondenaantal 120
Inschrijfformulierenaantal 150
Quizformulierenaantal 120
Beoordelingsformulierenaantal 30
A4-papieraantal 2
Pijlbordenaantal 20
Stiftenaantal 30

Spelmateriaal

RPG-dobbelsetsaantal 20
Dobbelbakkenaantal 6
Speelkaartenaantal 12
Notitieblokkenaantal 30
Potlodenaantal 60
Miniaturenaantal 80
Spelmattenaantal 6
Sandtimersaantal 6

Prijzen

Medailleprijzenaantal 6
Cadeaubonnenaantal 6
Trofeeënaantal 3

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-spotsaantal 6
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Warme chocolademelk - 3 pakken
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 10 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Ginger ale - 6 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 18 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- IJsblokjes - 15 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Pretzels - 6 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Rijstcrackers - 4 zakken
- Kaasblokjes - 3 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 5 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Mandarijnen - 4 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Salsasaus - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Miniwraps - 150 stuks
- Witte pistolets - 100 stuks
- Meergranen pistolets - 80 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Vegetarische spreads - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Hummuswrapvulling - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Sla - 4 kroppen
- Eieren - 60 stuks
- Meel - 3 kilo
- Bakpoeder - 2 zakjes
- Vanillesuiker - 2 zakjes
- Kaneel - 1 potje
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Donkere chocolade - 2 kilo
- Melkchocolade - 2 kilo
- Snoepmix - 4 kilo
- Marshmallows - 2 kilo
- Allergievrije koekjes - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 1 kilo
- Vegan wraps - 30 stuks
- Servetten - 600 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Blauwe afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 8 flessen

Tips

Reken voor de catering per bezoeker op één bord, één dessertbordje, één bestekset en minstens twee herbruikbare bekers. Voor koffie plan je daarnaast één koffiekopje per gelijktijdige gebruiker plus ongeveer 10% reserve.
Leg techniek uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf apart: laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en microfoons. Test elk apparaat met het programma en controleer of kabels en aansluitingen aanwezig zijn.
Voor registratie heb je per deelnemer een naambadge en een gedrukt programma nodig. Print de definitieve versie minimaal 1 dag vooraf en neem 10% extra exemplaren mee voor last-minute bezoekers of beschadigde programma’s.
Maak decoratie vóór de opbouw compleet in één krat: fantasybanieren, slingers, kunstmatige klimop, LED-kaarsen, schatkisten, draakfiguren, kunstmatige zwaarden, de fotowand en accessoires. Neem lijm en tape mee; die worden vaak pas gemist wanneer iets moet worden vastgezet.
Zet voor RPG-tafels, workshops en lezingen voldoende tafels en stoelen klaar en reserveer barkrukken en statafels voor informele plekken. Controleer ook kledingrekken en kapstokken vóór opening, vooral als bezoekers kostuums of mantels dragen.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een fantasyconventie?: Reken naast tafels en stoelen op naambadges, programma’s, herbruikbare bekers, koffie- en serviesgoed, techniek en fantasydecoratie. Voor workshops en lezingen zijn laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en microfoons de belangrijkste extra spullen.
Hoeveel bekers heb ik nodig voor een fantasyconventie?: Plan minimaal twee herbruikbare bekers per bezoeker als er gedurende de dag drinken wordt geschonken. Voeg ongeveer 10% reserve toe voor zoekgeraakte of gevallen bekers en zorg voor extra koffiekopjes voor gelijktijdige koffiedrinkers.
Wanneer moet ik de techniek voor een fantasyconventie regelen?: Zet laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en microfoons uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf apart. Test alles minstens 1 dag voor de conventie met de presentaties, quiz en eventuele workshopmaterialen.
Hoeveel programma’s en naambadges moet ik printen?: Maak voor iedere aangemelde bezoeker één naambadge en één programma. Print daarnaast 10% extra van beide; die reserve vangt late inschrijvingen, fouten en beschadigde exemplaren op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.