Cómo organizar una convención de fantasía paso a paso

Organizar una convención de fantasía requiere cerrar primero la fecha, el lugar y un programa realista. Después se coordinan ponentes, talleres, vendedores, concurso de cosplay y partidas de RPG, mientras se abren las inscripciones y se comunica el evento. La última semana se centra en confirmar asistentes, preferencias dietéticas, materiales y equipos. El día de la convención, deja tiempo para montar mesas, sillas, acreditaciones, señalización y zonas técnicas antes de abrir el acceso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa
3 personas
3
Contactar a los ponentes y coordinadores de talleres
2 personas
4
Contactar con proveedores y vendedores
2 personas
5
Hacer reservas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar la promoción en línea
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Gestionar las inscripciones del taller
2 personas
12
Inscribirse en el concurso de cosplay
2 personas
13
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
14
Distribuir las mesas de RPG
2 personas
15
Hacer el plano
16
Preparar acreditaciones
2 personas
17
Imprimir el programa
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Comprobar los materiales
3 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Cerrar el acceso
2 personas
24
Montar mesas
4 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Montar el mostrador de registro
2 personas
27
Colocar los paneles informativos
2 personas
28
Colgar la decoración
4 personas
29
Montar el photocall
3 personas
30
Montar mesas de RPG
3 personas
31
Montar la sala del taller
3 personas
32
Montar la sala del quiz
2 personas
33
Preparar las mesas de venta
3 personas
34
Preparar el buffet de catering
3 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Probar el equipo de sonido
2 personas
37
Probar el material de presentación
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

40
Abrir la entrada
3 personas
41
Registrar a los visitantes
4 personas
42
Repartir acreditaciones
2 personas
43
Indicar a los visitantes las salas
2 personas
44
Presentar la apertura
2 personas
45
Acompañar las conferencias
2 personas
46
Guiar talleres
4 personas
47
Coordinar sesiones de RPG
5 personas
48
Recibir a los vendedores
2 personas
49
Atender la zona de ventas
2 personas
50
Presentar el concurso de cosplay
3 personas
51
Coordinar al jurado de cosplay
3 personas
52
Presentar el concurso de fantasía
2 personas
53
Entregar premios
2 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Recoger la vajilla
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
61
Actualizar los cambios del programa
62
Registrar objetos perdidos
63
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
64
Cerrar la zona de ventas
2 personas

Seguimiento

65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Recoger el catering
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Empaquetar materiales
3 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Guardar la comida sobrante
2 personas
76
Gestionar objetos perdidos
77
Enviar mensaje de agradecimiento
78
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Percheroscant. 4
Mantelescant. 18
Mesas altascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Banderas de fantasíacant. 12
Guirnaldascant. 10
Hiedra artificialcant. 8
Velas LEDcant. 40
Cofres del tesorocant. 4
Espadas de atrezzocant. 6
Figuras de dragóncant. 4
Photowall
Accesorios para el photocallcant. 25
Pegamento y cinta adhesivacant. 10

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 6
Despertadorescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 8
Abrebotellascant. 4
bandejascant. 6

Registro

Mesas de registrocant. 2
Portanombrescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Cajas registradorascant. 2
Bandejas para efectivocant. 2
Pulserascant. 120

Artículos de papel

Folletos del programacant. 150
Planoscant. 120
Formularios de inscripcióncant. 150
Hojas del quizcant. 120
Formularios de evaluacióncant. 30
Papel A4cant. 2
Carteles direccionalescant. 20
Rotuladorescant. 30

Material de juego

Sets de dados de RPGcant. 20
Cubetas para dadoscant. 6
Cartascant. 12
Bloc de notascant. 30
Lápicescant. 60
Miniaturascant. 80
Tapetes de juegocant. 6
Cronómetros de arenacant. 6

Premios

Premios de medallascant. 6
Tarjetas regalocant. 6
Trofeoscant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 6
Bateríascant. 40

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Carro de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones: incluye horarios, salas, ponentes, talleres, quiz, cosplay y mesas de RPG. Reserva al menos 30 minutos entre actividades para cambios de sala y retrasos.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite, por ejemplo, 7 días antes. Así puedes ajustar la compra y avisar a quienes sirven la comida sin improvisar el mismo día.
Confirma por escrito a ponentes, coordinadores de talleres, vendedores y proveedores entre 10 y 14 días antes. Revisa también horarios de llegada, necesidades de proyección, micrófonos y mesas.
Prepara las acreditaciones, el plano y el programa impreso como mínimo 2 días antes. Comprueba que el plano distingue la entrada, los talleres, las partidas de RPG, el cosplay, el quiz y las zonas de comida.
Planifica el montaje con una hora y media de margen antes de abrir: coloca mesas, sillas, taburetes, percheros y manteles; prueba portátiles, proyectores, pantallas, altavoces y micrófonos; y enfría las bebidas con antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una convención de fantasía?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para encontrar lugar, fijar la fecha y contactar con ponentes, talleres, vendedores y proveedores. Abre las inscripciones cuando el programa tenga horarios y espacios suficientemente confirmados.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una convención de fantasía?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya puedas publicar fecha, lugar, programa provisional y condiciones del concurso de cosplay y los talleres. Cierra o revisa las plazas de talleres al menos 7 días antes para preparar grupos y materiales.
¿Cuánto tiempo necesito para montar la convención el mismo día?: Calcula al menos 90 minutos antes de abrir el acceso. Ese margen permite colocar mesas y sillas, preparar acreditaciones, organizar el plano, probar el equipo audiovisual y comprobar bebidas, comida y materiales.
¿Qué se suele olvidar en una convención de fantasía?: Suelen olvidarse los detalles operativos: recoger dietas, confirmar equipos de ponentes, distribuir las mesas de RPG, imprimir suficientes programas y probar micrófonos y proyectores. Haz una revisión final 48 horas antes y otra justo antes de abrir.

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