Organiser une convention fantasy, étape par étape

Une convention fantasy réussit quand la programmation, les inscriptions et la logistique avancent dans le bon ordre. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez un programme réaliste avant de contacter les intervenants, animateurs et fournisseurs. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les ateliers, le cosplay, les besoins alimentaires et les tables de RPG. Gardez enfin une journée entière pour préparer la salle, tester les équipements et baliser l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Contacter les intervenants et les animateurs d’atelier
2 personnes
4
Contacter les fournisseurs et vendeurs
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
12
Inscrire au concours de cosplay
2 personnes
13
Préparer les questions du quiz
2 personnes
14
Répartir les tables de RPG
2 personnes
15
Créer le plan
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer le programme
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier le matériel
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Baliser l’entrée
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Installer les panneaux d’information
2 personnes
28
Installer la décoration
4 personnes
29
Monter le mur photo
3 personnes
30
Installer les tables de RPG
3 personnes
31
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
32
Aménager la salle de quiz
2 personnes
33
Installer les tables de vente
3 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Tester le matériel sonore
2 personnes
37
Tester le matériel de présentation
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Ouvrir l’entrée
3 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
43
Orienter les visiteurs vers les espaces
2 personnes
44
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
45
Animer les conférences
2 personnes
46
Encadrer les ateliers
4 personnes
47
Animer des sessions de RPG
5 personnes
48
Accueil des vendeurs
2 personnes
49
Assurer le stand de vente
2 personnes
50
Animer le concours de cosplay
3 personnes
51
Accompagner le jury de cosplay
3 personnes
52
Animer le quiz fantasy
2 personnes
53
Remettre les prix
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
61
Mettre à jour les changements de programme
62
Enregistrer les objets trouvés
63
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
64
Fermer l'espace de vente
2 personnes

Suivi

65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Ranger le service traiteur
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Emballer le matériel
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Stocker les restes
2 personnes
76
Gérer les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement
78
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 18
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bannières fantasyqté 12
Guirlandesqté 10
Lierre artificielqté 8
Bougies LEDqté 40
Mallettes au trésorqté 4
Épées artificiellesqté 6
Figurines de dragonqté 4
Mur photo
Accessoires de fond photoqté 25
Colle et ruban adhésifqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 6
Réveilsqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
plateauxqté 6

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Supports de badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caissesqté 2
Plateaux pour espècesqté 2
Braceletsqté 120

Papeterie

Flyers du programmeqté 150
Plansqté 120
Formulaires d'inscriptionqté 150
Feuilles de quizqté 120
Formulaires d’évaluationqté 30
Papier A4qté 2
Panneaux indicateursqté 20
Marqueursqté 30

Matériel de jeu

Jeux de dés RPGqté 20
Bacs à désqté 6
Cartes à jouerqté 12
Blocs-notesqté 30
Crayonsqté 60
Miniaturesqté 80
Tapis de jeuqté 6
Sabliersqté 6

Prix

Prix médaillesqté 6
Chèques-cadeauxqté 6
Trophéesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et le lieu, puis prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les intervenants, réserver les fournisseurs et lancer la promotion. Sans cette marge, les ateliers et animations risquent de rester incomplets.
Établissez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez les horaires, la capacité de chaque atelier, les tables de RPG disponibles et les règles du concours de cosplay pour éviter les demandes impossibles à traiter ensuite.
Centralisez les inscriptions dans un seul suivi : participation générale, ateliers, cosplay et besoins alimentaires. Faites une première vérification 7 jours avant l’événement afin de relancer les personnes dont les informations manquent.
Préparez le plan de salle avant l’arrivée du public. Placez les tables et les chaises, réservez un espace pour les portants et les porte-manteaux, puis prévoyez des zones distinctes pour les ateliers, le quiz, les projections et le mur photo.
La veille, vérifiez chaque élément technique et mettez les boissons au frais. Le jour même, arrivez au moins 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, tester les projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones, puis baliser clairement l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une convention fantasy ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les intervenants, les fournisseurs, le programme et les inscriptions avant de préparer la salle.
Quand ouvrir les inscriptions pour une convention fantasy ?: Ouvrez-les après avoir fixé le programme et les capacités des ateliers, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez ou vérifiez les inscriptions environ 7 jours avant pour finaliser les groupes et les besoins alimentaires.
Comment organiser les tables de RPG pendant une convention ?: Définissez les créneaux et le nombre de places par table avant les inscriptions, puis répartissez les participants au plus tard 3 jours avant l’événement. Gardez une ou deux places libres pour les changements de dernière minute.
Quand installer la salle pour une convention fantasy ?: Faites l’installation principale la veille si le lieu le permet, puis prévoyez au moins 3 heures le jour même. Testez les équipements avant l’ouverture et gardez du temps pour les badges, le programme imprimé et la signalétique.

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