Fantasyconventie organiseren: checklist en planning
Een fantasyconventie vraagt meer voorbereiding dan alleen decoratie en verklede bezoekers. Je moet programmaonderdelen, sprekers, workshops, RPG-tafels en de cosplaywedstrijd op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een duidelijke plattegrond en draaiboek. Gebruik deze checklist om reserveringen, techniek, catering, materialen en de opbouw op tijd af te ronden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers en workshopbegeleiders benaderen
2 personen
Leveranciers en verkopers benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen verwerken
2 personen
Cosplaywedstrijd inschrijven
2 personen
Quizvragen samenstellen
2 personen
RPG-tafels indelen
2 personen
Plattegrond maken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Entree afzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Fotowand opbouwen
3 personen
RPG-tafels inrichten
3 personen
Workshopruimte inrichten
3 personen
Quizruimte inrichten
2 personen
Verkooptafels klaarzetten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar ruimtes verwijzen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Lezingen begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
RPG-sessies begeleiden
5 personen
Verkopers ontvangen
2 personen
Verkoopruimte bedienen
2 personen
Cosplaywedstrijd presenteren
3 personen
Cosplayjury begeleiden
3 personen
Fantasyquiz presenteren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Programmawijzigingen bijwerken
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Verkoopruimte sluiten
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 18
- Statafelsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Dessertbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Decoratie
- Fantasybanierenaantal 12
- Slingersaantal 10
- Kunstmatige klimopaantal 8
- LED-kaarsenaantal 40
- Schatkistenaantal 4
- Kunstmatige zwaardenaantal 6
- Draakfigurenaantal 4
- Fotowand
- Fotowandaccessoiresaantal 25
- Lijm en tapeaantal 10
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- USB-sticksaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Wekkersaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- dienbladenaantal 6
Registratie
- Registratietafelsaantal 2
- Naambadgehoudersaantal 120
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Kassa'saantal 2
- Contantgeldbakjesaantal 2
- Polsbandjesaantal 120
Papierwaren
- Programmaflyersaantal 150
- Plattegrondenaantal 120
- Inschrijfformulierenaantal 150
- Quizformulierenaantal 120
- Beoordelingsformulierenaantal 30
- A4-papieraantal 2
- Pijlbordenaantal 20
- Stiftenaantal 30
Spelmateriaal
- RPG-dobbelsetsaantal 20
- Dobbelbakkenaantal 6
- Speelkaartenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 30
- Potlodenaantal 60
- Miniaturenaantal 80
- Spelmattenaantal 6
- Sandtimersaantal 6
Prijzen
- Medailleprijzenaantal 6
- Cadeaubonnenaantal 6
- Trofeeënaantal 3
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 8
- LED-spotsaantal 6
- Batterijenaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkar
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie eerst vast en werk daarna pas het programma uit. Reserveer aparte ruimtes voor workshops, RPG-tafels en de cosplaywedstrijd, zodat activiteiten elkaar niet hinderen.
- Open het aanmeldformulier zodra programma en entree-informatie duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen direct en sluit workshop- en cosplayinschrijvingen uiterlijk 1 week voor de conventie.
- Controleer techniek minstens 2 weken vooraf. Test laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en microfoons in de ruimtes waar je ze daadwerkelijk gebruikt.
- Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers, maar ook voor de opbouwploeg. Geef entree, garderobe, verkopers, workshops, RPG-tafels, toiletten en de fotowand een vaste plek.
- Plan de opbouw met een laatste controle op de dag zelf. Zet dranken koud, leg naambadges en programma's klaar en controleer decoratie zoals banieren, LED-kaarsen, schatkisten en kunstmatige zwaarden voordat de deuren opengaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fantasyconventie organiseren?
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie en reserveringen. Benader sprekers, workshopbegeleiders, leveranciers en verkopers bij voorkeur 4 tot 5 maanden van tevoren.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een fantasyconventie openen?
- Open de inschrijving zodra datum, locatie, programma-opzet en entree-informatie vaststaan, meestal 3 tot 4 maanden vooraf. Sluit aparte workshop- en cosplayinschrijvingen uiterlijk 1 week voor het evenement.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een fantasyconventie?
- Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, statafels, kledingrekken, decoratie en techniek. Laat de locatie minstens 1 uur voor de opening toegankelijk zijn voor een eindcontrole en het klaarzetten van badges en programma's.
- Wat moet ik voor een fantasyconventie aan techniek testen?
- Test alle laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en microfoons uiterlijk 2 weken vooraf en nogmaals op de opbouwdag. Neem minimaal 1 reserve-laptop en extra kabels of adapters mee als die beschikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!