Zo organiseer je een fanfareconcert

Begin met de concertdatum en een zaal die past bij de fanfare, het publiek en de benodigde techniek. Leg daarna de fanfare, dirigent en muzikanten vast voordat je het programma en repertoire uitwerkt. Regel vergunningen, geluidsapparatuur en stoelen ruim vooraf en open daarna de aanmeldingen. De meeste vertraging ontstaat door ontbrekende muziekpartijen, onduidelijke techniekafspraken en dieetwensen die pas op het laatste moment binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Concertdatum vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Fanfare bevestigen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Repertoire afstemmen
2 personen
7
Dirigent bevestigen
8
Muzikantenlijst opstellen
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Concert online publiceren
12
Affiches ophangen
2 personen
13
Aanmeldformulier openen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Bezoekerslijst bijwerken
17
Programmafolders bestellen
18
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
19
Muziekpartijen kopiëren
2 personen
20
Naambordjes voorbereiden
21
Catering bestellen
22
Stoelen reserveren
23
Geluidsset reserveren
24
Techniekplan uitwerken
2 personen
25
Routebeschrijving delen
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Koelproducten ophalen
2 personen
29
Programmafolders vouwen
3 personen
30
Muziekinstrumenten controleren
3 personen

Event

31
Zaal openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
2 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Muzikantenplaatsen inrichten
3 personen
36
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
37
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
38
Microfoons aansluiten
2 personen
39
Licht controleren
2 personen
40
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
41
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
42
Catering voorbereiden
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Hapjes klaarzetten
2 personen
46
Entreebalie inrichten
2 personen
47
Programmafolders klaarleggen
2 personen
48
Muzikanten ontvangen
2 personen
49
Publieksingang openen
2 personen
50
Bezoekers verwelkomen
3 personen
51
Programmafolders uitdelen
2 personen
52
Openingswoord verzorgen
53
Concert begeleiden
2 personen
54
Pauzedranken serveren
4 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
57
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
58
Muzikanten voorzien van water
2 personen
59
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
60
Afsluitend woord verzorgen
61
Nazit en drankje serveren
4 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Muzikanten uitzwaaien
2 personen
64
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Eten en drinken opruimen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
70
Muzieklessenaars inpakken
3 personen
71
Geluidsset afbreken
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Zaal schoonmaken
4 personen
74
Toiletten controleren
75
Materialen terugbrengen
2 personen
76
Geluidsset retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
78
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Tafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekstandaardlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 24
Portofoonsaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Entreebord
Programmastandaardsaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en controleer vergunningen minimaal 12 weken voor het concert. Vraag meteen naar opbouwtijden, beschikbare stoelen, tafels en stroompunten.
Bevestig fanfare, dirigent en muzikanten voordat je het programma publiceert. Plan uiterlijk 8 weken vooraf een moment om repertoire, bezetting en muziekpartijen af te stemmen.
Open de aanmeldingen zodra uitnodigingen en online publicatie klaar zijn. Werk de bezoekerslijst wekelijks bij en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Maak een techniekplan met posities van geluidsmixer, luidsprekers, microfoons, muzieklessenaars en kabels. Reserveer geluidsset, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen minstens 4 weken vooraf.
Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor opbouw en een aparte soundcheck van 30 tot 45 minuten. Leg programmfolders, naamkaartjes, routebeschrijving en entreebord vóór de publieksopening klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fanfareconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Dan blijft er tijd over om de zaal, fanfare, dirigent, vergunningen, techniek en uitnodigingen zonder haast vast te leggen.
Wanneer moet je de fanfare en dirigent bevestigen?: Leg beide uiterlijk 12 weken voor het concert vast. Stem het repertoire daarna uiterlijk 8 weken vooraf af, zodat muziekpartijen nog verzameld en gekopieerd kunnen worden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een fanfareconcert?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, lessenaars, geluidsapparatuur, kabels en entree-inrichting. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een soundcheck vóór bezoekers binnenkomen.
Wanneer sluit je de bezoekersregistratie en dieetwensen?: Sluit de registratie 5 tot 7 dagen voor het concert als je catering bestelt of een definitieve bezoekerslijst nodig hebt. Controleer de lijst daarna nog één keer op wijzigingen en dubbele aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.