Organiser un concert de fanfare, étape par étape

Un concert de fanfare se prépare d’abord comme un projet de coordination : la salle, la date et les autorisations conditionnent tout le reste. Ensuite, il faut verrouiller la fanfare, le chef d’orchestre, le répertoire et le programme avant de communiquer au public. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan technique viennent ensuite, avec une vérification finale des partitions, des pupitres et de la sonorisation. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre sans laisser les détails de dernière minute bloquer le concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date du concert
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer la fanfare
5
Établir le programme
2 personnes
6
Coordonner le répertoire
2 personnes
7
Confirmer le chef d’orchestre
8
Établir la liste des musiciens
9
Concevoir les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier le concert en ligne
12
Accrocher les affiches
2 personnes
13
Ouvrir le formulaire d’inscription
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Mettre à jour la liste des visiteurs
17
Commander les brochures du programme
18
Rassembler les partitions
2 personnes
19
Copier les partitions musicales
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
21
Commander le catering
22
Réserver des chaises
23
Réserver le matériel de sonorisation
24
Élaborer le plan technique
2 personnes
25
Partager l’itinéraire
26
Vérifier les prévisions météo
27
Faire les courses
2 personnes
28
Récupérer les produits frais
2 personnes
29
Plier les programmes
3 personnes
30
Vérifier les instruments de musique
3 personnes

Événement

31
Ouvrir la salle
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Aménager l’espace des musiciens
3 personnes
36
Installer les pupitres
3 personnes
37
Installer le système de sonorisation
3 personnes
38
Brancher les microphones
2 personnes
39
Vérifier l'éclairage
2 personnes
40
Effectuer la vérification du son
3 personnes
41
Préparer les partitions musicales
2 personnes
42
Préparer le service traiteur
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Préparer les en-cas
2 personnes
46
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
47
Préparer les brochures du programme
2 personnes
48
Accueillir les musiciens
2 personnes
49
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Distribuer les programmes
2 personnes
52
Faire le discours d’ouverture
53
Encadrer le concert
2 personnes
54
Servir les boissons de pause
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
57
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
58
Fournir de l'eau aux musiciens
2 personnes
59
Répondre aux questions du public
2 personnes
60
Préparer le mot de clôture
61
Organiser le after et servir un verre
4 personnes
62
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
63
Faire ses adieux aux musiciens
2 personnes
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
70
Ranger les pupitres de musique
3 personnes
71
Démonter le système de son
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer la salle
4 personnes
74
Vérifier les toilettes
75
Rapporter le matériel
2 personnes
76
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tablesqté 12
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouretsqté 4

Équipement

Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Serre-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 24
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 3
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la salle, la date et les autorisations : tant que ces trois points ne sont pas confirmés, ne lancez pas les invitations ni l’impression des brochures du programme.
Confirmez rapidement la fanfare, le chef d’orchestre et la liste des musiciens. Demandez les partitions définitives suffisamment tôt pour pouvoir les rassembler et les copier avant la répétition générale.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme et les informations pratiques sont prêts, puis mettez la liste des visiteurs à jour chaque semaine. Recueillez les besoins alimentaires avant de commander le catering.
Établissez le plan technique avant l’installation : emplacement de la console de mixage, des haut-parleurs, des microphones, des rallonges et des multiprises. Prévoyez aussi du ruban gaffer, des serre-câbles et des piles de rechange.
Réservez les chaises, les pupitres de musique et le pupitre du chef au plus tard quelques jours avant le concert. Le jour J, partagez l’itinéraire et utilisez des talkies-walkies si plusieurs personnes coordonnent l’accueil, la scène et la technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver la salle, obtenir les autorisations, confirmer la fanfare et préparer la communication. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications techniques, les inscriptions et l’accueil.
Quand faut-il confirmer le programme d’un concert de fanfare ?: Confirmez le programme environ 6 semaines avant le concert, afin de coordonner le répertoire, les partitions et les brochures. Toute modification après l’impression doit être communiquée aux musiciens et au public.
Quand commander le catering pour un concert ?: Commandez le catering dès que les inscriptions sont suffisamment stables, idéalement 7 à 10 jours avant le concert. Arrêtez les quantités après avoir vérifié les besoins alimentaires et le nombre de visiteurs attendus.
Que faut-il tester avant un concert de fanfare ?: Testez la sonorisation, les microphones, les haut-parleurs, l’éclairage, les rallonges et les multiprises pendant la répétition générale ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi que chaque musicien dispose de son pupitre et de sa lampe de pupitre.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.