Ein Blasorchesterkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Blasorchesterkonzert müssen musikalische Planung, Saal, Technik und Besucherorganisation ineinandergreifen. Beginne mit Termin und Saal, bestätige danach Kapelle, Dirigenten und Musiker und stimme das Repertoire frühzeitig ab. Erst wenn Programm und Ablauf stehen, lohnen sich Einladungen, Online-Anmeldung und Programmhefte. Plane außerdem Zeit für Genehmigungen, Noten, Catering und den Technikaufbau ein – diese Punkte werden oft erst kurz vor dem Konzert bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Konzerttermin festlegen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Blaskapelle bestätigen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Repertoire abstimmen
2 Personen
- 7
Dirigenten bestätigen
- 8
Musikerliste erstellen
- 9
Einladungen gestalten
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Konzert online veröffentlichen
- 12
Plakate aufhängen
2 Personen
- 13
Anmeldeformular öffnen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Besucherliste aktualisieren
- 17
Programmhefte bestellen
- 18
Musikpartituren sammeln
2 Personen
- 19
Musiknoten kopieren
2 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
- 21
Catering bestellen
- 22
Stühle reservieren
- 23
Soundanlage reservieren
- 24
Technikplan ausarbeiten
2 Personen
- 25
Wegbeschreibung teilen
- 26
Wettervorhersage prüfen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Kühlprodukte abholen
2 Personen
- 29
Programmhefte falten
3 Personen
- 30
Musikinstrumente prüfen
3 Personen
Event
- 31
Saal öffnen
2 Personen
- 32
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 33
Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Tische aufstellen
3 Personen
- 35
Plätze für Musiker einrichten
3 Personen
- 36
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 37
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 38
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 39
Licht prüfen
2 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 41
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
- 42
Catering vorbereiten
3 Personen
- 43
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 45
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 46
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 47
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 48
Musiker empfangen
2 Personen
- 49
Publikumseingang öffnen
2 Personen
- 50
Besucher begrüßen
3 Personen
- 51
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 52
Eröffnungsrede halten
- 53
Konzert begleiten
2 Personen
- 54
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
- 57
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
- 58
Musiker mit Wasser versorgen
2 Personen
- 59
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 60
Abschlusswort halten
- 61
Nachgespräch und Getränk servieren
4 Personen
- 62
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 63
Musiker verabschieden
2 Personen
- 64
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 66
Geschirr sammeln
3 Personen
- 67
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 70
Musikpulte einpacken
3 Personen
- 71
Soundsystem abbauen
3 Personen
- 72
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 73
Saal reinigen
4 Personen
- 74
Toiletten kontrollieren
- 75
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 76
Tonanlage zurückgeben
2 Personen
- 77
Restbestand einlagern
2 Personen
- 78
Verlorene Gegenstände erfassen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 160
- TischeAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- NotenpulteAnz. 45
- Dirigentenpult
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- NotenständerlampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- ErsatzbatterienAnz. 24
- FunkgeräteAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- Eingangsschild
- ProgrammständerAnz. 3
- BlumenarrangementsAnz. 4
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 20
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Saal zuerst fest und prüfe sofort die nötigen Genehmigungen. Ohne diese Grundlage lassen sich Kapelle, Einladungen und Technik nicht verlässlich koordinieren.
- Stimme Repertoire und Programm mehrere Wochen vor dem Konzert mit Kapelle und Dirigenten ab. Sammle die Partituren anschließend an einem festen Ort und kopiere fehlende Noten, bevor die Musiker eintreffen.
- Öffne die Anmeldung frühzeitig und aktualisiere die Besucherliste regelmäßig. Erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung, damit das Catering nicht erst in der letzten Woche angepasst werden muss.
- Plane den Technikaufbau als eigenen Ablauf: Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel müssen vor dem Einlass geprüft werden. Halte Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Ersatzbatterien als Reserve bereit.
- Bestelle Programmhefte, Namensschilder und Catering nach einer belastbaren Gästezahl. Teile die Wegbeschreibung rechtzeitig und stelle Eingangsschild, Programmständer und Sitzordnung vor dem Einlass sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Blasorchesterkonzert planen?
- Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Konzert mit Termin, Saal und Kapelle. Programm, Musikerliste und Repertoire sollten spätestens einige Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Blasorchesterkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Saal und Programm grob feststehen, meist etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Öffne die Online-Anmeldung gleichzeitig, damit du Besucherzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau vor einem Blasorchesterkonzert?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck ein. Bei mehreren Mikrofonen oder einer größeren Besetzung solltest du zusätzlich Zeit für eine kurze technische Probe einrechnen.
- Wann sollte man Programmhefte und Catering bestellen?
- Bestelle Programmhefte, sobald das Programm endgültig ist, und gib die Cateringmenge nach einer aktuellen Anmeldezahl in Auftrag. Kontrolliere beides spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Konzert erneut.
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