Cómo organizar un concierto de banda de música

Empieza por asegurar la sala, la fecha y los permisos; todo lo demás depende de esas tres decisiones. Después cierra la parte artística con la fanfarria, el director, los músicos, el programa y el repertorio. La comunicación con el público y el plan técnico deben avanzar en paralelo, no dejarse para la última semana. Reserva con tiempo el sonido, las sillas, los atriles y el catering, y termina con una lista actualizada de visitantes y unas indicaciones claras para cada equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala
2
Fijar la fecha del concierto
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Fijar fanfarria
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Ajustar el repertorio
2 personas
7
Confirmar al director
8
Elaborar lista de músicos
9
Diseñar invitaciones
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar el concierto en línea
12
Colgar carteles
2 personas
13
Abrir el formulario de inscripción
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Actualizar la lista de visitantes
17
Encargar folletos del programa
18
Recopilar las partituras
2 personas
19
Copiar las partituras
2 personas
20
Preparar los carteles con nombres
21
Pedir el catering
22
Reservar sillas
23
Reservar el equipo de sonido
24
Desarrollar el plan técnico
2 personas
25
Compartir las indicaciones
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Hacer la compra
2 personas
28
Recoger productos refrigerados
2 personas
29
Doblar folletos del programa
3 personas
30
Comprobar los instrumentos musicales
3 personas

Evento

31
Abrir la sala
2 personas
32
Recibir entregas
2 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Preparar los puestos para los músicos
3 personas
36
Colocar los atriles
3 personas
37
Montar el sistema de sonido
3 personas
38
Conectar los micrófonos
2 personas
39
Comprobar la iluminación
2 personas
40
Realizar la prueba de sonido
3 personas
41
Preparar las partituras
2 personas
42
Preparar el catering
3 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Preparar los aperitivos
2 personas
46
Montar el mostrador de entrada
2 personas
47
Preparar folletos del programa
2 personas
48
Recibir a los músicos
2 personas
49
Abrir la entrada para el público
2 personas
50
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
51
Repartir folletos del programa
2 personas
52
Dar el discurso de apertura
53
Acompañar el concierto
2 personas
54
Servir bebidas del descanso
4 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
57
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
58
Proporcionar agua a los músicos
2 personas
59
Responder preguntas del público
2 personas
60
Pronunciar las palabras de cierre
61
Servir el after y las bebidas
4 personas
62
Rellenar las bebidas
2 personas
63
Despedir a los músicos
2 personas
64
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Recoger comida y bebida
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Retirar sillas y mesas
4 personas
70
Empaquetar atriles para partituras
3 personas
71
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar la sala
4 personas
74
Comprobar los baños
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Devolver el equipo de sonido
2 personas
77
Guardar el stock restante
2 personas
78
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesascant. 12
Mantelescant. 12
Percheroscant. 2
Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Taburetescant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Lámparas de atrilcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Canaletas para cablescant. 6
Bridascant. 100
Baterías de repuestocant. 24
Walkie-talkiescant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Cartel de entrada
Atriles para programascant. 3
Arreglos floralescant. 4
Tarjetas de nombrecant. 50
Bolígrafoscant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala y comprueba los permisos antes de anunciar la fecha. Deja al menos 6 semanas para resolver restricciones de aforo, horarios, montaje o uso de equipos.
Cierra el repertorio antes de imprimir el programa. Recopila y copia las partituras cuando la selección esté aprobada, y prepara también los carteles con los nombres de los músicos.
Abre el formulario de inscripción junto con la invitación y la publicación en línea. Revisa la lista de visitantes cada semana y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Haz el plan técnico como mínimo 2 semanas antes: define la posición de la mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, atriles y cables. Reserva también cinta gaffer, canaletas, regletas y baterías de repuesto.
Programa una prueba de sonido y un montaje completo el mismo día, con al menos 3 horas de margen antes de la apertura. Comparte por escrito las indicaciones de acceso, montaje y comunicación con músicos, director y equipo técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de banda de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, comprobar permisos, confirmar músicos y director, difundir el concierto y corregir cambios de repertorio sin imprimir el programa dos veces.
¿Cuándo hay que cerrar el repertorio y preparar las partituras?: Cierra el repertorio al menos 4 semanas antes. Recopila y copia las partituras después de aprobarlo, y deja 7 días para comprobar que cada músico tiene su material y que los cambios aparecen en todas las copias.
¿Cuándo se debe reservar el equipo de sonido?: Resérvalo al menos 3 semanas antes y entrega el plan técnico 14 días antes del concierto. Indica cuántos micrófonos, soportes, cajas DI, altavoces, cables y regletas se necesitan, además del horario de montaje.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y pedir el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes, cuando el aforo sea suficientemente estable. Pide el catering después de actualizar la lista y las preferencias dietéticas, idealmente con 5 días de margen.

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