Zo organiseer je een fanfareconcert

Begin met de locatie en concertdatum; die bepalen hoeveel tijd je hebt voor repetities, kaartverkoop en techniek. Leg daarna het programma vast, verzamel de bladmuziek en controleer vroeg of een muzieklicentie nodig is. Zodra de kaartverkoop opent, plan je vrijwilligers, catering en publieksinformatie. Test de geluidsinstallatie ruim voor de concertdag en werk met een duidelijk optredenschema, zodat muzikanten, presentator en techniek weten wanneer ze aan de beurt zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Concertdatum bevestigen
3
Fanfareleden uitnodigen
4
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Muziekstukken selecteren
3 personen
9
Bladmuziek verzamelen
2 personen
10
Bladmuziek kopiëren
2 personen
11
Muzieklicentie controleren
12
Optredenschema maken
2 personen
13
Presentator aanwijzen
14
Kaartverkoop openen
2 personen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Catering reserveren
17
Techniek testen
2 personen
18
Plattegrond maken
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Programma's afdrukken
2 personen
21
Naambadges maken
22
Voorraad controleren
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Instrumenten controleren
4 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Ventilatie controleren
30
Zaalverlichting instellen
2 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Microfoons aansluiten
2 personen
33
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Orkestopstelling maken
4 personen
36
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
37
Bladmuziek klaarleggen
3 personen
38
Entreebalie inrichten
2 personen
39
Programma's klaarleggen
2 personen
40
Garderobe inrichten
2 personen
41
Cateringtafel opbouwen
3 personen
42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
43
Hapjes klaarzetten
3 personen
44
Toiletten controleren
45
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

47
Musici ontvangen
3 personen
48
Inspelen begeleiden
2 personen
49
Deuren openen
2 personen
50
Bezoekers ontvangen
3 personen
51
Kaarten controleren
2 personen
52
Programma's uitdelen
2 personen
53
Concert openen
54
Concertprogramma uitvoeren
35 personen
55
Pauze aankondigen
56
Dranken serveren
4 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Pauze afsluiten
60
Tweede concertdeel uitvoeren
35 personen
61
Slotwoord uitspreken
62
Publiek uitgeleiden
3 personen
63
Informele nazit begeleiden
4 personen
64
Dranken bijvullen tijdens nazit
2 personen
65
Hapjes bijvullen tijdens nazit
2 personen
66
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

67
Instrumenten veilig inpakken
5 personen
68
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
69
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
70
Stoelen opruimen
4 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Cateringtafel afbreken
2 personen
75
Zaal schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
78
Garderobe opruimen
2 personen
79
Voorraad verpakken
2 personen
80
Gevonden voorwerpen verzamelen
81
Locatie afsluiten
2 personen
82
Materialen retourneren
2 personen
83
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 8
Klaptafel entree
Kledingrekkenaantal 2
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Versterker
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 40
Dirigentenlessenaar
Muzieklessenaarlampenaantal 12
Metronoom

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachtergrond
Programmabordenaantal 4
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakkarren

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en bevestig de concertdatum eerst. Plan daarna de uitnodiging van fanfareleden en publieksuitnodigingen, zodat je niet communiceert met een voorlopige datum.
Stel het programma niet pas in de laatste week samen. Selecteer de muziekstukken, verzamel en kopieer de bladmuziek en controleer de muzieklicentie zodra de bezetting en speelduur vaststaan.
Open de kaartverkoop zodra datum, locatie en programma voldoende zeker zijn. Houd aanmeldingen en dieetwensen apart bij en geef de cateraar uiterlijk enkele dagen voor het concert het actuele aantal door.
Test luidsprekers, versterker, mengpaneel, microfoons en audiokabels vóór de concertdag. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig met kabelmatten weg en controleer ook de verlichting van de muzieklessenaars.
Maak voor de opbouw een plattegrond met stoelen, tafels, entree en techniek. Druk programma’s en naambadges op tijd af, regel bewegwijzering en koel de dranken pas nadat de voorraad is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fanfareconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en concertdatum. Plan in de eerste 2 weken ook het programma, de muziekselectie en de controle van de muzieklicentie.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een fanfareconcert starten?: Open de kaartverkoop zodra datum, locatie en programma vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor het concert. Verwerk aanmeldingen wekelijks, zodat je catering en zaalindeling uiterlijk 3 dagen vooraf kunt bijwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?: Plan minimaal 2 uur voor de technische test en soundcheck op de concertdag. Controleer daarnaast 1 week eerder of luidsprekers, microfoons, kabels, versterker en mengpaneel compleet en werkend zijn.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een fanfareconcert?: Reserveer catering zodra je een eerste bezoekersinschatting hebt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor het concert door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.