Organiser un concert de fanfare, étape par étape

Un concert de fanfare se prépare d’abord sur deux fronts : la date et le lieu, puis le contenu musical et l’accueil du public. Commence par confirmer la disponibilité des musiciens et les contraintes de la salle avant d’ouvrir la billetterie. Le programme, les partitions et les besoins techniques doivent être finalisés assez tôt pour laisser le temps aux essais. Les dernières heures servent surtout à installer, tester le son, refroidir les boissons et répartir clairement les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date du concert
3
Inviter les membres de la fanfare
4
Envoyer les invitations au public
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir le programme
2 personnes
8
Sélectionner les morceaux de musique
3 personnes
9
Rassembler les partitions
2 personnes
10
Copier les partitions
2 personnes
11
Vérifier la licence musicale
12
Établir le programme des spectacles
2 personnes
13
Désigner un animateur
14
Ouvrir la billetterie
2 personnes
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Réserver le catering
17
Tester la technique
2 personnes
18
Créer le plan
19
Concevoir la signalétique
20
Imprimer les programmes
2 personnes
21
Créer les badges nominatifs
22
Vérifier les stocks
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Vérifier les instruments
4 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier la ventilation
30
Régler l’éclairage de la salle
2 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Brancher les microphones
2 personnes
33
Effectuer la vérification du son
3 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Mettre en place l'orchestre
4 personnes
36
Installer les pupitres
3 personnes
37
Préparer les partitions
3 personnes
38
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
39
Préparer les programmes
2 personnes
40
Aménager le vestiaire
2 personnes
41
Monter la table de catering
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Installer la signalisation
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

47
Accueillir les musiciens
3 personnes
48
Accompagner l’échauffement
2 personnes
49
Ouvrir les portes
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Contrôler les billets
2 personnes
52
Distribuer les programmes
2 personnes
53
Ouvrir le concert
54
Exécuter le programme du concert
35 personnes
55
Annoncer la pause
56
Servir les boissons
4 personnes
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Clore la pause
60
Interpréter la deuxième partie du concert
35 personnes
61
Prononcer le mot de clôture
62
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
63
Animer le moment convivial informel
4 personnes
64
Réapprovisionner les boissons pendant la soirée
2 personnes
65
Réapprovisionner les snacks pendant le verre de clôture
2 personnes
66
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

67
Emballer les instruments en toute sécurité
5 personnes
68
Démonter la sono
3 personnes
69
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
70
Ranger les chaises
4 personnes
71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Démonter la table de catering
2 personnes
75
Nettoyer la salle
4 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Retirer la signalétique
2 personnes
78
Ranger le vestiaire
2 personnes
79
Emballer le stock
2 personnes
80
Rassembler les objets trouvés
81
Fermer le lieu
2 personnes
82
Retourner les matériels
2 personnes
83
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 8
Table pliante d’entrée
Portants à vêtementsqté 2
Tables hautesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Pupitres de musiqueqté 40
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pupitre pour musiciensqté 12
Métronome

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Fond de scène
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chariots de ménage

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et confirme la date avant d’envoyer les invitations : garde idéalement 8 à 12 semaines pour préparer le programme, la billetterie et les bénévoles.
Finalise les morceaux, les partitions et la licence musicale au moins 3 semaines avant le concert. Prévois ensuite les copies nécessaires pour chaque pupitre et vérifie qu’aucune partition ne manque.
Teste la sonorisation dans la salle, pas seulement à vide : vérifie les haut-parleurs, l’amplificateur, la table de mixage, les microphones, les câbles et les rallonges 1 à 2 semaines avant.
Établis le plan d’accueil avant l’impression des supports : place la table d’entrée, les chaises, les portants et la signalétique, puis prévois une personne pour les inscriptions et une autre pour orienter le public.
Fais les courses après avoir contrôlé les stocks, puis refroidis les boissons le jour même. Pour le café, installe les machines, bouilloires et thermos au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévois 8 à 12 semaines pour un concert avec billetterie, programme musical et accueil du public. Les tests techniques, les bénévoles et les impressions doivent être terminés au plus tard 1 semaine avant.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert de fanfare ?: Ouvre-la dès que la date, le lieu, les horaires et le programme général sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’anticiper l’accueil.
Que faut-il tester avant un concert de fanfare ?: Teste 1 à 2 semaines avant les haut-parleurs, l’amplificateur, la table de mixage, les microphones, les câbles, les rallonges et les multiprises dans la salle prévue. Refais un contrôle le jour J avant l’arrivée du public.
Quand installer la salle pour un concert de fanfare ?: Installe les chaises, tables, pupitres, éclairages et signalétique le jour du concert, idéalement 3 à 4 heures avant l’ouverture. Garde ensuite au moins 60 minutes pour la balance sonore et les derniers contrôles.

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