Ein Blasorchesterkonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Blasorchesterkonzert gelingt, wenn du zuerst Termin und Veranstaltungsort festlegst und danach Musik, Mitwirkende und Publikum koordinierst. Plane die Noten, Aufführungsreihenfolge und Lizenzen frühzeitig, bevor Einladungen und Ticketverkauf starten. Technik, Bestuhlung und Beschilderung brauchen einen eigenen Testlauf. Kurz vor dem Konzert entscheidet eine genaue Zeitplanung darüber, ob Aufbau, Einlass, Catering und Auftritt ohne Verzögerung ineinandergreifen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Konzertdatum bestätigen
- 3
Blasmusikmitglieder einladen
- 4
Publikumseinladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 8
Musikstücke auswählen
3 Personen
- 9
Noten sammeln
2 Personen
- 10
Noten kopieren
2 Personen
- 11
Musiklizenz prüfen
- 12
Aufführungsplan erstellen
2 Personen
- 13
Moderator bestimmen
- 14
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
- 15
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 16
Catering reservieren
- 17
Technik testen
2 Personen
- 18
Lageplan erstellen
- 19
Beschilderung entwerfen
- 20
Programme ausdrucken
2 Personen
- 21
Namensschilder erstellen
- 22
Bestand prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufsliste prüfen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Instrumente prüfen
4 Personen
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Belüftung prüfen
- 30
Saalbeleuchtung einstellen
2 Personen
- 31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 32
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 33
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 34
Stühle aufstellen
4 Personen
- 35
Orchesteraufstellung erstellen
4 Personen
- 36
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 37
Notenblätter bereitlegen
3 Personen
- 38
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 39
Programme bereitlegen
2 Personen
- 40
Garderobe einrichten
2 Personen
- 41
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
- 42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 43
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 44
Toiletten kontrollieren
- 45
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 46
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 47
Musiker empfangen
3 Personen
- 48
Einsingen begleiten
2 Personen
- 49
Türen öffnen
2 Personen
- 50
Besucher empfangen
3 Personen
- 51
Karten kontrollieren
2 Personen
- 52
Programme ausgeben
2 Personen
- 53
Konzert eröffnen
- 54
Konzertprogramm durchführen
35 Personen
- 55
Pause ankündigen
- 56
Getränke servieren
4 Personen
- 57
Snacks servieren
4 Personen
- 58
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 59
Pause beenden
- 60
Zweiten Konzertteil aufführen
35 Personen
- 61
Abschlusswort sprechen
- 62
Publikum verabschieden
3 Personen
- 63
Informellen Ausklang begleiten
4 Personen
- 64
Getränke während des Beisammenseins nachfüllen
2 Personen
- 65
Snacks während des Beisammenseins nachfüllen
2 Personen
- 66
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 67
Instrumente sicher einpacken
5 Personen
- 68
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 69
Musikpulte wegräumen
3 Personen
- 70
Stühle aufräumen
4 Personen
- 71
Geschirr sammeln
3 Personen
- 72
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 73
Abfall sammeln
3 Personen
- 74
Cateringtisch abbauen
2 Personen
- 75
Saal reinigen
4 Personen
- 76
Toiletten reinigen
2 Personen
- 77
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 78
Garderobe aufräumen
2 Personen
- 79
Vorrat verpacken
2 Personen
- 80
Fundsachen sammeln
- 81
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 82
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 83
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 8
- Klapptafel Eingang
- KleiderständerAnz. 2
- StehtischeAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Verstärker
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 6
- NotenpulteAnz. 40
- Dirigentenpult
- Lampen für NotenpulteAnz. 12
- Metronom
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- TeelöffelAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Bühnenhintergrund
- ProgrammschilderAnz. 4
- NamensschilderAnz. 50
- BadgehalterAnz. 50
- TischnummernAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Reinigungswagen
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Saal zuerst und prüfe dabei Bühne, Bestuhlung, Stromanschlüsse und Platz für Notenpulte. Kläre mindestens 8 Wochen vorher, wann der Aufbau beginnen darf und wer Zugang zum Raum hat.
- Sammle die Noten, wähle die Musikstücke und erstelle den Aufführungsplan, bevor du das Programm druckst. Plane für jedes Stück eine eindeutige Reihenfolge und halte zusätzlich 1 bis 2 Ersatzexemplare wichtiger Noten bereit.
- Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplätze, Einlass und Kapazität feststehen. Bearbeite Anmeldungen wöchentlich und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit das Catering korrekt bestellt werden kann.
- Teste Lautsprecher, Verstärker, Mischpult und Funkmikrofone nicht erst am Konzerttag. Plane mindestens 2 Technikproben ein und sichere Audiokabel, Verlängerungskabel und Kabelmatten gegen Stolperstellen.
- Ordne den Konzerttag rückwärts: Getränke mindestens 2 Stunden vorher kühlen, Programme und Namensschilder bereitlegen und Helfer vor dem Einlass einweisen. Beschilderung am Eingang und ein Lageplan sparen besonders bei getrennten Garderoben-, Sitz- und Cateringbereichen Zeit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Blasorchesterkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Besetzung. Musikprogramm, Noten und Lizenzen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte man die Noten für ein Blasorchesterkonzert sammeln?
- Sammle und prüfe die Noten mindestens 6 Wochen vorher. Für Kopien, fehlende Stimmen und die Prüfung der Musiklizenz bleiben so noch mehrere Tage bis Wochen Puffer.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Blasorchesterkonzert?
- Plane mindestens 1 verantwortliche Person für die Organisation, 2 bis 3 Helfer für Einlass und Tickets sowie 2 Personen für Aufbau und Technik ein. Bei Catering oder mehr als 100 Gästen brauchst du meist zusätzliche Unterstützung.
- Wann muss das Catering für ein Blasorchesterkonzert bestellt werden?
- Reserviere das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher und melde die endgültige Gästezahl sowie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Getränke und Kühlmöglichkeiten solltest du am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass vorbereiten.
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