Cómo organizar un concierto de banda de música

Organizar un concierto de banda de música requiere coordinar al mismo tiempo a los músicos, el repertorio, el público y la parte técnica. Empieza reservando el lugar y fijando la fecha; después cierra la formación, las partituras y el programa antes de abrir la venta de entradas. En las últimas semanas, concentra el trabajo en los voluntarios, el plano de la sala, la señalización y la prueba de sonido. El día del concierto, deja listas las acreditaciones, las bebidas y una copia del programa para cada intervención.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Confirmar la fecha del concierto
3
Invitar a los miembros de la fanfarria
4
Enviar invitaciones al público
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Elaborar el programa
2 personas
8
Seleccionar piezas musicales
3 personas
9
Recoger partituras
2 personas
10
Copiar partituras
2 personas
11
Comprobar la licencia musical
12
Hacer el programa de actuaciones
2 personas
13
Designar presentador
14
Abrir la venta de entradas
2 personas
15
Programar voluntarios
2 personas
16
Reservar el catering
17
Probar la técnica
2 personas
18
Hacer el plano
19
Diseñar la señalización
20
Imprimir programas
2 personas
21
Hacer tarjetas de identificación
22
Comprobar el inventario
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Comprobar instrumentos
4 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Comprobar la ventilación
30
Configurar la iluminación de la sala
2 personas
31
Montar el sistema de sonido
3 personas
32
Conectar los micrófonos
2 personas
33
Realizar la prueba de sonido
3 personas
34
Colocar las sillas
4 personas
35
Montar la disposición de la orquesta
4 personas
36
Colocar los atriles
3 personas
37
Preparar las partituras
3 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Preparar los programas
2 personas
40
Montar el guardarropa
2 personas
41
Montar la mesa de catering
3 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Preparar los aperitivos
3 personas
44
Comprobar los baños
45
Colocar la señalización
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

47
Recibir a los músicos
3 personas
48
Coordinar la entrada en juego
2 personas
49
Abrir las puertas
2 personas
50
Recibir a los visitantes
3 personas
51
Comprobar los mapas
2 personas
52
Repartir programas
2 personas
53
Abrir el concierto
54
Ejecutar el programa del concierto
35 personas
55
Anunciar el descanso
56
Servir las bebidas
4 personas
57
Servir aperitivos
4 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Cerrar el descanso
60
Realizar la segunda parte del concierto
35 personas
61
Dar el discurso de clausura
62
Despedir al público
3 personas
63
Guiar la tertulia informal
4 personas
64
Reponer las bebidas durante la tertulia
2 personas
65
Reponer los aperitivos durante la sobremesa
2 personas
66
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

67
Empaquetar los instrumentos de forma segura
5 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
69
Recoger los atriles de música
3 personas
70
Recoger sillas
4 personas
71
Recoger la vajilla
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Desmontar la mesa de catering
2 personas
75
Limpiar la sala
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Retirar la señalización
2 personas
78
Ordenar el guardarropa
2 personas
79
Empaquetar el inventario
2 personas
80
Recoger objetos perdidos
81
Cerrar el recinto
2 personas
82
Devolver los materiales
2 personas
83
Guardar los víveres sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 8
Mesa plegable de entrada
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Amplificador
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Atriles de músicacant. 40
Atril del director
Lámparas para atriles de músicacant. 12
Metrónomo

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillascant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Fondo del escenario
Carteles del programacant. 4
Credencialescant. 50
Portabadgescant. 50
Números de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Carros de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y confirma la fecha antes de invitar a la banda: así puedes comunicar un día y un horario definitivos, y evitar cambios en las inscripciones del público.
Cierra las piezas musicales y recoge las partituras con varias semanas de margen. Comprueba la licencia musical antes de copiar el material y prepara una copia para cada músico que la necesite.
Programa la prueba técnica al menos 2 horas antes de la apertura de puertas. Revisa amplificador, mesa de mezclas, micrófonos, cables, atriles y lámparas; fija los cables al suelo para que no crucen las zonas de paso.
Calcula el acceso como un puesto propio: coloca la mesa de entrada, prepara las tarjetas de identificación y define quién controla las inscripciones. Imprime los programas cuando el repertorio y el orden de actuaciones ya estén cerrados.
No dejes el catering y las bebidas para el último día. Confirma las preferencias dietéticas, revisa el inventario y enfría las bebidas con al menos 6 horas de antelación, especialmente si dependes de neveras portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de banda de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar a los músicos, tramitar la licencia musical, abrir las entradas y corregir problemas técnicos sin trabajar con prisas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido de un concierto?: Hazla el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Prueba cada micrófono, altavoz, cable y entrada de la mesa de mezclas, y deja 30 minutos adicionales para resolver fallos.
¿Cuántas copias de las partituras y del programa hacen falta?: Prepara una copia de cada partitura para cada músico que la utilice y añade 2 copias de reserva por pieza. Para el público, imprime un programa por asistente previsto y un 10 % extra para pérdidas o cambios de última hora.
¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para el concierto?: Ponlas a enfriar al menos 6 horas antes de servirlas; si son muchas o las neveras portátiles están llenas, calcula 12 horas. Comprueba también que haya suficientes vasos, tazas y termos antes de que llegue el público.

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