Zo organiseer je een fanfareconcert

Een fanfareconcert organiseren begint niet met repeteren, maar met de datum, zaal en technische randvoorwaarden. Daarna werk je in vaste volgorde: programma en bezetting bevestigen, publiek uitnodigen, vrijwilligers indelen en de zaal praktisch voorbereiden. Controleer ruim vooraf of vergunningen, partituren, microfoons en muzieklessenaars geregeld zijn. Op de concertdag zelf draait veel om korte controles: stoelen tellen, dranken koelen, licht en verwarming testen en alle sleutels en betaalmiddelen bij de hand hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Reserveringen maken
4
Programma samenstellen
3 personen
5
Repertoire en partituren controleren
2 personen
6
Dirigent en presentator bevestigen
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie publiceren
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Bezoekerslijst bijwerken
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Technische wensen controleren
2 personen
15
Zaalindeling uitwerken
2 personen
16
Stoelenaantal bepalen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Partituren kopiëren
2 personen
22
Programmaboekjes vouwen
3 personen
23
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Licht en verwarming controleren
2 personen
26
Zaalvloer controleren
2 personen
27
Stoelen opstellen
5 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Muzieklessenaars plaatsen
4 personen
30
Instrumentenruimte inrichten
3 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Verlichting testen
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Entree en garderobe inrichten
3 personen
36
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen
39
Toiletten controleren
40
Brand- en vluchtroutes vrijmaken
2 personen
41
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
42
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

43
Muzikanten ontvangen
3 personen
44
Instrumenten klaarzetten
5 personen
45
Soundcheck uitvoeren
3 personen
46
Deuren openen
3 personen
47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
49
Garderobe bemannen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Concert aankondigen
53
Pauze verzorgen
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Toiletten tussentijds controleren
56
Bezoekers begeleiden
2 personen
57
Avondprogramma presenteren
58
Optreden begeleiden
3 personen
59
Publieksvragen verzamelen
60
Afscheidswoord verzorgen
61
Garderobe afronden
2 personen
62
Instrumenten veilig opbergen
5 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Buffet afsluiten
3 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
69
Zaal schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
74
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
76
Bezoekersvragen beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Versterker
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Ducttapeaantal 4
Zaklampenaantal 3

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum en locatie minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct hoeveel stoelen, muzieklessenaars en podiumruimte beschikbaar zijn en vraag na of een vergunning of aanvullende melding nodig is.
Stel het programma pas definitief vast nadat repertoire, partituren, dirigent en presentator zijn bevestigd. Houd uiterlijk 3 weken voor het concert een versie klaar voor programmaboekjes en communicatie.
Plan techniek niet op het laatste moment: controleer 1 tot 2 weken vooraf microfoons, statieven, mengpaneel, luidsprekers, versterker, kabels en stroompunten. Doe op de concertdag een volledige geluidstest vóór bezoekers binnenkomen.
Maak de publieksplanning op basis van het verwachte aantal bezoekers. Tel stoelen, richt garderoberekken en ontvangsttafels in en wijs vrijwilligers toe aan entree, kassa, garderobe, catering en zaal; verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.
Werk met een aparte opbouw- en eindcontrole. Haal locatiesleutels vooraf op, test licht en verwarming, zet dranken minimaal 2 uur van tevoren koud en leg zaklampen, ducttape en een reserveverlengsnoer klaar voor kleine technische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fanfareconcert organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Rond programma, promotie en vrijwilligers uiterlijk 3 tot 4 weken voor het concert af.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een fanfareconcert?: Bepaal het aantal op basis van de bevestigde aanmeldingen en reserveer ongeveer 5 tot 10 procent extra stoelen. Houd daarnaast ruimte vrij voor orkest, muzieklessenaars, looppaden en eventuele techniek.
Wanneer regel je de techniek voor een fanfareconcert?: Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, versterker en kabels 1 tot 2 weken vooraf. Plan op de concertdag een geluidstest en controleer stroompunten voordat het publiek de zaal in gaat.
Wanneer doe je de boodschappen en koel je de dranken?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal verse producten zo laat mogelijk. Zet dranken ongeveer 2 uur voor aanvang in koelboxen of koelkasten, zodat ze bij de publieksontvangst koud zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.