Cómo organizar un concierto de banda de música

Organizar un concierto de banda de música requiere coordinar el repertorio, el espacio, el equipo técnico y la atención al público en el orden correcto. Empieza fijando la fecha y el lugar, y confirma cuanto antes los permisos, las reservas y las necesidades de la banda. Después puedes cerrar el programa, comunicar el evento y calcular sillas, bebidas y comida según las inscripciones. Las últimas horas deben quedar para el montaje, las partituras, la iluminación y una prueba completa de sonido.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Hacer reservas
4
Elaborar el programa
3 personas
5
Comprobar el repertorio y las partituras
2 personas
6
Confirmar al director y al presentador
2 personas
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la promoción
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Actualizar la lista de visitantes
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
15
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
16
Determinar el número de sillas
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Copiar partituras
2 personas
22
Doblar los folletos del programa
3 personas
23
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
24
Recoger las llaves del recinto
25
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
26
Comprobar el suelo del salón
2 personas
27
Colocar las sillas
5 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Colocar los atriles
4 personas
30
Montar el espacio para instrumentos
3 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Probar la iluminación
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
36
Preparar el buffet de catering
4 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Preparar los aperitivos
3 personas
39
Comprobar los baños
40
Despejar las rutas de incendio y evacuación
2 personas
41
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
42
Dar briefing al equipo de catering
3 personas

Evento

43
Recibir a los músicos
3 personas
44
Preparar los instrumentos
5 personas
45
Hacer la prueba de sonido
3 personas
46
Abrir las puertas
3 personas
47
Recibir a los visitantes
4 personas
48
Repartir los programas
2 personas
49
Atender el guardarropa
2 personas
50
Servir café y té
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Anunciar el concierto
53
Organizar la pausa
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Comprobar los baños periódicamente
56
Guiar a los visitantes
2 personas
57
Presentar el programa de la noche
58
Acompañar la actuación
3 personas
59
Recoger preguntas del público
60
Dar el discurso de despedida
61
Terminar el guardarropa
2 personas
62
Guardar los instrumentos de forma segura
5 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

64
Cerrar el bufé
3 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Retirar sillas y mesas
5 personas
69
Limpiar la sala
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Cerrar el recinto
2 personas
73
Devolver los materiales prestados
2 personas
74
Devolver el equipo alquilado
2 personas
75
Guardar el stock sobrante
2 personas
76
Responder a las preguntas de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 8
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Amplificador
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta americanacant. 4
Linternascant. 3

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharones de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 4

Decoración

Bannerscant. 4
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar el concierto. Deja al menos 4 semanas para resolver reservas, autorizaciones y posibles cambios del recinto.
Confirma el repertorio y las partituras con la banda antes de imprimir el programa. Prepara copias suficientes para músicos, director y presentador, y guarda algunas de reserva.
Haz una prueba técnica en el espacio, no solo una comprobación sobre el papel. Revisa micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, amplificador, cables y regletas con tiempo para corregir fallos.
Calcula el montaje según la distribución real de la sala: sillas para el público, atriles para los músicos y espacio para director, presentador y equipo de sonido. Comprueba también la luz, la calefacción y los accesos antes de abrir las puertas.
Cierra las cifras de catering después de actualizar la lista de visitantes y sus preferencias dietéticas. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja preparada la caja, los medios de pago, los folletos y las llaves del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de banda de música?: Empieza al menos 4 semanas antes. Ese margen permite fijar el lugar, comprobar permisos, reservar servicios, confirmar el repertorio y enviar las invitaciones sin trabajar a última hora.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla el mismo día, antes de que llegue el público, y reserva como mínimo 60 minutos. Comprueba cada micrófono, los altavoces, el amplificador, la mesa de mezclas y todos los cables.
¿Cuántas sillas y bebidas necesito para el concierto?: Prepara una silla por visitante confirmado y añade un pequeño margen para cambios de última hora. Para las bebidas, calcula aproximadamente 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta la compra según la duración y el catering.
¿Cuándo debo imprimir los programas y las partituras?: Hazlo cuando el repertorio esté confirmado, preferiblemente entre 3 y 7 días antes del concierto. Así todavía puedes corregir nombres, orden de las piezas o cambios del presentador sin desperdiciar todo el material.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.