Organiser un concert de fanfare sans rien oublier

Un concert de fanfare se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le lieu et les autorisations, puis verrouillez le programme avant de lancer les invitations. Les besoins techniques doivent être vérifiés avec le chef d’orchestre, le présentateur et la personne qui gère la sonorisation. Dans les derniers jours, les partitions, les chaises, les boissons fraîches et les moyens de paiement sont souvent les points oubliés. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Faire les réservations
4
Établir le programme
3 personnes
5
Vérifier le répertoire et les partitions
2 personnes
6
Confirmer le chef d'orchestre et le présentateur
2 personnes
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des visiteurs
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
15
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
16
Déterminer le nombre de chaises
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Copier les partitions
2 personnes
22
Plier les livrets du programme
3 personnes
23
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
24
Récupérer les clés du lieu
25
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
26
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
27
Installer les chaises
5 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les pupitres
4 personnes
30
Aménager la salle des instruments
3 personnes
31
Raccorder le matériel audio
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Tester l’éclairage
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Dégager les issues de secours et les voies d’évacuation
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
42
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

43
Accueillir les musiciens
3 personnes
44
Installer les instruments
5 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
46
Ouvrir les portes
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
49
Tenir le vestiaire
2 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Annoncer le concert
53
Assurer la pause
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Guider les visiteurs
2 personnes
57
Présenter le programme de la soirée
58
Accompagner la prestation
3 personnes
59
Recueillir les questions du public
60
Prononcer le mot de clôture
61
Finaliser le vestiaire
2 personnes
62
Ranger les instruments en toute sécurité
5 personnes
63
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

64
Fermer le buffet
3 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
69
Nettoyer la salle
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner le matériel loué
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Répondre aux questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Lampes de pocheqté 3

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 4

Décoration

Bannièresqté 4
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant toute communication, puis vérifiez les autorisations nécessaires au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Une réservation confirmée évite d’imprimer ou d’envoyer des invitations trop tôt.
Finalisez le programme avant de copier les partitions et de plier les livrets. Prévoyez une dernière vérification du répertoire 7 jours avant le concert afin d’éviter une version manquante le jour de la répétition.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez la liste des visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez alors calculer les quantités de catering et répartir les bénévoles sur l’accueil, la caisse et le service.
Faites tester microphones, pieds de micro, table de mixage, haut-parleurs et câbles dans la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, éclairages de scène, chauffage et éclairage de secours.
Récupérez les clés assez tôt le jour même et préparez la caisse, les moyens de paiement, les chaises et les pupitres avant l’installation finale. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance : les glacières et réfrigérateurs ne compensent pas toujours un remplissage de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer le programme, envoyer les invitations et organiser la technique sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de fanfare ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le concert. Faites un point sur les inscriptions environ 10 jours avant, puis mettez à jour la liste des visiteurs 3 à 5 jours avant l’ouverture des portes.
Que faut-il vérifier pour la sonorisation d’une fanfare ?: Contrôlez les microphones, pieds, câbles audio, table de mixage, amplificateur et haut-parleurs au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Testez chaque entrée séparément et gardez du ruban adhésif ainsi que des rallonges accessibles.
Quand préparer les partitions et les livrets du programme ?: Copiez les partitions dès que le répertoire est confirmé, idéalement 7 jours avant le concert. Pliez les livrets dans les 2 ou 3 jours précédents, après une dernière correction du programme et des noms des intervenants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.