So organisierst du ein Blasorchesterkonzert

Bei einem Blasorchesterkonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Zuerst stehen Termin, Saal, Genehmigungen und Reservierungen fest; danach folgen Programm, Mitwirkende und Einladungen. Später werden Anmeldungen, Sitzplätze, Technik und Verpflegung anhand konkreter Zahlen geplant. Kurz vor dem Konzert geht es vor allem darum, Noten, Programmhefte, Getränke, Schlüssel und die Helfereinteilung vollständig bereitzulegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Reservierungen vornehmen
4
Programm zusammenstellen
3 Personen
5
Repertoire und Noten prüfen
2 Personen
6
Dirigenten und Moderator bestätigen
2 Personen
7
Einladungen erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung veröffentlichen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Besucherliste aktualisieren
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
15
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
16
Anzahl der Stühle festlegen
17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Noten kopieren
2 Personen
22
Programmhefte falten
3 Personen
23
Kasse und Zahlungsmittel bereitstellen
2 Personen
24
Standortschlüssel abholen
25
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
26
Saalboden kontrollieren
2 Personen
27
Stühle aufstellen
5 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Notenständer aufstellen
4 Personen
30
Instrumentenraum einrichten
3 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Beleuchtung testen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Snacks bereitstellen
3 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Flucht- und Brandwege freimachen
2 Personen
41
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
42
Briefing für das Catering-Team geben
3 Personen

Event

43
Musiker empfangen
3 Personen
44
Instrumente bereitstellen
5 Personen
45
Soundcheck durchführen
3 Personen
46
Türen öffnen
3 Personen
47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Programmhefte verteilen
2 Personen
49
Garderobe besetzen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Konzert ankündigen
53
Pause organisieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
56
Besucher begleiten
2 Personen
57
Abendprogramm moderieren
58
Auftritt begleiten
3 Personen
59
Publikumsfragen sammeln
60
Abschiedsrede halten
61
Garderobe abschließen
2 Personen
62
Instrumente sicher verstauen
5 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Buffet schließen
3 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
69
Saal reinigen
4 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
76
Besucherfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Ausstattung

NotenpulteAnz. 45
Dirigentenpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
Verstärker
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 3

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
KannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Saal zuerst fest und prüfe Genehmigungen frühzeitig. Reserviere Dirigent, Präsentator und benötigte Technik, bevor Einladungen verschickt werden.
Erstelle das Programm erst nach der Prüfung von Repertoire und Partituren. Plane zusätzliche Exemplare ein, damit Musiker und Dirigent am Konzerttag nicht mit fehlenden Noten suchen müssen.
Führe Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer laufend aktualisierten Besucherdatei. Leite daraus die Stuhlzahl, Tischordnung und Cateringmengen ab, statt erst beim Aufbau zu schätzen.
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker und Kabel vor dem Einlass. Klebeband, Taschenlampen und Verlängerungskabel gehören griffbereit an den Technikplatz, nicht in eine ungeöffnete Kiste.
Kühle Getränke rechtzeitig und richte Kaffee, Geschirr und Warmhaltekannen vor dem Einlass ein. Hole die Schlüssel früh genug ab und kontrolliere Licht sowie Heizung, bevor Musiker und Publikum eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Blasorchesterkonzert organisieren?: Beginne mehrere Monate vor dem Konzert mit Termin, Saal, Genehmigungen und Reservierungen. Programm, Mitwirkende und Einladungen sollten feststehen, bevor die Anmeldungen eingehen.
Wie viele Stühle braucht man für ein Blasorchesterkonzert?: Plane die Stuhlzahl anhand der bestätigten Besucher und ergänze nur eine kleine Reserve. Aktualisiere die Zahl nach dem Anmeldeschluss, damit Fluchtwege und Sitzreihen nicht kurzfristig umgebaut werden müssen.
Wann sollte die Technik für ein Blasorchesterkonzert geprüft werden?: Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker und Kabel spätestens am Vortag. Am Konzerttag sollte nur noch ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass nötig sein.
Wann sollte man Getränke und Catering für das Konzert einkaufen?: Berechne die Mengen nach Besucherzahl und Ernährungswünschen, sobald die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Kühl Getränke rechtzeitig vor dem Einlass und stelle Kaffee sowie Geschirr vor Beginn bereit.

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