Zo organiseer je een familieconcert zonder last-minute stress

Begin met de locatie, de datum en het programma; die bepalen bijna alle vervolgstappen. Bevestig daarna de muzikanten, regel geluidsapparatuur en verstuur uitnodigingen zodra de inhoud vaststaat. Houd bij aanmeldingen niet alleen aantallen bij, maar ook dieetwensen en de behoefte aan kinderstoelen. Op de dag zelf werkt een vaste volgorde het best: eerst de ruimte en techniek, daarna instrumenten, catering en ontvangst. Reserveer voor de geluidscheck minstens 60 minuten voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Muzikanten bevestigen
6
Locatie reserveren
7
Catering bestellen
8
Geluidsapparatuur reserveren
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Plattegrond maken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Hapjes voorbereiden
4 personen
15
Dranken koelen
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen opstellen
5 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
21
Microfoons testen
2 personen
22
Instrumenten klaarzetten
3 personen
23
Verlichting ophangen
3 personen
24
Versiering ophangen
4 personen
25
Entreebord plaatsen
26
Cateringtafel inrichten
3 personen
27
Servies klaarzetten
2 personen
28
Hapjes uitstallen
3 personen
29
Dranken klaarzetten
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Muzikanten ontvangen
2 personen
32
Soundcheck uitvoeren
4 personen
33
Deuren openen
3 personen
34
Gasten verwelkomen
4 personen
35
Aanmeldingen afvinken
2 personen
36
Programma uitdelen
2 personen
37
Openingswoord verzorgen
38
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Kinderhoek begeleiden
2 personen
42
Pauze aankondigen
43
Buffet aanvullen
2 personen
44
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
45
Tafels afruimen
3 personen
46
Servies verzamelen
2 personen
47
Avondmaaltijd serveren
4 personen
48
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
49
Derde concertblok begeleiden
3 personen
50
Publieksvragen begeleiden
51
Finale aankondigen
52
Finale begeleiden
3 personen
53
Afscheid aankondigen
54
Gasten uitzwaaien
4 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
56
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
57
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

58
Decoratie verwijderen
3 personen
59
Stoelen inklappen
4 personen
60
Tafels afbreken
4 personen
61
Afval sorteren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Apparatuur inpakken
3 personen
65
Voorraad terugbrengen
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Borg en sleutels afhandelen
68
Overgebleven eten verdelen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 4
Kleedkamertafelaantal 2
Klapstoelenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Kinderstoelenaantal 8
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 140
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 130

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 8
Pianokruk
Gitaarstandaardsaantal 4
Muziekinstrumentenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4
Nachtlampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek ruim vóór het publiek arriveert. Sluit luidsprekers, mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven en eventuele DI-boxen aan en test elk kanaal afzonderlijk; trek hiervoor minimaal 60 minuten uit.
Maak de zaalindeling op basis van gezinnen en zichtlijnen. Zet stoelen en klapstoelen zo neer dat kinderen het podium kunnen zien, houd ruimte voor kinderstoelen vrij en plaats tafels en statafels niet in de looproute naar de entree.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer de boodschappenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat hapjes, dranken en servies nog kunnen worden aangevuld.
Plan vrijwilligers per blok in plaats van alleen per taak. Zorg bij de opening voor minstens één persoon bij de entree, één bij de catering en één aanspreekpunt voor muzikanten en techniek.
Richt de podiumruimte eerst functioneel en pas daarna feestelijk in. Maak het podium vrij, zet instrumenten klaar, hang verlichting en versiering op en plaats het entreebord voordat de gasten arriveren; zo blijven kabels en hulpmiddelen uit beeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familieconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en programma. Bevestig muzikanten en geluidsapparatuur daarna zo snel mogelijk; uitnodigingen kunnen zodra die basis vaststaat.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een familieconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 10 dagen voor het concert, zodat catering en naamkaartjes op tijd geregeld zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig om een familieconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van ruimte, podium, stoelen, tafels, techniek en catering. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor het testen van microfoons en luidsprekers, los van het klaarzetten van instrumenten.
Wat moet je op de dag van een familieconcert als eerste doen?: Open de locatie eerst, maak de podiumruimte vrij en zet daarna tafels en stoelen neer. Sluit vervolgens de geluidsapparatuur aan en test de microfoons voordat je instrumenten, hapjes, dranken en decoratie definitief klaarzet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.