Organiser un concert familial, étape par étape
Un concert familial se prépare d’abord comme un accueil, puis comme un spectacle. Commencez par fixer le lieu, confirmer les musiciens et établir un programme réaliste avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner le catering, les chaises, les badges et les besoins alimentaires. La dernière ligne droite consiste à répartir les bénévoles, tester le son et préparer la salle dans un ordre précis, pour éviter les installations faites dans l’urgence.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Finaliser le programme
2 personnes
- 5
Confirmer les musiciens
- 6
Réserver le lieu
- 7
Commander le catering
- 8
Réserver le matériel de sonorisation
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Créer le plan
- 11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 12
Vérifier la liste des courses
- 13
Faire les courses
3 personnes
- 14
Préparer les en-cas
4 personnes
- 15
Refroidir les boissons
2 personnes
Événement
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
- 18
Installer les tables
4 personnes
- 19
Installer les chaises
5 personnes
- 20
Raccorder le matériel audio
3 personnes
- 21
Tester les microphones
2 personnes
- 22
Installer les instruments
3 personnes
- 23
Installer l'éclairage
3 personnes
- 24
Suspendre la décoration
4 personnes
- 25
Installer le panneau d’entrée
- 26
Installer la table traiteur
3 personnes
- 27
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 28
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 29
Préparer les boissons
2 personnes
- 30
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 31
Accueillir les musiciens
2 personnes
- 32
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 33
Ouvrir les portes
3 personnes
- 34
Accueillir les invités
4 personnes
- 35
Cocher les inscriptions
2 personnes
- 36
Distribuer le programme
2 personnes
- 37
Faire le discours d’ouverture
- 38
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 41
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
- 42
Annoncer la pause
- 43
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 44
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
- 45
Dégager les tables
3 personnes
- 46
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 47
Servir le dîner
4 personnes
- 48
Servir les repas adaptés
2 personnes
- 49
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
- 50
Animer les questions du public
- 51
Annoncer la finale
- 52
Encadrer la finale
3 personnes
- 53
Annoncer le départ
- 54
Raccompagner les invités
4 personnes
- 55
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 56
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 57
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Suivi
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Plier les chaises
4 personnes
- 60
Démonter les tables
4 personnes
- 61
Trier les déchets
3 personnes
- 62
Faire la vaisselle
3 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Emballer le matériel
3 personnes
- 65
Rapporter le stock
2 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Gérer la caution et les clés
- 68
Distribuer les restes
2 personnes
- 69
Rendre les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 4
- Table de logeqté 2
- Chaises pliantesqté 8
- Porte-manteauxqté 3
- Chaises hautes pour enfantsqté 8
- Éléments de podiumqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 130
- Bols réutilisablesqté 80
- Verres réutilisablesqté 160
- Tasses à caféqté 80
- Couteauxqté 140
- Fourchettesqté 140
- Cuillèresqté 140
- Louchesqté 12
Décoration
- Ballonsqté 150
- Ruban pour ballonsqté 2
- Guirlandesqté 12
- Nappesqté 12
- Tentures de scèneqté 4
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux de menuqté 4
- Badges nominatifsqté 130
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles audioqté 12
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 8
- Pupitres de musiqueqté 8
- Tabouret de piano
- Supports de guitareqté 4
- Instruments de musiqueqté 8
- Batteries externesqté 4
- Talkies-walkiesqté 6
- Piles de rechangeqté 24
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampadairesqté 4
- Lampes de nuitqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pincesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et les musiciens avant les invitations : sans ces deux confirmations, le programme et les horaires restent fragiles. Prévoyez une date limite d’inscription pour disposer d’un nombre fiable de participants.
- Traitez les inscriptions dès leur réception et regroupez les besoins alimentaires au même endroit. Faites un dernier point au moins 5 jours avant le concert afin d’ajuster le catering et les quantités de vaisselle.
- Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que par mission vague : accueil, scène, restauration et rangement doivent avoir un responsable identifié. Prévoyez au moins une personne disponible pendant les tests audio.
- Installez la salle dans cet ordre : libérer l’espace de la scène, placer les tables et les chaises, puis raccorder les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones. Faites un test complet avant l’arrivée du public, pas seulement un essai de chaque appareil.
- Ne gardez pas les détails d’accueil pour la dernière heure. Préparez les badges nominatifs, le panneau d’entrée, les boissons refroidies et les en-cas avant l’ouverture du lieu, car ces éléments sont souvent oubliés pendant l’installation technique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert familial ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les musiciens, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le catering.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert familial ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant le concert, puis utilisez les inscriptions pour finaliser les repas, les places et les badges.
- Quand tester la sonorisation d’un concert familial ?
- Raccordez et testez les microphones, les haut-parleurs et les instruments au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite 30 minutes pour corriger un câble, un niveau sonore ou un problème de micro.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert familial ?
- Pour un petit concert, prévoyez au minimum 4 rôles couverts : accueil, installation technique, restauration et rangement. Ajoutez une personne de renfort pendant les 2 heures précédant l’ouverture, lorsque les tâches se chevauchent.
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