Ein Familienkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen erst, wenn Musiker, Location und Programm bestätigt sind. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit du Plätze, Namensschilder und Verpflegung planen kannst.
• Erfasse bei den Anmeldungen nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und Kinderhochstühle. Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher und gleiche die Menge nach Ablauf der Anmeldefrist noch einmal ab.
• Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Zuerst wird der Bühnenbereich freigeräumt, danach werden Tische und Stühle gestellt und erst dann Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Instrumente angeschlossen.
• Teste jedes Mikrofon mit dem tatsächlich verwendeten Lautsprecher und prüfe bei Instrumenten auch DI-Boxen und Kabel. Ein kurzer Soundcheck von 30 bis 45 Minuten verhindert, dass Rückkopplungen erst während der Begrüßung auffallen.
• Richte den Eingang vor dem Einlass vollständig ein: Eingangsschild, Namensschilder, Lageplan und Kleiderständer sollten bereits stehen. Halte außerdem Serviergeschirr, wiederverwendbare Gläser und zusätzliche Sitzplätze griffbereit, weil Familien oft mit mehr Gepäck oder kleinen Kindern kommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familienkonzert organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Musikern und Programm. Einladungen sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit Rückmeldungen rechtzeitig eingehen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Familienkonzert verschicken?

Verschicke sie idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Catering, Sitzordnung und Namensschilder nicht in letzter Minute entstehen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Familienkonzert?

Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Bühne, Dekoration und Technik ein. Für einen vollständigen Soundcheck mit Mikrofonen, Lautsprechern und Instrumenten kommen 30 bis 45 Minuten hinzu.

Wann sollte man Catering und Getränke für ein Familienkonzert bestellen?

Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vor dem Termin, nachdem die Anmeldefrist abgelaufen ist. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen, damit sie zum Einlass bereitstehen.

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