Cómo organizar un concierto familiar paso a paso
Un concierto familiar necesita dos planes coordinados: el programa musical y la experiencia de quienes asisten. Empieza por las invitaciones y las inscripciones para saber cuántas personas acudirán, incluidas las preferencias dietéticas y el número de niños. Después cierra músicos, lugar, catering y sonido antes de preparar el espacio. El día del concierto, reserva varias horas para montar sillas, escenario, iluminación y equipos, y deja tiempo para probar los micrófonos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Definir el programa final
2 personas
- 5
Confirmar músicos
- 6
Reservar el lugar
- 7
Pedir el catering
- 8
Reservar equipo de sonido
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Hacer el plano
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Preparar aperitivos
4 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 18
Montar mesas
4 personas
- 19
Colocar las sillas
5 personas
- 20
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 21
Probar los micrófonos
2 personas
- 22
Preparar los instrumentos
3 personas
- 23
Colgar la iluminación
3 personas
- 24
Colgar la decoración
4 personas
- 25
Colocar el cartel de entrada
- 26
Montar la mesa de catering
3 personas
- 27
Preparar la vajilla
2 personas
- 28
Montar aperitivos
3 personas
- 29
Preparar las bebidas
2 personas
- 30
Montar la mesa de registro
2 personas
- 31
Recibir a los músicos
2 personas
- 32
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 33
Abrir las puertas
3 personas
- 34
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
- 35
Marcar las inscripciones
2 personas
- 36
Repartir el programa
2 personas
- 37
Dar el discurso de apertura
- 38
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Servir aperitivos
3 personas
- 41
Coordinar el rincón infantil
2 personas
- 42
Anunciar el descanso
- 43
Reponer el bufé
2 personas
- 44
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
- 45
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 46
Recoger la vajilla
2 personas
- 47
Servir la cena
4 personas
- 48
Entregar comidas especiales
2 personas
- 49
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
- 50
Gestionar las preguntas del público
- 51
Anunciar la final
- 52
Coordinar la final
3 personas
- 53
Anunciar la despedida
- 54
Despedir a los invitados
4 personas
- 55
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 56
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 57
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Seguimiento
- 58
Retirar la decoración
3 personas
- 59
Plegar sillas
4 personas
- 60
Desmontar las mesas
4 personas
- 61
Clasificar residuos
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Empacar el equipo
3 personas
- 65
Devolver el stock
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Gestionar la fianza y las llaves
- 68
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 69
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 4
- Mesa de camerinocant. 2
- Sillas plegablescant. 8
- Percheroscant. 3
- Sillas para niñoscant. 8
- Piezas de escenariocant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 130
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Cuchilloscant. 140
- Tenedorescant. 140
- Cucharascant. 140
- Cucharonescant. 12
Decoración
- Globoscant. 150
- Cinta para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Telones de escenariocant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del menúcant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 130
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 3
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Atriles de músicacant. 8
- Taburete de piano
- Soportes para guitarracant. 4
- Instrumentos musicalescant. 8
- Baterías externascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas nocturnascant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Pinzascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de pedir el catering. Usa el número confirmado de asistentes para calcular las raciones y separa las necesidades dietéticas al menos 3 días antes del concierto.
- Confirma a los músicos y el programa final con varios días de margen. Así puedes ajustar el plano, reservar el espacio del escenario y preparar los instrumentos sin cambios de última hora.
- Reserva el equipo de sonido antes de enviar el programa definitivo. Comprueba que haya altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cajas DI, y programa una prueba de sonido de al menos 60 minutos.
- Haz el plano antes de montar las mesas y las sillas. Deja un pasillo despejado hacia el escenario, coloca sillas para niños donde tengan buena visibilidad y reserva una mesa de camerino para los músicos.
- Llega al lugar al menos 3 horas antes de la llegada del público. Primero despeja y monta el escenario; después conecta el sonido, prueba cada micrófono, coloca la iluminación y termina con la decoración y el cartel de entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto familiar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar músicos y contratar el sonido. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto familiar?
- Calcula unas 3 horas de montaje cuando ya estén disponibles las mesas, sillas, escenario y equipo. Añade al menos 60 minutos para conectar y probar el sonido antes de abrir las puertas.
- ¿Cuántas sillas necesito para un concierto familiar?
- Prepara una silla por adulto y por niño que haya confirmado su asistencia, y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Coloca las sillas para niños en filas con buena visibilidad y sin bloquear los pasillos.
- ¿Cuándo debo enfriar las bebidas y preparar los aperitivos?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes, según el espacio disponible. Prepara los aperitivos durante la última hora antes de la llegada del público para que no pierdan textura ni temperatura.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!