Zo organiseer je een veilige fakkeltocht

Begin bij de route, niet bij de fakkels. Leg het traject vast, loop het vooraf en controleer welke grondeigenaren, hulpdiensten en verkeersmaatregelen nodig zijn. Daarna regel je vergunningen, verzekering, verkeersregelaars, EHBO en toiletten voordat je deelnemers uitnodigt. Werk met een duidelijke veiligheidsinstructie en controleer de route en fakkels opnieuw op de dag zelf. Zo voorkom je dat een oversteekplaats, reserveverlichting of toestemming op het laatste moment ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route vastleggen
2 personen
2
Route vooraf lopen
3 personen
3
Vergunning aanvragen
4
Route melden bij hulpdiensten
5
Toestemming grondeigenaren vragen
2 personen
6
Verzekering controleren
7
Risicoanalyse van de route maken
2 personen
8
Verkeersplan uitwerken
2 personen
9
Oversteekplaatsen bepalen
2 personen
10
Verkeersregelaars inplannen
11
EHBO-bezetting inplannen
12
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
13
Toiletten reserveren
14
Fakkels bestellen
15
Deelnemersregistratie openen
16
Uitnodigingen versturen
2 personen
17
Aanmeldingen verwerken
18
Dieetwensen verzamelen
19
Route-informatie publiceren
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Vrijwilligers instrueren
2 personen
22
Veiligheidsinstructie opstellen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Route opnieuw controleren
3 personen
25
Fakkels en brandstof controleren
2 personen
26
Deelnemerslijst bijwerken
27
Polsbandjes en nummers klaarleggen
2 personen
28
Routekaarten printen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Materialen per post verdelen
3 personen
33
Telefoonnummers uitdelen
34
Startterrein afzetten
4 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Partytenten opbouwen
4 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Informatieborden plaatsen
2 personen
39
Routepijlen plaatsen
4 personen
40
Oversteekposten inrichten
4 personen
41
EHBO-post inrichten
2 personen
42
Registratietafel inrichten
2 personen
43
Fakkeluitgifte klaarzetten
3 personen
44
Drank- en snacktafel inrichten
3 personen
45
Toiletten controleren
46
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

47
Vrijwilligersposten bemannen
8 personen
48
Deelnemers registreren
3 personen
49
Fakkels uitdelen
3 personen
50
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Route vrijhouden
4 personen
55
Verkeersposten bezetten
6 personen
56
Fakkels veilig aansteken
4 personen
57
Groepen laten vertrekken
3 personen
58
Achterblijvers begeleiden
2 personen
59
EHBO beschikbaar houden
2 personen
60
Fakkels bijvullen
2 personen
61
Aankomst begeleiden
3 personen
62
Fakkels doven en innemen
4 personen
63
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
64
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

65
Routepijlen verwijderen
4 personen
66
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
67
Afval opruimen
5 personen
68
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
69
Partytenten afbouwen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Startterrein schoonmaken
5 personen
72
Fakkels veilig opslaan
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen reinigen
2 personen
75
Materialen retourneren
2 personen
76
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
77
Route op schade controleren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Deelnemers informeren over vondsten
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

Fakkelsaantal 150
Reservefakkelsaantal 20
LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12
Zaklampenaantal 10
Hoofdlampenaantal 8

Veiligheid

Blusdekensaantal 4
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 16
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
Reflecterende routepijlenaantal 30
Nooddekensaantal 10

Communicatie

Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Routekaartenaantal 150
Deelnemersnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Decoratie

Startboog
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordjesaantal 30

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Bakken met dekselaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route minstens één keer vooraf, bij voorkeur op hetzelfde tijdstip als de tocht. Noteer donkere stukken, smalle passages en alle oversteekplaatsen; die bepalen waar verlichting, afzetting en verkeersregelaars nodig zijn.
Regel vergunningen, toestemming van grondeigenaren en de melding bij hulpdiensten ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Houd minimaal 6 weken voorbereiding aan, omdat routewijzigingen en verkeersmaatregelen tijd kosten.
Plan de bezetting per post en niet alleen het totaal aantal vrijwilligers. Geef verkeersregelaars, EHBO’ers en routebegeleiders vooraf een korte instructie met portofoongebruik, verzamelpunten en de procedure bij een losgeraakte deelnemer.
Maak de veiligheidsinstructie concreet: loopafstand tot elkaar, omgaan met open vuur, wat te doen bij wind of regen en waar deelnemers zich melden bij problemen. Zet bij start en finish informatieborden met route, eindtijd en een noodcontact.
Controleer fakkels, brandstof, reservefakkels, blusdekens en brandblussers vlak voor de start. Neem voor donkere delen extra zaklampen, hoofdlampen of LED-verlichting mee; routepijlen alleen zijn bij slecht zicht niet genoeg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fakkeltocht organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met route, vergunningen, toestemming en het verkeersplan. Open de deelnemersregistratie pas nadat de route en veiligheidsmaatregelen voorlopig zijn goedgekeurd.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een fakkeltocht?: Plan minimaal 1 verkeersregelaar per bemande oversteekplaats en extra begeleiding bij kruisingen met beperkt zicht. Het exacte aantal volgt uit je verkeersplan en de eisen van de gemeente of hulpdiensten.
Hoeveel fakkels moet je bestellen voor een fakkeltocht?: Bestel 1 fakkel per deelnemer plus reservefakkels voor uitval of schade. Tel daarnaast aparte verlichting mee voor organisatoren en routeposten, zodat je niet afhankelijk bent van brandende fakkels voor de hele route.
Wanneer controleer je de route van een fakkeltocht opnieuw?: Controleer de route nogmaals binnen 24 uur voor de start en direct na zware regen, wind of een gewijzigde verkeerssituatie. Kijk vooral naar afzettingen, oversteekplaatsen, modder, omgevallen takken en slecht zichtbare routepijlen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.