Organiser un défilé aux flambeaux sans improviser

Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un rassemblement. Commencez par définir le trajet, ses points de départ et d’arrivée, avant de demander les autorisations et de vérifier l’assurance. Prévoyez ensuite la circulation, les secours, les bénévoles et l’information des participants. Les derniers contrôles portent sur la météo, l’itinéraire et l’état des torches : ce sont souvent ces vérifications tardives qui provoquent les problèmes le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire
2 personnes
2
Reconnaître l’itinéraire à l’avance
3 personnes
3
Demander une autorisation
4
Signaler l’itinéraire aux services d’urgence
5
Demander l’autorisation aux propriétaires du terrain
2 personnes
6
Vérifier l’assurance
7
Élaborer l’analyse des risques du trajet
2 personnes
8
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
9
Déterminer les passages piétons
2 personnes
10
Prévoir des agents de circulation
11
Planifier le personnel de premiers secours
12
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
13
Réserver les toilettes
14
Commander des torches
15
Ouvrir l’enregistrement des participants
16
Envoyer les invitations
2 personnes
17
Traiter les inscriptions
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Publier les informations sur le parcours
20
Recruter des bénévoles
2 personnes
21
Briefer les bénévoles
2 personnes
22
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Revérifier l'itinéraire
3 personnes
25
Vérifier les torches et le combustible
2 personnes
26
Mettre à jour la liste des participants
27
Préparer les bracelets et les numéros
2 personnes
28
Imprimer les cartes d'itinéraire
29
Faire les courses
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Distribuer les documents par courrier
3 personnes
33
Distribuer les numéros de téléphone
34
Balisage de la zone de départ
4 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Monter les tentes de réception
4 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Placer les panneaux d’information
2 personnes
39
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
40
Mettre en place les postes de traversée
4 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Installer la table d'inscription
2 personnes
43
Préparer la distribution des torches
3 personnes
44
Installer la table des boissons et des snacks
3 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

47
Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes
48
Enregistrer les participants
3 personnes
49
Distribuer les flambeaux
3 personnes
50
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Dégager le parcours
4 personnes
55
Occuper les postes de circulation
6 personnes
56
Allumer les torches en toute sécurité
4 personnes
57
Faire partir les groupes
3 personnes
58
Encadrer les retardataires
2 personnes
59
Garder la trousse de premiers secours disponible
2 personnes
60
Recharger les flambeaux
2 personnes
61
Accueillir les arrivées
3 personnes
62
Éteindre et récupérer les torches
4 personnes
63
Accueillir les derniers participants
2 personnes
64
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

65
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
66
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
67
Ramasser les déchets
5 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de réception
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer la zone de départ
5 personnes
72
Stocker les torches en toute sécurité
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Nettoyer le matériel emprunté
2 personnes
75
Retourner les matériels
2 personnes
76
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
77
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Informer les participants des objets trouvés
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Éclairage

Torchesqté 150
Fusées de réserveqté 20
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 10
Lampes frontalesqté 8

Sécurité

Couvertures anti-feuqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 16
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Flèches de parcours réfléchissantesqté 30
Couvertures de survieqté 10

Communication

Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Cartes d'itinéraireqté 150
Numéros des participantsqté 150
Braceletsqté 150

Décoration

Arche de départ
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de directionqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Bacs avec couvercleqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire au moins une fois avant de le publier. Notez les passages étroits, les traversées de route, les accès pour les secours et les terrains dont l’autorisation du propriétaire est nécessaire.
Lancez les demandes administratives dès que le parcours est défini. Transmettez l’itinéraire aux services d’urgence et prévoyez des agents de circulation aux passages piétons plutôt que de compter sur les participants.
Donnez aux bénévoles une consigne simple et écrite avant le départ : position, moyen de communication, conduite à tenir en cas de torche renversée et personne à prévenir. Organisez un briefing séparé le jour du défilé.
Ne commandez pas les torches sans vérifier leur stockage, le combustible et les moyens d’extinction. Contrôlez chaque torche avant l’ouverture et gardez des fusées de réserve, des couvertures anti-feu et des extincteurs accessibles.
Publiez avec les invitations les horaires, le point de départ, la durée prévue et le parcours. Fermez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et préparer les numéros, bracelets et cartes nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour définir le parcours, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et recruter les bénévoles. Ajoutez une dernière reconnaissance du trajet dans les 48 heures précédant le défilé.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé aux flambeaux ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire, les horaires et les points de départ et d’arrivée sont fixés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Le délai réel dépend de l’autorité compétente, alors ne commandez pas tout le matériel avant d’avoir vérifié les conditions imposées.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au moins un responsable identifié pour chaque point sensible : départ, arrivée, traversée de route, fermeture du cortège et premiers secours. Pour un petit groupe, comptez généralement 1 bénévole encadrant pour 10 à 15 participants, puis ajustez selon la longueur du parcours.
Que vérifier la veille d’un défilé aux flambeaux ?: Vérifiez la météo, refaites le parcours et contrôlez les torches, le combustible, les extincteurs, les couvertures anti-feu et les moyens de communication. Confirmez aussi la présence des bénévoles et transmettez les dernières consignes au plus tard 24 heures avant le départ.

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