Cómo organizar una marcha con antorchas paso a paso

Organizar una marcha con antorchas empieza mucho antes de encender la primera llama. Primero se cierra una ruta viable y se tramitan permisos, seguros y medidas de tráfico; después se coordinan participantes, voluntarios, primeros auxilios y aseos. La iluminación y el material de seguridad deben estar preparados y revisados antes del día de la marcha. El plan completo reúne 80 tareas y 51 artículos para que no se queden fuera los detalles que suelen fallar al final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Registrar la ruta
2 personas
2
Recorrer la ruta con antelación
3 personas
3
Solicitar permiso
4
Comunicar la ruta a los servicios de emergencia
5
Pedir permiso a los propietarios del terreno
2 personas
6
Comprobar el seguro
7
Hacer un análisis de riesgos de la ruta
2 personas
8
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
9
Determinar los pasos de cruce
2 personas
10
Planificar a los reguladores de tráfico
11
Planificar el personal de primeros auxilios
12
Fijar el lugar de inicio y de fin
2 personas
13
Reservar los aseos
14
Encargar antorchas
15
Abrir el registro de participantes
16
Enviar invitaciones
2 personas
17
Gestionar inscripciones
18
Recoger preferencias dietéticas
19
Publicar información de ruta
20
Reclutar voluntarios
2 personas
21
Instruir a los voluntarios
2 personas
22
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Volver a comprobar la ruta
3 personas
25
Comprobar las antorchas y el combustible
2 personas
26
Actualizar la lista de participantes
27
Preparar las pulseras y los números
2 personas
28
Imprimir mapas de ruta
29
Hacer la compra
2 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Preparar aperitivos
3 personas
32
Distribuir materiales por correo
3 personas
33
Repartir los números de teléfono
34
Delimitar el área de salida
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Montar las carpas
4 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Colocar los paneles informativos
2 personas
39
Colocar flechas de ruta
4 personas
40
Montar los puntos de cruce
4 personas
41
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
42
Montar la mesa de registro
2 personas
43
Preparar la distribución de antorchas
3 personas
44
Montar la mesa de bebidas y snacks
3 personas
45
Comprobar los baños
46
Probar el sistema de sonido
2 personas

Evento

47
Cubrir los puestos de voluntariado
8 personas
48
Registrar a los participantes
3 personas
49
Repartir antorchas
3 personas
50
Explicar las normas de seguridad
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Mantener libre la ruta
4 personas
55
Cubrir los puestos de tráfico
6 personas
56
Encender las antorchas de forma segura
4 personas
57
Hacer salir a los grupos
3 personas
58
Atender a las personas que se quedan atrás
2 personas
59
Mantener primeros auxilios disponibles
2 personas
60
Rellenar antorchas
2 personas
61
Acompañar la llegada
3 personas
62
Apagar y recoger las antorchas
4 personas
63
Recibir a los últimos participantes
2 personas
64
Hacer que los participantes salgan con seguridad
4 personas

Seguimiento

65
Retirar las flechas de ruta
4 personas
66
Retirar los materiales de tráfico
4 personas
67
Recoger la basura
5 personas
68
Desmontar mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar la zona de salida
5 personas
72
Guardar las antorchas de forma segura
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Limpiar el material prestado
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
77
Comprobar daños en la ruta
2 personas
78
Registrar objetos perdidos
79
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados
80
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 12
Mantelescant. 8
Papeleracant. 6

Iluminación

Antorchascant. 150
Antorchas de reservacant. 20
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 12
Linternascant. 10
Linternas frontalescant. 8

Seguridad

Mantas ignífugascant. 4
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 16
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Flechas reflectantes de rutacant. 30
Mantas de emergenciacant. 10

Comunicación

Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 6
Megáfonoscant. 2
Mapas de rutacant. 150
Números de participantecant. 150
Pulserascant. 150

Decoración

Arco de salida
Paneles informativoscant. 6
Carteles de flechascant. 30

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150

Cocina

Teterascant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Cucharones de servircant. 8
Bandejas con tapacant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Recorre la ruta completa con antelación y vuelve a comprobarla cerca del evento. Anota cruces, tramos oscuros, accesos para emergencias y cualquier cambio que obligue a modificar el plan de tráfico.
Empieza los permisos y las comunicaciones oficiales con varias semanas de margen. Además de registrar la ruta, confirma el seguro, avisa a los servicios de emergencia y pide autorización a los propietarios de los terrenos por los que pasaréis.
Calcula el personal según los cruces y la longitud de la marcha, no solo según el número de inscritos. Asigna reguladores de tráfico, primeros auxilios y responsables con walkie-talkies, y entrega instrucciones de seguridad por escrito.
No encargues únicamente el número exacto de antorchas. Prepara antorchas de reserva, combustible, mantas ignífugas y extintores, y comprueba todo de nuevo el mismo día, junto con la previsión meteorológica.
Publica la información de la ruta antes de abrir o cerrar las inscripciones. Indica claramente el lugar de inicio y fin, la hora, el recorrido, las condiciones de participación y la fecha límite para comunicar preferencias dietéticas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una marcha con antorchas?: Conviene iniciar los permisos varias semanas antes de la fecha prevista, porque pueden intervenir el ayuntamiento, los servicios de emergencia y propietarios de terrenos. No cierres la comunicación pública de la ruta hasta saber qué autorizaciones son necesarias.
¿Cuántas antorchas de reserva necesito?: Prepara al menos un 10 % de antorchas adicionales sobre el número previsto de participantes y revisa también el combustible. Así puedes sustituir rápidamente una antorcha defectuosa o una que se apague durante el recorrido.
¿Cuándo hay que revisar la ruta de la marcha?: Haz un recorrido completo con antelación y realiza una segunda comprobación en los días previos al evento. Revisa especialmente los cruces, la iluminación, las vallas, los conos y el acceso para primeros auxilios.
¿Qué debe incluir el plan de seguridad?: Debe indicar los riesgos de la ruta, los pasos de cruce, los reguladores de tráfico, el personal de primeros auxilios y el procedimiento ante fuego o accidente. Entrega las instrucciones a los voluntarios antes de empezar y reserva tiempo para una reunión de coordinación el mismo día.

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