Einen Fackelzug Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Fackelzug beginnt die Organisation nicht mit den Fackeln, sondern mit der Route und den nötigen Genehmigungen. Lege Start und Ziel fest, laufe die Strecke ab und kläre frühzeitig Rettungswege, Eigentümer und Verkehrsregelung. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und die Sicherheitsausstattung. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Route, Brennstoff und die Einweisung aller Beteiligten noch einmal gemeinsam.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route festlegen
2 Personen
2
Route vorab ablaufen
3 Personen
3
Genehmigung beantragen
4
Route bei den Rettungsdiensten melden
5
Genehmigung der Grundeigentümer einholen
2 Personen
6
Versicherung prüfen
7
Routen-Risikoanalyse erstellen
2 Personen
8
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
9
Überquerungsstellen festlegen
2 Personen
10
Verkehrsregelungskräfte einplanen
11
Ersthelferbesetzung einplanen
12
Start- und Endort festlegen
2 Personen
13
Toiletten reservieren
14
Fackeln bestellen
15
Teilnehmerregistrierung öffnen
16
Einladungen verschicken
2 Personen
17
Anmeldungen bearbeiten
18
Ernährungswünsche erfassen
19
Routeninformationen veröffentlichen
20
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
21
Freiwillige einweisen
2 Personen
22
Sicherheitsanweisung erstellen
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Route erneut prüfen
3 Personen
25
Fackeln und Brennstoff prüfen
2 Personen
26
Teilnehmerliste aktualisieren
27
Armbänder und Nummern bereitlegen
2 Personen
28
Routenkarten ausdrucken
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
3 Personen
32
Materialien nach Posten verteilen
3 Personen
33
Telefonnummern verteilen
34
Startgelände absperren
4 Personen
35
Tische aufstellen
3 Personen
36
Partyzelte aufbauen
4 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
38
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
39
Wegweiser aufstellen
4 Personen
40
Überquerungsposten einrichten
4 Personen
41
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
42
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
43
Fackelausgabe vorbereiten
3 Personen
44
Getränke- und Snacktisch einrichten
3 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Beschallungsanlage testen
2 Personen

Event

47
Freiwilligenposten besetzen
8 Personen
48
Teilnehmer registrieren
3 Personen
49
Fackeln austeilen
3 Personen
50
Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Route freihalten
4 Personen
55
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
56
Fackeln sicher anzünden
4 Personen
57
Gruppen verabschieden
3 Personen
58
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
59
Erste Hilfe bereithalten
2 Personen
60
Fackeln nachfüllen
2 Personen
61
Ankunft begleiten
3 Personen
62
Fackeln löschen und einsammeln
4 Personen
63
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
64
Teilnehmer sicher abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser entfernen
4 Personen
66
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
67
Abfall beseitigen
5 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Startgelände reinigen
5 Personen
72
Fackeln sicher lagern
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Materialien reinigen
2 Personen
75
Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
77
Strecke auf Schäden prüfen
2 Personen
78
Fundgegenstände registrieren
79
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren
80
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappTischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 12
TischdeckenAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6

Beleuchtung

FackelnAnz. 150
ErsatzfackelnAnz. 20
LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 10
StirnlampenAnz. 8

Sicherheit

LöschdeckenAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 16
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Reflektierende WegweiserpfeileAnz. 30
NotfalldeckenAnz. 10

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 6
MegafoneAnz. 2
RoutenpläneAnz. 150
TeilnehmernummernAnz. 150
ArmbänderAnz. 150

Dekoration

Startbogen
InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 30

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150

Küche

WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
Behälter mit DeckelAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Route mindestens mehrere Wochen vor dem Termin und laufe sie vollständig ab. Markiere enge Stellen, Kreuzungen und Überquerungen, damit Verkehrsregelungskräfte und Absperrgitter gezielt eingeplant werden können.
Beantrage die Genehmigung frühzeitig und melde die Route zusätzlich bei den Rettungsdiensten an. Kläre außerdem die Zustimmung der Grundeigentümer und prüfe, ob deine Versicherung den Fackelzug abdeckt.
Teile die Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein. Weise sie vor dem Start in Sicherheitsregeln, Funkgeräte, Erste-Hilfe-Abläufe und ihre Positionen an Kreuzungen, am Zug und an Start sowie Ziel ein.
Rechne bei der Ausstattung mit Ausfällen und Dunkelheit: Halte Ersatzfackeln, Taschenlampen oder Stirnlampen sowie reflektierende Wegweiser bereit. Löschdecken, Feuerlöscher und ein Erste-Hilfe-Koffer gehören an klar erreichbare Stellen.
Prüfe sieben Tage vorher die Anmeldungen und veröffentliche die Routeninformationen. Kontrolliere die Strecke und die Wettervorhersage erneut kurz vor dem Start; Fackeln und Brennstoff sollten erst dann vollständig ausgegeben werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Genehmigung und Meldung an die Rettungsdienste. Für öffentliche Straßen oder viele Teilnehmer kann die zuständige Behörde zusätzliche Vorlaufzeit verlangen.
Wie plant man die Sicherheit bei einem Fackelzug?: Erstelle vorab eine Risikoanalyse und lege für jede Überquerungsstelle eine Verkehrsregelung fest. Pro Abschnitt brauchst du eingewiesene Helfer, sichtbare Warnwesten und erreichbare Kommunikationsmittel; die genaue Zahl hängt von Route und Teilnehmerzahl ab.
Wie viele Ersatzfackeln braucht man für einen Fackelzug?: Plane mindestens 10 Prozent Ersatzfackeln zusätzlich zur erwarteten Teilnehmerzahl ein. Bei 100 Personen sind das 10 Ersatzfackeln, außerdem solltest du passenden Brennstoff und sichere Ablage- oder Löschmöglichkeiten bereithalten.
Wann sollte man die Route vor einem Fackelzug noch einmal prüfen?: Kontrolliere die Strecke spätestens 24 bis 48 Stunden vorher und ein letztes Mal am Veranstaltungstag. Achte auf Baustellen, parkende Fahrzeuge, rutschige Stellen, freie Rettungswege und die Sichtbarkeit der Wegweiser.

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