Een Fablab open dag organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma en werk daarna terug naar bezoekersstromen, veiligheid en materiaal. Bepaal hoeveel mensen tegelijk aan workshops en demonstraties kunnen deelnemen voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan machines testen, workshopmaterialen en bewegwijzering ruim vóór de open dag; opbouwtaken komen pas als laatste. Reserveer extra tafels en maak de ontvangstbalie herkenbaar, zodat aanmeldingen, naambadges en workshopindeling niet door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Extra tafels reserveren
5
Programma definitief maken
2 personen
6
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
7
Workshopinschrijvingen indelen
8
Bewegwijzering ontwerpen
9
Naambadges voorbereiden
2 personen
10
Demoprojecten selecteren
2 personen
11
Machines testen
2 personen
12
Workshopmaterialen voorbereiden
3 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Printmateriaal afdrukken
15
Dranken koelen
2 personen
16
Tafels opstellen
4 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Workshopstations inrichten
4 personen
20
Demomachines klaarzetten
3 personen
21
Kabels veilig wegwerken
2 personen
22
Bewegwijzering ophangen
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Registratiebalie bemannen
2 personen
28
Bezoekers verwelkomen
2 personen
29
Rondleidingen geven
3 personen
30
Workshops begeleiden
5 personen
31
Demomachines bedienen
3 personen
32
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
36
Afval tussentijds afvoeren

Nazorg

37
Machines veilig uitschakelen
3 personen
38
Gereedschap sorteren
3 personen
39
Workshopstations afbreken
4 personen
40
Catering opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
43
Ruimtes schoonmaken
4 personen
44
Afvalcontainers legen
2 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 20
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Laptoptafelsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggetjesaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 40
Werkhandschoenenaantal 30
Gehoorbeschermingaantal 20
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Workshopmateriaal

PLA-filamentaantal 8
Multiplexplatenaantal 30
Acrylplatenaantal 20
Kartonvellenaantal 100
Knutselschaaraantal 20
Hobbymessenaantal 10
Snijmattenaantal 10
Linialenaantal 20
Potlodenaantal 50
Permanentmarkersaantal 30
Acrylverfaantal 12
Kwastenaantal 30
Lijmpistolenaantal 6
Lijmsticksaantal 50
Schuurpapieraantal 30
Tie-wrapsaantal 200
Koperdraadaantal 5
LED-lampjesaantal 100
Batterijhoudersaantal 30
Krokodillenklemmenaantal 30

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Werklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Mopsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Test iedere machine minimaal één week vooraf met precies het materiaal dat tijdens de demonstratie wordt gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de plek waar bezoekers staan.
Werk met vaste workshopblokken en deel inschrijvingen vooraf in. Houd per station een kleine reserve aan voor materiaal en plan minstens 10 minuten tussen twee groepen voor wisselen en opruimen.
Maak de route vanaf de ingang zichtbaar met bewegwijzering, krijtborden en duidelijke stationsnamen. Hang aanwijzingen op ooghoogte en controleer ze tijdens de veiligheidsronde.
Richt de ontvangstbalie in met aanmeldingen, naambadges en het definitieve programma voordat bezoekers binnenkomen. Zet dieetwensen bij de catering apart, zodat ze niet zoekraken tussen de algemene boodschappen.
Leg kabels vóór het plaatsen van stoelen en tafels veilig weg en voer daarna nog een tweede controle uit. Zet afvalbakken, koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers op vaste plekken, zodat de publieksruimtes niet vollopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Fablab open dag?: Begin minimaal 6 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. Test machines en leg veiligheidsinstructies uiterlijk 1 week van tevoren vast.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een Fablab open dag?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, ontvangst, workshopstations, demomachines en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige veiligheidscontrole.
Wanneer moet je machines testen voor een open dag?: Test alle machines minstens 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de ochtend zelf. Zo houd je tijd over om materiaal, kabels of een demonstratie aan te passen.
Hoe voorkom je wachtrijen bij workshops tijdens een Fablab open dag?: Werk met inschrijvingen per tijdsblok en laat groepen 10 minuten uit elkaar starten. Houd bij de ontvangst een actuele indeling klaar en beperk het aantal deelnemers per station tot wat veilig en praktisch werkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.