Organiser une journée portes ouvertes au fablab
Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple : accueillir, montrer les projets et faire participer les visiteurs sans ralentir les ateliers. Commencez par estimer les inscriptions, puis construisez le programme autour de la capacité réelle des machines et des animateurs. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les badges, les consignes de sécurité et les rallonges. La veille, testez chaque machine et préparez les postes pour éviter les réglages improvisés à l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Réserver des tables supplémentaires
- 5
Finaliser le programme
2 personnes
- 6
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
- 7
Répartir les inscriptions aux ateliers
- 8
Concevoir la signalétique
- 9
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 10
Sélectionner les projets de démonstration
2 personnes
- 11
Tester les machines
2 personnes
- 12
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Imprimer le matériel d’impression
- 15
Refroidir les boissons
2 personnes
- 16
Installer les tables
4 personnes
- 17
Installer les chaises
3 personnes
- 18
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 19
Mettre en place les postes d'atelier
4 personnes
- 20
Préparer les machines de démonstration
3 personnes
- 21
Sécuriser les câbles
2 personnes
- 22
Installer la signalétique
2 personnes
- 23
Suspendre la décoration
2 personnes
- 24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 25
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 26
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 27
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 29
Faire des visites guidées
3 personnes
- 30
Encadrer les ateliers
5 personnes
- 31
Faire fonctionner les machines de démonstration
3 personnes
- 32
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
- 33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Ranger les tables de travail entre-temps
3 personnes
- 36
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Suivi
- 37
Éteindre les machines en toute sécurité
3 personnes
- 38
Trier les outils
3 personnes
- 39
Démonter les postes d’atelier
4 personnes
- 40
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 43
Nettoyer les espaces
4 personnes
- 44
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
- 45
Retirer la décoration
2 personnes
- 46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 47
Ranger le matériel restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 4
- Tabouretsqté 20
- Portant à vêtements
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 100
- Tasses à caféqté 80
Cuisine
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pincesqté 6
Équipement
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Tables pour ordinateurs portablesqté 6
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Batteries externesqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Badges nominatifsqté 120
Sécurité
- Lunettes de sécuritéqté 40
- Gants de travailqté 30
- Protection auditiveqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Passe-câblesqté 12
Matériel d'atelier
- Filament PLAqté 8
- Panneaux de contreplaquéqté 30
- Plaques acryliquesqté 20
- Feuilles de cartonqté 100
- Ciseaux de bricolageqté 20
- Couteaux de bricolageqté 10
- Tapis de découpeqté 10
- Règlesqté 20
- Crayonsqté 50
- Marqueurs permanentsqté 30
- Peinture acryliqueqté 12
- Pinceauxqté 30
- Pistolets à colleqté 6
- Bâtons de colleqté 50
- Papier abrasifqté 30
- Attaches-câblesqté 200
- Fil de cuivreqté 5
- Guirlandes LEDqté 100
- Porte-pilesqté 30
- Pinces crocodilesqté 30
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes de chantierqté 6
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Têtes de serpillièreqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons microfibresqté 30
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les inscriptions aux ateliers au plus tard 7 jours avant l’événement. Répartissez ensuite les participants selon la capacité de chaque poste et gardez quelques places pour les visiteurs qui s’inscrivent sur place.
- Testez les machines de démonstration 24 à 48 heures avant l’ouverture, avec les mêmes fichiers, outils et consommables que le jour J. Préparez une solution de remplacement pour chaque démonstration essentielle.
- Préparez les consignes de sécurité sur une page lisible et placez-les à l’entrée des ateliers. Prévoyez un briefing de 5 minutes pour les animateurs afin que les règles soient expliquées de la même manière à chaque groupe.
- Installez l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, avec badges, signalétique et liste des inscriptions à portée de main. Ajoutez un espace clairement identifié pour les manteaux afin qu’ils ne bloquent pas les circulations.
- Réservez les tables, chaises et rallonges en fonction du plan des ateliers, pas seulement du nombre de visiteurs. Sécurisez les câbles avant le contrôle final et vérifiez les passages, les issues et l’accès aux postes avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes au fablab ?
- Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de finaliser les ateliers et de réserver le mobilier ou le matériel manquant.
- Combien de temps prévoir pour installer un fablab avant l’ouverture ?
- Prévoyez au minimum 2 heures le jour J, dont 60 minutes pour l’accueil et la signalétique. Ajoutez une vérification de sécurité juste avant l’arrivée du public, après l’installation des tables, des machines et des câbles.
- Quand répartir les participants dans les ateliers du fablab ?
- Faites la répartition 5 à 7 jours avant l’événement, dès que les inscriptions sont suffisamment stables. Envoyez ensuite les horaires aux participants et conservez quelques places pour les changements de dernière minute.
- Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes au fablab ?
- Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un service traiteur. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et prévoyez des gobelets réutilisables en nombre suffisant.
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