Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un fablab
Una jornada de puertas abiertas en un fablab combina recepción de visitantes, demostraciones de máquinas y talleres con plazas limitadas. Empieza por definir el recorrido y el programa, y después cierra las inscripciones antes de preparar materiales y estaciones. La seguridad debe estar lista antes de probar las máquinas con público. Reserva el montaje final para el mismo día y deja tiempo para comprobar cables, señalización, acreditaciones, bebidas y el control de seguridad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Reservar mesas adicionales
- 5
Definir el programa final
2 personas
- 6
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
- 7
Asignar las inscripciones del taller
- 8
Diseñar la señalización
- 9
Preparar acreditaciones
2 personas
- 10
Seleccionar proyectos de demostración
2 personas
- 11
Probar las máquinas
2 personas
- 12
Preparar los materiales del taller
3 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Imprimir material
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Montar mesas
4 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 19
Montar las estaciones del taller
4 personas
- 20
Preparar las máquinas de demostración
3 personas
- 21
Asegurar los cables
2 personas
- 22
Colgar señalización
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Preparar la restauración
3 personas
- 25
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 26
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 27
Atender la mesa de registro
2 personas
- 28
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 29
Dar visitas guiadas
3 personas
- 30
Guiar talleres
5 personas
- 31
Operar máquinas de demostración
3 personas
- 32
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Ordenar las mesas de trabajo entre tareas
3 personas
- 36
Retirar la basura entre turnos
Seguimiento
- 37
Apagar las máquinas de forma segura
3 personas
- 38
Ordenar las herramientas
3 personas
- 39
Desmontar las estaciones del taller
4 personas
- 40
Recoger el catering
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 43
Limpiar espacios
4 personas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Retirar la decoración
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Taburetescant. 20
- Perchero
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 100
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 6
Equipo
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Mesas para portátilescant. 6
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Baterías externascant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Banderinescant. 6
- Mantelescant. 12
- Pizarrascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 120
Seguridad
- Gafas de seguridadcant. 40
- Guantes de trabajocant. 30
- Protección auditivacant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 12
Material del taller
- Filamento PLAcant. 8
- Tableros de contrachapadocant. 30
- Placas de acrílicocant. 20
- Hojas de cartóncant. 100
- Tijeras de manualidadescant. 20
- Cuchillos de hobbycant. 10
- Tapetes de cortecant. 10
- Reglascant. 20
- Lápicescant. 50
- Rotuladores permanentescant. 30
- Pintura acrílicacant. 12
- Pincelescant. 30
- Pistolas de pegamentocant. 6
- Barras de pegamentocant. 50
- Papel de lijacant. 30
- Bridascant. 200
- Cable de cobrecant. 5
- Luces LEDcant. 100
- Soportes para pilascant. 30
- Pinzas de cocodrilocant. 30
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de trabajocant. 6
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Juego de mopcant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 30
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de asignar las inscripciones: indica la duración de cada taller, el número de plazas y qué personas necesitan instrucciones específicas. Recoge las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia, no el día del evento.
- Prueba todas las máquinas de demostración con antelación y prepara una alternativa si alguna falla. Las instrucciones de seguridad deben estar redactadas antes de montar las estaciones del taller, para que el equipo pueda revisarlas durante el montaje.
- Organiza la recepción como un punto independiente: coloca el mostrador, las acreditaciones y la lista de inscripciones juntos. Prevé al menos una persona para recibir visitantes y otra para resolver cambios de taller o dudas durante la primera hora.
- Monta primero las mesas de trabajo y las estaciones del taller, y después coloca sillas, mesas altas y taburetes según el flujo de visitantes. Asegura los cables con alargadores y regletas antes de colocar la señalización, porque moverlos después suele bloquear los pasillos.
- Prepara bebidas y restauración cuando el espacio técnico ya esté montado, pero enfría las bebidas con varias horas de antelación. Deja las tazas de café, termos, vasos reutilizables y bandejas en un punto fácil de reponer, separado de las máquinas y los materiales del taller.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un fablab?
- Empieza al menos 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y definir el programa. Reserva la última semana para cerrar plazas, imprimir materiales y confirmar demostraciones, talleres y necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo hay que probar las máquinas de un fablab antes del evento?
- Haz una primera prueba entre 7 y 10 días antes y repítela el día anterior. Comprueba también cables, regletas, baterías externas y el funcionamiento del proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono.
- ¿Cómo organizar las inscripciones para los talleres del fablab?
- Asigna las plazas entre 3 y 5 días antes, cuando la mayoría de inscripciones ya estén confirmadas. Prepara una lista por taller y deja algunas plazas o un procedimiento claro para gestionar cancelaciones y cambios en recepción.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una jornada de puertas abiertas en un fablab?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, recepción, estaciones del taller, señalización, decoración y restauración. Reserva además 30 minutos para asegurar cables, revisar máquinas y realizar el control de seguridad antes de abrir las puertas.
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