Fablab-Tag der offenen Tür organisieren: der Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Programm mindestens 10 bis 14 Tage vorher fest und teile Workshopplätze erst danach ein. So weißt du, wie viele Tische, Stühle und Materialien pro Station tatsächlich gebraucht werden.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Termin. Reserviere zusätzliche Tische frühzeitig, falls Workshops oder das Catering mehr Platz benötigen.
• Teste Demomaschinen und Beamer spätestens am Vortag unter realen Bedingungen. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofon und Powerbanks, damit technische Probleme nicht erst beim Einlass auffallen.
• Bereite Sicherheitsanweisungen, Beschilderung und Namensschilder vor dem Aufbau vor. Besucher sollten Eingang, Empfang, Workshops, Fluchtwege und Bereiche mit Zugangsbeschränkung ohne Nachfrage erkennen.
• Beginne mit Tischen, Stühlen und Workshop-Stationen und verlege Kabel erst danach sicher entlang der Laufwege. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; die abschließende Sicherheitskontrolle erfolgt unmittelbar vor der Öffnung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fablab-Tag der offenen Tür planen?

Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Programm und der Reservierung zusätzlicher Tische. Sicherheitsanweisungen, Workshop-Einteilung und Beschilderung sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen.

Wie viele Workshopplätze sollte man pro Station anbieten?

Plane die Zahl nach dem verfügbaren Material und der Betreuung, nicht nur nach der Raumgröße. Als praktische Orientierung eignet sich eine Betreuungsperson für etwa 6 bis 8 Teilnehmende; die genaue Zahl hängt von Maschine und Workshop ab.

Wann sollten die Maschinen für den Tag der offenen Tür getestet werden?

Teste jede Demomaschine spätestens am Vortag und führe am Veranstaltungstag eine kurze Funktionsprüfung durch. Prüfe zusätzlich Kabel, Stromversorgung und die Sicherheitsabstände vor dem Öffnen.

Was muss man am Veranstaltungstag zuerst aufbauen?

Stelle zuerst Tische und Stühle auf und richte danach Empfang, Workshop-Stationen und Demomaschinen ein. Beschilderung, Catering und Getränke folgen, bevor die abschließende Sicherheitskontrolle direkt vor dem Einlass stattfindet.

Ähnliche Pläne

• Tag der offenen Tür im Kulturzentrum organisieren: die Checkliste
• Comicfestival organisieren: die vollständige Checkliste
• Was brauche ich für ein Comicfestival?
• Comicfestival organisieren: Der Ablauf von der Idee bis zum Einlass