Zo organiseer je een expositierondleiding

Begin met de locatie, het tijdstip en het aantal bezoekers dat je per rondleiding aankunt. Leg daarna rondleiders vast en werk de route uit langs gecontroleerde kunstwerken en bijschriften. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je groepen indeelt. In de laatste uren draait alles om ontvangst, publieksstroom, techniek en catering: juist daar ontstaan wachtrijen of onduidelijkheid als routeborden, naambadges en briefing te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en tijd reserveren
2
Rondleiders vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Rondleidingen indelen
7
Bezoekersinformatie maken
8
Route en publieksstroom bepalen
2 personen
9
Kunstwerken controleren
2 personen
10
Bijschriften controleren
2 personen
11
Rondleidingsverhalen voorbereiden
3 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Catering inkopen
2 personen
14
Bezoekerslijst afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
19
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
20
Cateringbuffet inrichten
3 personen
21
Routeborden ophangen
2 personen
22
Verlichting en techniek testen
2 personen
23
Kunstwerken vrijmaken
2 personen
24
Briefing rondleiders geven
3 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Bezoekers registreren
2 personen
27
Naambadges uitdelen
28
Eerste rondleiding begeleiden
2 personen
29
Tweede rondleiding begeleiden
2 personen
30
Derde rondleiding begeleiden
2 personen
31
Hapjes en dranken serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Tentoonstellingsruimtes controleren
2 personen
34
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
35
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Catering afbouwen
3 personen
38
Materialen verzamelen
3 personen
39
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Ruimtes schoonmaken
3 personen
42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3
Bistrotafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Kapstokaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Barcode- of QR-scanner
Printer
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Tafelkledenaantal 9

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per rondleiding een vaste groepsgrootte en starttijd. Houd tussen twee groepen minimaal 10 minuten ruimte voor uitloop, het wisselen van rondleider en een rustige doorstroming.
Maak de bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf af. Zet daarin de starttijd, ontvangstruimte, route, verwachte duur en eventuele informatie over catering, zodat bezoekers niet bij de ontvangstbalie hoeven te zoeken.
Controleer kunstwerken en bijschriften minstens 24 uur voor de rondleiding. Een verkeerd onderschrift of een werk dat niet vrij staat, vertraagt de groep direct en is tijdens de ontvangst lastig te herstellen.
Test microfoon, speaker, laptop, scanner en verlichting op de dag zelf vóór de eerste bezoeker arriveert. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en neem een alternatief mee voor een rondleider die zonder techniek moet kunnen spreken.
Richt de ontvangstbalie en het buffet pas in nadat de publieksroute vrij is. Leg bezoekerslijst, printer, badges en badgehouders bij elkaar; koel dranken op tijd en zet afvalbakken op plekken waar bezoekers daadwerkelijk blijven staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een expositierondleiding te organiseren?: Reken op minimaal 3 weken voor een kleine rondleiding met uitnodigingen, aanmeldingen en rondleiders. Reserveer de laatste 24 uur voor controles van kunstwerken, bijschriften, route en techniek.
Hoeveel bezoekers kunnen er in één rondleiding?: Houd de groep klein genoeg om iedereen te verstaan en werken goed te kunnen zien; vaak werkt 10 tot 15 bezoekers per rondleider praktisch. Plan bij grotere aantallen meerdere startmomenten met minstens 10 minuten tussenruimte.
Wanneer moet je de deelnemers van een expositierondleiding indelen?: Deel bezoekers uiterlijk 2 dagen vooraf in op basis van aanmeldingen en dieetwensen. Print de bezoekerslijst en bereid de naambadges op de dag vóór de rondleiding voor.
Wanneer test je de techniek voor een expositierondleiding?: Test laptop, scanner, speaker, draadloze microfoon en verlichting minimaal 2 uur vóór de start. Controleer daarna nog één keer het geluid op de verste plek van de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.