Cómo organizar una visita guiada a una exposición
Una visita guiada funciona cuando el recorrido, los grupos y la recepción están preparados con antelación. Empieza reservando el espacio, la hora y los guías; después abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. Antes de recibir al público, revisa las obras, los subtítulos, la iluminación y el sonido. El día del evento, la recepción, las acreditaciones, las señales de ruta y el catering deben estar listos antes de que llegue el primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar lugar y hora
- 2
Reservar guías
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Organizar visitas guiadas
- 7
Preparar información para visitantes
- 8
Definir la ruta y el flujo de público
2 personas
- 9
Revisar las obras de arte
2 personas
- 10
Comprobar los subtítulos
2 personas
- 11
Preparar las historias de la visita guiada
3 personas
- 12
Probar la técnica
2 personas
- 13
Comprar catering
2 personas
- 14
Imprimir la lista de visitantes
- 15
Preparar acreditaciones
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 20
Montar el buffet de catering
3 personas
- 21
Colgar los carteles de ruta
2 personas
- 22
Probar la iluminación y la técnica
2 personas
- 23
Liberar las obras de arte
2 personas
- 24
Dar la briefing a los guías
3 personas
Evento
- 25
Atender la recepción
2 personas
- 26
Registrar a los visitantes
2 personas
- 27
Repartir acreditaciones
- 28
Guiar la primera visita
2 personas
- 29
Acompañar la segunda visita guiada
2 personas
- 30
Acompañar la tercera visita guiada
2 personas
- 31
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Comprobar las salas de exposición
2 personas
- 34
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 35
Guiar la última visita
2 personas
- 36
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 37
Desmontar el catering
3 personas
- 38
Reunir los materiales
3 personas
- 39
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Limpiar espacios
3 personas
- 42
Apagar el equipo
2 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Devolver el material prestado
2 personas
- 45
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas bistrocant. 6
- Sillascant. 60
- Percherocant. 2
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Escáner de código de barras o QR
- Impresora
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Señales de rutacant. 12
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Mantelescant. 9
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el aforo y el sistema de inscripción. Calcula los grupos según la capacidad del recorrido y confirma las plazas al menos 3 días antes para evitar que lleguen más personas de las que pueden entrar.
- Da a los guías un briefing de 20 a 30 minutos antes de abrir la recepción. Incluye la ruta exacta, la duración prevista, las historias principales y qué hacer si un grupo se retrasa.
- Haz una prueba técnica completa con al menos 60 minutos de margen. Comprueba el micrófono inalámbrico, el altavoz, los subtítulos, el portátil, los cables y la iluminación en cada punto del recorrido.
- Monta la recepción antes de preparar el buffet. Ten lista la mesa de recepción, la lista de visitantes, las acreditaciones y el escáner QR o de códigos de barras al menos 30 minutos antes de la primera visita.
- Prepara las bebidas y los aperitivos cuando el recorrido ya esté señalizado. Enfría las bebidas con tiempo y deja colocados vasos, tazas, platos, cubiertos y utensilios de servicio para no bloquear el paso del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita guiada a una exposición?
- Empieza las reservas y la contratación de guías entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las inscripciones entre 2 y 3 días antes del evento.
- ¿Cuánto dura una visita guiada a una exposición?
- Reserva entre 45 y 60 minutos para el recorrido y añade 15 minutos para la llegada, las acreditaciones y los desplazamientos entre grupos. Si hay varias visitas, deja al menos 10 minutos entre una y otra.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?
- Haz una primera comprobación el día anterior y una prueba final entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Recorre toda la ruta con el micrófono y verifica también los subtítulos en cada obra.
- ¿Cuándo se prepara el catering de una visita guiada?
- Monta las mesas y el buffet entre 30 y 45 minutos antes de la llegada de los visitantes. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca los alimentos justo antes de abrir para conservar su calidad.
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