Eine Ausstellungsführung sicher organisieren
Eine Ausstellungsführung steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Ort, Zeit und Führungsteam fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Besucherinformation. Plane Route und Publikumsfluss, bevor du Technik, Beschriftungen und Geschichten für die Führung final prüfst. Am Veranstaltungstag müssen Empfang, Namensschilder, Wegweiser und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Die folgende Planung hilft dir, typische Engpässe früh zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Zeit reservieren
- 2
Guide-Einsätze festlegen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Führungen einteilen
- 7
Besucherinformationen erstellen
- 8
Route und Publikumsfluss festlegen
2 Personen
- 9
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
- 10
Bildunterschriften prüfen
2 Personen
- 11
Führungsgeschichten vorbereiten
3 Personen
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Catering einkaufen
2 Personen
- 14
Besucherliste ausdrucken
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 20
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 21
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 22
Beleuchtung und Technik testen
2 Personen
- 23
Kunstwerke freimachen
2 Personen
- 24
Briefing für Rundgangsleiter geben
3 Personen
Event
- 25
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 26
Besucher registrieren
2 Personen
- 27
Namensschilder verteilen
- 28
Erste Führung begleiten
2 Personen
- 29
Zweite Führung begleiten
2 Personen
- 30
Dritte Führung begleiten
2 Personen
- 31
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Ausstellungsräume kontrollieren
2 Personen
- 34
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 35
Letzte Führung begleiten
2 Personen
- 36
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Catering abbauen
3 Personen
- 38
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 39
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Räume reinigen
3 Personen
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 3
- BistrotischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Barcode- oder QR-Scanner
- Drucker
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- TischdeckenAnz. 9
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Ort und Zeit mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und lege gleichzeitig fest, wie viele Führungen hintereinander möglich sind. So kannst du die Guide-Einsätze und die maximale Gruppengröße realistisch planen.
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin und erfasse dabei Ernährungswünsche. Drucke die Besucherliste und Namensschilder erst danach, damit Nachmeldungen und Schreibfehler nicht am Empfang auffallen.
- Gehe die Route mindestens 10 Tage vorher mit den Rundgangsleitern ab. Prüfe dabei Kunstwerke, Bildunterschriften, freie Sichtachsen und Stellen, an denen sich Gruppen gegenseitig behindern könnten.
- Teste Laptop, Scanner, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung 2 bis 3 Tage vorher unter realistischen Bedingungen. Lege Verlängerungskabel und Ersatzbatterien an den vorgesehenen Einsatzorten bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
- Plane den Aufbau so, dass Empfang, Buffet und Wegweiser mindestens 60 Minuten vor dem ersten Rundgang fertig sind. Getränke sollten vorher gekühlt, Namensschilder sortiert und die Empfangstheke während des Einlasses durchgehend besetzt sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Ausstellungsführung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit der Reservierung von Ort und Zeit. Die Einladungen können anschließend etwa 4 Wochen vorher verschickt werden, damit du noch Zeit für Anmeldungen und die Einteilung der Führungen hast.
- Wie viele Besucher sollten an einer Führung teilnehmen?
- Plane pro Gruppe meist 15 bis 20 Personen, damit alle die Erklärungen hören und die Kunstwerke sehen können. Bei größeren Gruppen sind zusätzliche Guides oder mehrere Führungen mit mindestens 15 Minuten Abstand sinnvoll.
- Wann muss die Technik für eine Ausstellungsführung getestet werden?
- Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop, Scanner und Beleuchtung 2 bis 3 Tage vorher. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kurzer Funktionstest mindestens 60 Minuten vor Beginn.
- Wann soll die Anmeldung für eine Ausstellungsführung geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor der Führung. So bleiben dir mehrere Tage, um Ernährungswünsche zu prüfen, Führungen einzuteilen, die Besucherliste zu drucken und Namensschilder vorzubereiten.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!