Zo organiseer je een expositie zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en openingstijden; daarna bouw je de expositie inhoudelijk en praktisch op. Bevestig kunstenaars op tijd, verzamel werkbeschrijvingen en maak de indeling voordat je wanden of kunstwerken verplaatst. Regel promotie en aanmeldingen parallel aan catering en techniek. In de laatste week draait alles om controleren: zijn de werken binnen, werken projector en microfoon, en kunnen bezoekers de route en registratie direct vinden?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositiedatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Openingstijden vastleggen
4
Tentoonstellingsindeling maken
2 personen
5
Deelnemende kunstenaars bevestigen
6
Werkbeschrijvingen verzamelen
7
Uitnodigingen opstellen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie online plaatsen
10
Posters ophangen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
14
Techniek testen
2 personen
15
Kunstwerken controleren
2 personen
16
Naambordjes voorbereiden
17
Routebordjes printen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Kunstwerken aanleveren
3 personen
20
Locatie schoonmaken
2 personen
21
Meubilair klaarzetten
3 personen
22
Expositiewanden plaatsen
3 personen
23
Kunstwerken ophangen
4 personen
24
Objecten veilig opstellen
3 personen
25
Naambordjes plaatsen
2 personen
26
Verlichting afstellen
2 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Catering klaarzetten
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
32
Openingsteam instrueren
3 personen

Event

33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Programma toelichten
35
Openingswoord verzorgen
36
Rondleidingen begeleiden
2 personen
37
Catering serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
40
Aanwezigheid registreren
2 personen
41
Zaal tussentijds opruimen
2 personen
42
Kunstwerken bewaken
2 personen
43
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

44
Kunstwerken afbreken
4 personen
45
Kunstwerken teruggeven
3 personen
46
Expositiewanden afbreken
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Decoratie verwijderen
2 personen
54
Facturen en bonnen verzamelen
55
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Registratietafel
Biertafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 9
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Spotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 6
Tangenaantal 6

Decoratie

Naambordhoudersaantal 30
Fotolijstenaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Sierplantenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de tentoonstellingsindeling voordat je expositiewanden plaatst. Reserveer ruimte voor looproutes, statafels, stoelen en een registratietafel; zo voorkom je dat je na het ophangen opnieuw moet schuiven.
Vraag werkbeschrijvingen en definitieve kunstenaarsgegevens uiterlijk twee weken voor de opening op. Gebruik die informatie meteen voor naambordjes, uitnodigingen en online promotie.
Plan de technische test minstens één dag vóór de opening. Sluit laptop, projector, scherm, speakers en microfoon aan en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar; op de openingsdag blijft dan alleen een korte controle over.
Laat kunstwerken niet pas op de openingsdag aanleveren. Controleer elk werk bij binnenkomst op beschadigingen en zet objecten veilig neer voordat je ze definitief ophangt of plaatst.
Tel bezoekers voor catering op basis van de aanmeldingen en voeg een kleine reserve toe. Zet koffie, water en gekoelde dranken apart klaar en verzamel dieetwensen vóór je de bestelling plaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een expositie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende kunstenaars. Plan de definitieve indeling en werkbeschrijvingen uiterlijk 2 weken voor de opening.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een expositie versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Plaats in de laatste week nog een korte herinnering met openingstijden, route en eventuele aanmeldinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een expositie op te bouwen?: Reken voor een kleine expositie op minimaal een halve dag voor schoonmaken, wanden plaatsen, meubilair klaarzetten en kunst ophangen. Reserveer daarnaast 1 tot 2 uur voor naambordjes, routebordjes en een laatste veiligheidscontrole.
Wanneer test je de techniek voor een expositie?: Test alle techniek minstens 24 uur vóór de opening. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook stroompunten, kabelmatten en de werking van projector, microfoon en speakers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.