Eine Ausstellung Schritt für Schritt organisieren

Eine Ausstellung beginnt nicht mit dem Aufhängen der Bilder, sondern mit einem belastbaren Ablaufplan. Kläre zuerst Datum, Raum, Öffnungszeiten und die teilnehmenden Künstler. Danach folgen Werke, Texte, Einladungen und die praktische Planung von Aufbau, Technik und Catering. Plane für den Aufbau mindestens einen halben Tag ein und prüfe jedes Werk vor der Anlieferung. So bleiben am Ausstellungstag nur noch Empfang, letzte Beschriftungen und die Kontrolle des Rundgangs.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ausstellungsdatum bestätigen
2
Location reservieren
3
Öffnungszeiten festlegen
4
Ausstellungsaufbau erstellen
2 Personen
5
Teilnehmende Künstler bestätigen
6
Arbeitsbeschreibungen sammeln
7
Einladungen erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung online stellen
10
Poster aufhängen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Catering bestellen
14
Technik testen
2 Personen
15
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
17
Wegweiser drucken
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Kunstwerke anliefern
3 Personen
20
Location reinigen
2 Personen
21
Möbel bereitstellen
3 Personen
22
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
23
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
24
Objekte sicher aufstellen
3 Personen
25
Namensschilder aufstellen
2 Personen
26
Beleuchtung einstellen
2 Personen
27
Musikanlage anschließen
2 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Catering bereitstellen
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
32
Eröffnungsteam einweisen
3 Personen

Event

33
Besucher empfangen
3 Personen
34
Programm vorstellen
35
Eröffnungsrede halten
36
Führungen begleiten
2 Personen
37
Catering ausgeben
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Besucherfragen beantworten
2 Personen
40
Anwesenheit erfassen
2 Personen
41
Saal zwischendurch aufräumen
2 Personen
42
Kunstwerke bewachen
2 Personen
43
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

44
Kunstwerke abbauen
4 Personen
45
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
46
Messestände abbauen
3 Personen
47
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
48
Geschirr abwaschen
2 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Location reinigen
3 Personen
51
Materialien inventarisieren
2 Personen
52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Dekoration entfernen
2 Personen
54
Rechnungen und Belege sammeln
55
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungswändeAnz. 8
StehtischeAnz. 6
StühleAnz. 30
Registrierungstisch
BiertischeAnz. 3
TischdeckenAnz. 9
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

ScheinwerferAnz. 12
StimmungsleuchtenAnz. 6

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 60
LöffelAnz. 60

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierplattenAnz. 6
ZangenAnz. 6

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 30
BilderrahmenAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4
ZierpflanzenAnz. 8
TischdekorationAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
Wischset
PutzeimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Ausstellungsaufbau spätestens zwei Wochen vorher fest. Zeichne ein, wo Ausstellungswände, Projektionsfläche, Stehtische und der Registrierungstisch stehen, damit am Aufbautag keine Grundsatzentscheidungen mehr nötig sind.
Fordere Arbeitsbeschreibungen und Werkinformationen mindestens 10 Tage vor dem Drucktermin an. Prüfe Namen, Titel und Schreibweisen anhand einer gemeinsamen Liste, bevor Namensschilder und Wegweiser produziert werden.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 24 Stunden vor der Eröffnung. Lege Verlängerungskabel und Kabelmatten so aus, dass Besucher nicht über Kabel stolpern.
Bestelle Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Rechne für den Empfang mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde und stelle Wasser sichtbar bereit.
Plane die Anlieferung der Kunstwerke mit festen Zeitfenstern und mindestens zwei Helfern. Kontrolliere jedes Werk beim Eingang auf Schäden und sichere frei stehende Objekte mit ausreichend Abstand und Absperrpfosten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ausstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Ausstellungstermin. Raum, Datum und teilnehmende Künstler sollten in den ersten zwei Wochen feststehen; Einladungen und Online-Werbung können danach direkt starten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Ausstellung?: Für eine kleine Ausstellung solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden einplanen, bei vielen Werken oder technischer Präsentation eher einen ganzen Tag. Kunstwerke, Beschriftungen und Technik müssen vor der Eröffnung vollständig geprüft werden.
Wann sollte man Einladungen für eine Ausstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Gläser, Geschirr und Catering realistisch planen kannst.
Was wird bei einer Ausstellung am häufigsten vergessen?: Häufig fehlen korrekt geschriebene Namensschilder, klare Wegweiser und eine sichere Kabelführung. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und führe am Eröffnungstag 60 Minuten vor Beginn einen vollständigen Rundgang durch.

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