Organiser une exposition, étape par étape
Une exposition se prépare d’abord sur papier : date, lieu, horaires, artistes et circulation du public doivent être fixés avant la communication. Ensuite, centralisez les informations pratiques, confirmez les besoins techniques et prévoyez l’accueil des visiteurs. Le montage demande une vraie marge de temps pour contrôler les œuvres, installer les panneaux, régler l’éclairage et sécuriser les câbles. Ce plan vous aide à garder le bon ordre et à ne pas repousser les tâches qui bloquent les autres.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date de l’exposition
- 2
Réserver le lieu
- 3
Fixer les horaires d’ouverture
- 4
Établir le plan de l’exposition
2 personnes
- 5
Confirmer les artistes participants
- 6
Rassembler les fiches de poste
- 7
Rédiger les invitations
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Publier la promotion en ligne
- 10
Accrocher les affiches
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Commander le catering
- 14
Tester la technique
2 personnes
- 15
Contrôler les œuvres
2 personnes
- 16
Préparer les badges nominatifs
- 17
Imprimer les panneaux de parcours
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Fournir les œuvres d’art
3 personnes
- 20
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 21
Installer le mobilier
3 personnes
- 22
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
- 23
Accrocher les œuvres
4 personnes
- 24
Installer les objets en toute sécurité
3 personnes
- 25
Installer les badges nominatifs
2 personnes
- 26
Régler l’éclairage
2 personnes
- 27
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 28
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 29
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 30
Refroidir les boissons
2 personnes
- 31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 32
Instruire l’équipe d’ouverture
3 personnes
Événement
- 33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 34
Présenter le programme
- 35
Faire le discours d’ouverture
- 36
Accompagner les visites guidées
2 personnes
- 37
Servir le service traiteur
3 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 40
Enregistrer la présence
2 personnes
- 41
Ranger la salle pendant l'événement
2 personnes
- 42
Surveiller les œuvres d’art
2 personnes
- 43
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 44
Démonter les œuvres d’art
4 personnes
- 45
Restituer les œuvres d'art
3 personnes
- 46
Démonter les cloisons d'exposition
3 personnes
- 47
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 48
Faire la vaisselle
2 personnes
- 49
Rassembler les déchets
2 personnes
- 50
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 51
Inventorier le matériel
2 personnes
- 52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 53
Retirer la décoration
2 personnes
- 54
Rassembler les factures et les reçus
- 55
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Murs d’expositionqté 8
- Tables hautesqté 6
- Chaisesqté 30
- Table d'inscription
- Tables de bièreqté 3
- Nappesqté 9
- Porte-manteauxqté 2
- Poteaux de balisageqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Projecteursqté 12
- Lampes d'ambianceqté 6
Vaisselle
- Verresqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 60
- Cuillèresqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Pincesqté 6
Décoration
- Porte-nomsqté 30
- Cadres photoqté 12
- Bandes adhésivesqté 4
- Plantes d’ornementqté 8
- Décoration de tableqté 10
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Aspirateur
- Kit de lavage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par verrouiller la date, le lieu et les horaires d’ouverture, puis dessinez le parcours avant de confirmer tous les détails aux artistes. Gardez au moins une demi-journée libre pour les ajustements du plan.
- Demandez aux artistes les fiches de poste et les besoins techniques dès leur confirmation. Faites l’inventaire des œuvres au plus tard 7 jours avant le montage afin de repérer une pièce manquante ou endommagée.
- Envoyez les invitations et lancez la promotion en ligne assez tôt pour laisser au public plusieurs jours pour s’inscrire. Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering.
- Testez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone sur place, avec les rallonges, multiprises et passe-câbles réellement utilisés. Un test de 30 minutes le jour du montage évite les problèmes au moment de l’ouverture.
- Prévoyez le montage dans cet ordre : nettoyage, mobilier, panneaux, éclairage, œuvres, badges et signalétique. Faites une dernière visite 60 minutes avant l’ouverture pour vérifier la sécurité, les câbles, les verres et le parcours des visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une exposition ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, envoyer les invitations, organiser le catering et régler les besoins techniques sans travailler dans l’urgence.
- Quand faut-il confirmer les artistes d’une exposition ?
- Confirmez-les au moins 5 semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de recueillir leurs fiches de poste, contrôler les œuvres et préparer les panneaux de parcours et les badges nominatifs.
- Quand tester la technique pour une exposition ?
- Faites un premier test 7 jours avant si le lieu est accessible, puis un contrôle complet pendant le montage. Comptez 30 à 60 minutes pour le projecteur, l’écran, le son, le microphone et le passage sécurisé des câbles.
- Quand commander le catering d’une exposition ?
- Commandez-le environ 7 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Pour le service, prévoyez les verres, tasses, assiettes et couverts avant le jour de l’ouverture.
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