Cómo organizar una exposición sin improvisar

Organizar una exposición empieza mucho antes de colgar la primera obra. Primero fija la fecha, reserva el espacio y confirma los horarios; después cierra la lista de artistas y reúne las descripciones de las obras. Con esa información puedes diseñar la distribución, preparar la comunicación y calcular el registro y el catering. El montaje final exige revisar la técnica, colocar paredes, iluminación, carteles y obras en un orden claro, dejando tiempo para corregir errores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha de la exposición
2
Reservar el lugar
3
Fijar los horarios de apertura
4
Crear la distribución de la exposición
2 personas
5
Confirmar los artistas participantes
6
Recopilar las descripciones de trabajo
7
Redactar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la promoción en línea
10
Colgar pósters
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
14
Probar la técnica
2 personas
15
Revisar las obras de arte
2 personas
16
Preparar los carteles con nombres
17
Imprimir señales de ruta
18
Hacer la compra
2 personas
19
Entregar las obras de arte
3 personas
20
Limpiar el lugar
2 personas
21
Montar el mobiliario
3 personas
22
Colocar las paredes de exposición
3 personas
23
Colgar obras de arte
4 personas
24
Colocar objetos de forma segura
3 personas
25
Colocar los carteles con nombres
2 personas
26
Ajustar la iluminación
2 personas
27
Conectar el equipo de sonido
2 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Preparar la restauración
3 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Realizar el control de seguridad
2 personas
32
Instruir al equipo de apertura
3 personas

Evento

33
Recibir a los visitantes
3 personas
34
Presentar el programa
35
Dar el discurso de apertura
36
Guiar visitas
2 personas
37
Servir el catering
3 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
40
Registrar la asistencia
2 personas
41
Ordenar la sala a intervalos
2 personas
42
Vigilar las obras de arte
2 personas
43
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

44
Desmontar las obras de arte
4 personas
45
Devolver las obras de arte
3 personas
46
Desmontar los paneles de exposición
3 personas
47
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
48
Lavar la vajilla
2 personas
49
Recoger la basura
2 personas
50
Limpiar el lugar
3 personas
51
Inventariar materiales
2 personas
52
Devolver el material prestado
2 personas
53
Retirar la decoración
2 personas
54
Recopilar facturas y recibos
55
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes de exposicióncant. 8
Mesas altascant. 6
Sillascant. 30
Mesa de registro
Mesas de cervezacant. 3
Mantelescant. 9
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8

Iluminación

Focoscant. 12
Luces decorativascant. 6

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 60
Cucharascant. 60

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 8
Bandejas para servircant. 6
Pinzascant. 6

Decoración

Portanombrescant. 30
Marcos de fotoscant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Plantas ornamentalescant. 8
Decoración de mesacant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Juego de fregona
Cubos de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los horarios antes de invitar a nadie. Reserva al menos una franja adicional para el montaje y otra para limpiar el espacio al terminar.
Confirma los artistas y pide las descripciones de las obras con una fecha límite concreta. Si esperas a la semana de apertura, llegarás tarde con los carteles, las invitaciones y la distribución.
Dibuja la distribución antes de montar las paredes de exposición. Comprueba que quedan pasillos despejados, espacio para la mesa de registro y zonas seguras para objetos, cables y equipos.
Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación rápida. Enciende portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófono, y deja preparados cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Prepara con antelación vasos, tazas, platos, cubiertos, termos, cafeteras y bandejas para servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la inauguración. Reserva el lugar y confirma a los artistas al principio; deja el montaje, la prueba técnica y la colocación de las obras para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo hay que pedir las descripciones de las obras?: Pídelas en cuanto los artistas estén confirmados y fija un plazo de 2 a 3 semanas antes de abrir. Así tendrás tiempo para revisar los textos, preparar los carteles con nombres y ajustar la distribución.
¿Cuándo se hace la prueba técnica de una exposición?: Haz una primera comprobación al menos 3 días antes y repítela durante el montaje. Prueba portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófono con los cables y regletas que se usarán el día de apertura.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición?: Reserva como mínimo medio día para un montaje pequeño y un día completo si hay muchas obras, paredes o equipos audiovisuales. Coloca primero el mobiliario y las paredes, después la iluminación y finalmente las obras y sus carteles.

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