Zo organiseer je een exportbeurs
Begin een exportbeurs niet met promotie, maar met de beursdatum, locatie en voorwaarden voor exposanten. Daarna leg je vast wie deelneemt, hoe stands worden ingedeeld en welke bezoekersinformatie nodig is. Plan registratie, catering en techniek ruim vóór de opbouwdag; vooral stroompunten, badges en bewegwijzering worden vaak te laat geregeld. Met een duidelijke planning voor exposanten en bezoekers voorkom je op de beursdag lange wachtrijen en vragen over parkeren, programma of standnummers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Beursdatum vastleggen
2 personen
- 3
Exposantenlijst opstellen
2 personen
- 4
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
- 5
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Bezoekers uitnodigen
2 personen
- 8
Promotie online plaatsen
2 personen
- 9
Promotie verspreiden
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Exposanten bevestigen
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Standindeling maken
2 personen
- 14
Programma samenstellen
2 personen
- 15
Catering reserveren
- 16
Parkeerinformatie maken
- 17
Plattegrond maken
- 18
Badges en polsbandjes bestellen
- 19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
- 20
Techniek testen
2 personen
- 21
Exposanteninformatie versturen
- 22
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
- 23
Bezoekerslijst printen
- 24
Voorraad controleren
2 personen
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Event
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Leveringen ontvangen
3 personen
- 29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 30
Standplaatsen uitzetten
3 personen
- 31
Standmeubilair plaatsen
4 personen
- 32
Exposanten ontvangen
3 personen
- 33
Standmaterialen uitdelen
2 personen
- 34
Decoratie ophangen
3 personen
- 35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 36
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 38
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
- 39
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
- 40
Presentaties testen
2 personen
- 41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 42
Briefing ontvangstteam houden
4 personen
- 43
Briefing exposanten geven
2 personen
- 44
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 46
Badges uitdelen
2 personen
- 47
Programma toelichten
2 personen
- 48
Exposanten ondersteunen
2 personen
- 49
Presentaties begeleiden
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Koffiepunt bijhouden
- 53
Buffet aanvullen
2 personen
- 54
Afvalbakken legen
2 personen
- 55
Toiletten controleren
- 56
Route en stands controleren
2 personen
- 57
Avondprogramma aankondigen
- 58
Laatste ronde langs stands doen
2 personen
- 59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
- 60
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Nazorg
- 61
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 63
Standmaterialen verzamelen
3 personen
- 64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 65
Servies verzamelen
2 personen
- 66
Afval sorteren
2 personen
- 67
Locatie schoonmaken
4 personen
- 68
Sanitair schoonmaken
2 personen
- 69
Materialen terugbrengen
3 personen
- 70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 72
Exposanten bedankbericht sturen
- 73
Bezoekers bedankbericht sturen
- 74
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Expositietafelsaantal 30
- Bistrotafelsaantal 12
- Stoelenaantal 180
- Statafelsaantal 10
- Tafelrokkenaantal 30
- Registratiebalie
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Oplaadstationsaantal 2
- Kabelmattenaantal 12
- Flip-oversaantal 4
- Stiftenaantal 24
- Pennenaantal 100
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 100
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
Decoratie
- Bedrijfsbannersaantal 6
- Vlaggenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Tafeldecoratieaantal 30
- Naamkaarthoudersaantal 40
Verlichting
- Ledspotsaantal 12
- Lichtslingersaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de exposantenvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs de deadline voor aanmelding, standmaten, opbouwtijden en benodigde techniek.
- Maak de standindeling pas definitief nadat de exposanten zijn bevestigd. Houd rekening met looproutes, de registratiebalie, projectieschermen en voldoende stroompunten; test verlengkabels, stekkerdozen en microfoons minimaal 1 dag vooraf.
- Verzamel dieetwensen en cateringbevestigingen zodra de aanmeldingen binnenkomen. Geef de cateraar uiterlijk 7 dagen voor de beurs het verwachte aantal personen en controleer daarna nog één keer de laatste aanmeldingen.
- Stuur exposanteninformatie niet pas op de ochtend zelf. Verstuur uiterlijk 5 werkdagen vooraf de plattegrond, parkeerinformatie, opbouwtijden, contactpersoon en instructies voor badges of polsbandjes.
- Maak bezoekersregistratie bestand tegen piekdrukte. Print de bezoekerslijst de dag vóór de beurs, leg pennen en badges klaar bij de registratiebalie en reserveer minstens 2 laptops als er veel gelijktijdige aanmeldingen worden verwacht.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een exportbeurs organiseren?
- Begin minimaal 3 maanden vooraf met de locatie, beursdatum en exposantenlijst. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen daarna zo dat je uiterlijk 3 tot 4 weken voor de beurs de standindeling en het programma kunt maken.
- Wanneer nodig je exposanten uit voor een exportbeurs?
- Nodig exposanten bij voorkeur 8 tot 10 weken vóór de beurs uit. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer 3 weken, zodat je daarna bevestigingen, dieetwensen, standmaten en technische wensen kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een exportbeurs?
- Reken voor een beurs met meerdere stands op minimaal 4 uur opbouwtijd. Plan techniek, tafels, stoelen, tafelrokken, bewegwijzering en registratie daarna nog 60 minuten vóór opening door te lopen.
- Wat moet je de dag voor een exportbeurs controleren?
- Controleer de bezoekerslijst, badges, plattegrond, catering, voorraad en alle audiovisuele apparatuur uiterlijk de dag vóór de beurs. Test projectoren, schermen, luidsprekers, microfoons en oplaadstations nogmaals en leg kabelmatten klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!