Organiser un salon de l’exportation, étape par étape

Un salon de l’exportation se prépare d’abord autour du lieu, de la date et des exposants, puis autour du parcours des visiteurs. Fixez les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions afin d’éviter les confirmations incomplètes. Prévoyez ensuite les stands, le programme, le catering, la signalétique et les besoins techniques. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les informations, les stocks et l’accueil sur place, plutôt qu’à revoir l’organisation de base.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Fixer les conditions de participation
2 personnes
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Inviter les visiteurs
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Diffuser la promotion
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Préparer le plan du stand
2 personnes
14
Établir le programme
2 personnes
15
Réserver le catering
16
Créer les informations de stationnement
17
Créer le plan
18
Commander les badges et les bracelets
19
Préparer la signalétique
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Envoyer les informations aux exposants
22
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
23
Imprimer la liste des visiteurs
24
Vérifier les stocks
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Réception des livraisons
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Délimiter les emplacements
3 personnes
31
Installer le mobilier du stand
4 personnes
32
Accueillir les exposants
3 personnes
33
Distribuer les supports de stand
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Installer le système de sonorisation
2 personnes
40
Tester les présentations
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
42
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
43
Faire le briefing des exposants
2 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Présenter le programme
2 personnes
48
Aider les exposants
2 personnes
49
Animer les présentations
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Gérer le point café
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Vérifier le parcours et les stands
2 personnes
57
Annoncer le programme du soir
58
Faire un dernier tour des stands
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes
60
Démonter les stands des exposants
3 personnes

Suivi

61
Rassembler les objets trouvés
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Rassembler la vaisselle
2 personnes
66
Trier les déchets
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement aux exposants
73
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
74
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 10
Jupes de tableqté 30
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Passe-câblesqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Stylosqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 30
Porte-nomsqté 40

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et fixez la date avant de contacter les exposants. Gardez au moins 8 à 12 semaines entre l’ouverture des inscriptions et le salon pour pouvoir confirmer les participants et construire le plan des stands.
Définissez les conditions de participation sur une page ou un formulaire unique : horaires d’arrivée, dimensions du stand, matériel fourni et date limite d’inscription. Une échéance située 4 semaines avant le salon laisse le temps de relancer les exposants incomplets.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez une confirmation dès qu’un exposant est accepté. Demandez en même temps ses besoins alimentaires, ses besoins électriques et les informations à afficher sur son stand, au lieu de les rechercher la veille.
Construisez le plan des stands après la confirmation des exposants, puis établissez le programme et le plan des visiteurs. Prévoyez des tables d’exposition, des tables hautes et des chaises selon les usages, et faites tester projecteurs, microphones, haut-parleurs et rallonges au moins 48 heures avant l’ouverture.
Préparez l’accueil comme un poste autonome : comptoir d’inscription, badges, bracelets, liste imprimée des visiteurs, signalétique et informations de stationnement. Vérifiez les stocks et faites les courses 1 à 2 jours avant, notamment pour le café, les tasses, les verres et les couverts.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’exportation ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions et finaliser les stands, le programme et la technique.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez une date limite environ 4 semaines avant l’événement pour établir un plan fiable.
Quand envoyer les informations définitives aux exposants ?: Envoyez un dossier complet 7 à 10 jours avant le salon. Il doit contenir les horaires d’arrivée, le plan du stand, le programme, le stationnement, les consignes techniques et les coordonnées de contact.
Quand tester le matériel technique du salon ?: Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs et câbles au moins 48 heures avant l’ouverture. Faites aussi un court essai sur place le jour même, avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.