Cómo organizar una feria de exportación paso a paso

Organizar una feria de exportación empieza mucho antes de abrir las puertas: primero fija la fecha y el lugar, y después cierra las condiciones para los expositores. La inscripción, la promoción y el plano de puestos deben avanzar coordinados para evitar cambios de última hora. Reserva con antelación el catering, las credenciales y el equipo técnico, incluidos proyectores, micrófonos y cables. Durante la última semana, confirma participantes, imprime la lista de visitantes y comprueba el inventario completo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha de la feria
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Establecer las condiciones de participación
2 personas
5
Invitar a los expositores
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Invitar a los visitantes
2 personas
8
Publicar la promoción en línea
2 personas
9
Difundir la promoción
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Confirmar expositores
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Hacer el plano de puestos
2 personas
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Reservar el catering
16
Crear información de aparcamiento
17
Hacer el plano
18
Pedir credenciales y pulseras
19
Preparar la señalización
2 personas
20
Probar la técnica
2 personas
21
Enviar información a los expositores
22
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
23
Imprimir la lista de visitantes
24
Comprobar el inventario
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Recibir entregas
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Marcar los puestos
3 personas
31
Colocar el mobiliario del stand
4 personas
32
Recibir a los expositores
3 personas
33
Repartir materiales del stand
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar la señalización
2 personas
36
Montar el mostrador de registro
2 personas
37
Montar el buffet de catering
3 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Instalar el sistema de sonido
2 personas
40
Probar presentaciones
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas
42
Hacer briefing al equipo de recepción
4 personas
43
Dar briefing a los expositores
2 personas
44
Atender la mesa de registro
3 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Repartir acreditaciones
2 personas
47
Presentar el programa
2 personas
48
Apoyar a los expositores
2 personas
49
Coordinar presentaciones
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Controlar el punto de café
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Comprobar la ruta y los stands
2 personas
57
Anunciar el programa de la noche
58
Hacer la última ronda por los stands
2 personas
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
60
Permitir que los expositores desmonten
3 personas

Seguimiento

61
Recoger objetos perdidos
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Reunir materiales del stand
3 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Recoger la vajilla
2 personas
66
Clasificar residuos
2 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Limpiar los sanitarios
2 personas
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Guardar el stock restante
2 personas
72
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
74
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 180
Mesas altascant. 10
Faldones para mesascant. 30
Mostrador de registro
Taburetescant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 100

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Decoración

Banners de empresacant. 6
Banderascant. 12
Globoscant. 100
Decoración de mesacant. 30
Portatarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las condiciones de participación antes de invitar a los expositores. Así puedes abrir el formulario de inscripción con información definitiva y evitar correcciones posteriores.
Deja entre 4 y 6 semanas para captar expositores y visitantes. Envía una confirmación individual a cada expositor cuando termine el plazo, incluyendo su puesto, horario de montaje y necesidades técnicas.
Dibuja el plano de puestos antes de encargar el mobiliario. Reserva una mesa de exposición por expositor y añade pasillos suficientemente anchos para el flujo de visitantes, además de una zona visible para registro.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes de la apertura. Comprueba proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, regletas, alargadores y estaciones de carga; los cables deben quedar protegidos con alfombrillas.
Cierra catering, preferencias dietéticas, aparcamiento y señalización como mínimo 7 días antes. En las últimas 48 horas procesa las inscripciones pendientes, imprime la lista de visitantes y revisa vasos, copas, platos, cubiertos, café y termos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de exportación?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y fija la fecha al principio; dedica las últimas 2 semanas a confirmar expositores, cerrar el plano, probar la técnica y preparar el registro.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de exportación?: Ábrelas cuando estén definidas la fecha, el lugar y las condiciones de participación, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Fija una fecha límite 10 días antes del evento para poder actualizar el plano y la lista de visitantes.
¿Cuándo se prepara el plano de los puestos?: Haz una primera versión cuando tengas las primeras confirmaciones y ciérrala entre 7 y 10 días antes. Así todavía puedes ajustar mesas, sillas, taburetes, conexiones eléctricas y preferencias de cada expositor.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?: Realiza una prueba completa al menos 24 horas antes y otra comprobación de 30 minutos antes de abrir. Verifica sonido, proyección, alimentación eléctrica y carga de los portátiles para no resolver fallos durante las presentaciones.

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