Eine Exportmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Exportmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Termin und Veranstaltungsort fest, bevor du Aussteller einlädst oder Werbung veröffentlichst. Danach folgen Teilnahmebedingungen, Anmeldungen, Standaufteilung und Programm. Plane außerdem früh genug Catering, Technik, Beschilderung und Besucherregistrierung ein: Gerade Lageplan, Parkinformationen und letzte Ausstelleränderungen werden oft zu spät fertig.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Messetermin festlegen
2 Personen
- 3
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
- 4
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
- 5
Aussteller einladen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Besucher einladen
2 Personen
- 8
Werbung online stellen
2 Personen
- 9
Werbung verbreiten
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 14
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 15
Catering reservieren
- 16
Parkinformationen erstellen
- 17
Lageplan erstellen
- 18
Bänder und Armbänder bestellen
- 19
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Ausstellerinformationen versenden
- 22
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 23
Besucherliste drucken
- 24
Bestand prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Standplätze markieren
3 Personen
- 31
Standmöbel aufstellen
4 Personen
- 32
Aussteller empfangen
3 Personen
- 33
Standmaterialien verteilen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 39
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
- 40
Präsentationen testen
2 Personen
- 41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 42
Briefing für das Empfangsteam durchführen
4 Personen
- 43
Aussteller briefen
2 Personen
- 44
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 45
Besucher begrüßen
3 Personen
- 46
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 47
Programm vorstellen
2 Personen
- 48
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 49
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Kaffeestation betreuen
- 53
Buffet auffüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
- 56
Route und Stände prüfen
2 Personen
- 57
Abendprogramm ankündigen
- 58
Letzte Runde durch die Stände machen
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
- 60
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Fundsachen sammeln
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Standmaterial sammeln
3 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Geschirr sammeln
2 Personen
- 66
Abfall trennen
2 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 69
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
- 72
Dankesnachricht an Aussteller senden
- 73
Dankesnachricht an Besucher senden
- 74
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungstischeAnz. 30
- BistrotischeAnz. 12
- StühleAnz. 180
- StehtischeAnz. 10
- TischröckeAnz. 30
- Registrierungstheke
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 2
- KabelmattenAnz. 12
- FlipchartsAnz. 4
- StifteAnz. 24
- StifteAnz. 100
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 120
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Dekoration
- FirmenbannerAnz. 6
- FahnenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- TischdekorationAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 40
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- LichterkettenAnz. 8
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort und lege den Messetermin zuerst fest. Kläre dabei direkt, wie viele Ausstellungstische, Stehtische, Stühle und Stromanschlüsse verfügbar sind und was zusätzlich organisiert werden muss.
- Erstelle die Ausstellerliste, Teilnahmebedingungen und das Anmeldeformular mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Frage bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und benötigte Technik ab, damit spätere Einzelabsprachen begrenzt bleiben.
- Plane die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Anmeldungen vorliegen, und verschicke die Ausstellerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Der Lageplan sollte Standnummern, Registrierungstheke, Catering, Toiletten, Ausgänge und Parkmöglichkeiten zeigen.
- Teste Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult spätestens am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Laptops. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und prüfe Ladestationen, Flipcharts sowie ausreichend Stifte vor dem Einlass.
- Bearbeite letzte Anmeldungen und Änderungen 2 bis 3 Tage vor der Messe und drucke danach die Besucherliste. Prüfe am Vortag den Bestand an Gläsern, Tassen, Tellern, Besteck, Thermoskannen und Servierbesteck, statt fehlende Teile erst während des Aufbaus einzukaufen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Exportmesse organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin mit Ort, Termin, Teilnahmebedingungen und Ausstelleransprache. Catering, Technik und Beschilderung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher verbindlich geplant sein.
- Wann sollte man Aussteller zu einer Exportmesse einladen?
- Lade Aussteller ein, sobald Ort, Termin und Teilnahmebedingungen feststehen – idealerweise 8 Wochen vor der Messe. Schließe die reguläre Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit die Standaufteilung rechtzeitig erstellt werden kann.
- Was muss man bei der Standplanung einer Exportmesse beachten?
- Plane pro Aussteller den benötigten Tisch, Sitzplätze, Strom und gegebenenfalls Präsentationstechnik ein. Verschicke den fertigen Lageplan mindestens 7 Tage vor Beginn und halte am Veranstaltungstag einen kleinen Puffer für kurzfristige Änderungen frei.
- Wann sollte die Technik für eine Exportmesse getestet werden?
- Teste Laptops, Projektoren, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult spätestens am Vortag, nicht erst beim Einlass. Lege außerdem Verlängerungskabel, Kabelmatten und Ersatz-Stifte bereit, damit ein kleiner Ausfall das Programm nicht verzögert.
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